Samochód w firmie. Kiedy przysługuje prawo do odliczenia kosztów
Jakub Chmielecki - Główny Księgowy. Autor porad dla przedsiębiorców. Współpracuje z wieloma biurami rachunkowymi.

Samochód w firmie. Kiedy przysługuje prawo do odliczenia kosztów

Wydatki na samochód osobowy – co można ująć w kosztach?  Sprawdź, jakie wydatki na samochody osobowe możesz zaliczyć do kosztów podatkowych.

 

Oklejenie firmowego samochodu osobowego a prawo do odliczenia VAT

 

Samochody osobowe są często używane w działalności gospodarczej. Dlatego właściciele firm nierzadko decydują się na oklejenie takiego pojazdu. Umieszczają na nim logo firmy lub hasła reklamowe zachęcające do skorzystania z ich produktów lub usług. Czy w tej sytuacji przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT?

Co do zasady pełne odliczenie VAT jest możliwe, o ile dany pojazd wykorzystywany jest do celów działalności opodatkowanej. I to nawet wtedy, gdy samochód w firmie jest używany zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych. Wszystko dlatego, że wydatek na oklejenie auta reklamą nie jest wydatkiem eksploatacyjnym.

Reklama na samochodzie nie zalicza się do wydatków określonych w art. 86a ust. pkt 3 ustawy o VAT.

Oklejenie auta nie ma wpływu na jego eksploatację. Dlatego dla czynnych podatników VAT nie występuje tu ograniczenie do odliczenia jedynie 50% tego podatku.

Należy jednak pamiętać, że taki pojazd musi być wykorzystywany do działalności opodatkowanej. Jeśli będzie służył na przykład do wykonywania usług zwolnionych z VAT, to prawo do odliczenia VAT nie będzie przysługiwać.

Takimi usługami są m.in. usługi nauczania języków obcych czy usługi w zakresie opieki medycznej świadczone przykładowo przez psychologa czy osoby wykonujące zawód medyczny.

Jeśli auto będzie służyć do takich celów, to chociaż fakturę za oklejenie pojazdu będzie można w całości ująć w kosztach, to jednak jakiekolwiek odliczenie VAT od usługi oklejenia pojazdu reklamą nie będzie możliwe.

 

Opłaty za parkingi a koszty uzyskania przychodu

 

Wykorzystywanie samochodu osobowego do prowadzenia działalności gospodarczej nierzadko wiąże się z koniecznością zaparkowania takiego auta w strefie płatnego parkowania czy na płatnych parkingach. Jednak nie zawsze cała wysokość opłaty będzie mogła stanowić koszt podatkowy.

Tutaj zarówno kwota odliczenia VAT, jak i to, w jakiej wysokości można ująć taki wydatek w kosztach, zależne jest od sposobu użytkowania pojazdu.

Jeśli samochód jest używany wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i spełnione są warunki do pełnego odliczenia VAT, to w przypadku czynnych podatników VAT od opłaty za parking można odliczyć 100% VAT, a całą wartość netto można ująć w kosztach podatkowych.

Natomiast w przypadku użytku mieszanego, który obejmuje zarówno użycie do celów niezwiązanych z działalnością, jak i do działalności gospodarczej, czynnym podatnikom VAT w przypadku aut stanowiących środki trwałe w firmie przysługuje prawo do odliczenia 50 procent podatku VAT oraz ujęcia w kosztach pozostałych 75 procent takiego wydatku.

W przypadku przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT, nie będą mogli oni odliczyć VAT od wydatków na parkingi. Jednak mogą takie wydatki zaliczyć w koszty prowadzenia działalności.

To czy będzie to 100%, czy 75% kosztów zależy od tego czy auto, które jest środkiem trwałym w firmie jest użytkowane wyłącznie służbowo, czy może jest to użytek mieszany.

Więcej na temat odliczania kosztów eksploatacyjnych samochodów służbowych dowiesz się z artykułu: Samochód w firmie – czy warto?

 

Opłaty za przejazdy autostradą a odliczenie VAT

 

Taka sama zasada, co przy kosztach parkowania aut firmowych, dotyczy też opłat za przejazd autostradą. Wysokość odliczenia VAT zależy od sposobu użytkowania samochodu. Warto zaznaczyć, że przedsiębiorca, który korzysta z prywatnego auta do celów służbowych również może skorzystać z odliczenia VAT.

Dla aut, które nie są środkami trwałymi w firmie, a są wykorzystywane oprócz użytku prywatnego również do przejazdów służbowych limit odliczenia VAT dla czynnych podatników VAT za wydatki eksploatacyjne wynosi 50%. Natomiast z pozostałej kwoty, na którą składa się cała kwota netto oraz połowa nieodliczonego podatku VAT, do kosztów uzyskania przychodu można wpisać 20%.

Przejazdów autostradą nie trzeba dokumentować fakturami.

W tym wypadku do ujęcia wydatku w kosztach oraz odliczenia podatku VAT wystarczy zwykły paragon, o ile będzie zawierał następujące dane:

  • kwotę podatku,
  • numer i datę wystawienia,
  • nazwę i numer NIP sprzedawcy,
  • kwotę należności wraz z podatkiem,
  • opis usługi wraz z nazwą autostrady, za którą pobrano opłatę.

Jeśli paragon za przejazd autostradą zawiera wszystkie podanej wyżej dane, to jest traktowany na równi z fakturą i stanowi podstawę do ujęcia wydatku w KPiR czy księgach rachunkowych.

 

Obowiązkowe ubezpieczenie OC samochodu firmowego

 

Ubezpieczenie OC nie zalicza się do wydatków eksploatacyjnych. Co się z tym wiąże, tutaj nie ma zastosowania limit 75% lub 100% kosztów.

Dodatkowo przy ubezpieczeniach nie wystąpi podatek VAT. Jest tak dlatego, że zgodnie z ustawą o VAT towarzystwo ubezpieczeniowe sprzedając polisę ubezpieczeniową świadczy usługi pośrednictwa finansowego, które są zwolnione z VAT. Dlatego ubezpieczyciel nie dolicza tego podatku do wartości ubezpieczenia.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC osobowego pojazdu samochodowego nie podlega też limitom określonym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przepis ten mówi o tym, że odpisy amortyzacyjne czy koszty leasingu w przypadku aut spalinowych o wartości przekraczającej 150 tys. zł mogą być ujmowane w kosztach jedynie częściowo. W przypadku aut elektrycznych i wodorowych limit ten został ustalony na poziomie 225 tys. zł.

Jednak koszt ubezpieczenia OC nie zależy od wartości pojazdu, lecz od szeregu różnych czynników, przykładowo takich jak moc silnika, marka i model samochodu czy lata bezszkodowej jazdy osoby, która ubezpiecza auto. W związku z tym całą wartość ubezpieczenia OC pojazdu, który jest środkiem trwałym w firmie, można ująć w kosztach.

Taka sama zasada dotyczy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). W przypadku samochodów stanowiących środki trwałe, cała wartość takiego ubezpieczenia stanowi koszty uzyskania przychodów.

Natomiast w przypadku samochodów prywatnych, które nie są środkiem trwałym w firmie, o ile takie samochody są użytkowane również do celów prowadzonej działalności, istnieje możliwość ujęcia w kosztach części ubezpieczenia OC. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT do kosztów można zaliczyć 20% wartości zarówno ubezpieczenia OC, jak i ubezpieczeń dobrowolnych.

 

Dobrowolne ubezpieczenie firmowego samochodu osobowego a koszty

 

Do dobrowolnych ubezpieczeń zalicza się ubezpieczenie autocasco (AC) czy ubezpieczenie GAP, znane również jako ubezpieczenie straty finansowej, które jest coraz częściej stosowane w przypadku leasingu lub zakupu auta na kredyt.

Dobrowolne ubezpieczenia firmowych aut osobowych podlegają ograniczeniom wynikającym z limitów wartości takich pojazdów. Zgodnie z ustawą o PIT nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na ubezpieczenia dobrowolne w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 tys. zł pozostaje do wartości samochodu spalinowego przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Auta elektryczne i wodorowe korzystają z wyższego limitu, który wynosi 225 tys. zł. Warto pamiętać, że auta hybrydowe, pomimo tego, że wyposażone są w dodatkowy silnik elektryczny, nie mieszczą się w definicji aut elektrycznych, wobec czego w ich przypadku zastosowanie ma limit 150 tys. zł.

Co istotne, jeśli pojazd będący środkiem trwałym w firmie ulegnie kolizji lub wypadkowi, a nie miał wykupionego dobrowolnego ubezpieczenia AC, to wydatki poniesione na naprawę takiego pojazdu nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowo, jeśli za uszkodzenie auta, które jest środkiem trwałym w firmie, zostanie wypłacone odszkodowanie, to takie odszkodowanie będzie stanowić przychód do opodatkowania.

To powoduje, że w przypadku braku ubezpieczenia AC przedsiębiorca zapłaci podatek od całej wartości odszkodowania, natomiast koszty naprawy uszkodzonego auta nie będą stanowić kosztów podatkowych, co pod względem podatkowym jest bardzo niekorzystne.

 

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego

 


Usprawnij swoją pracę,
dołącz do nas!

do 6 miesięcy od daty utworzenia konta możesz wprowadzić 100 faktur sprzedaży, 100 faktur zakupu oraz 100 Poleceń Księgowania w bezpłatnej wersji programu.

Po osiągnięciu limitu ilości dokumentów lub upływie limitu czasu dla wersji darmowej podejmiesz decyzję o zakupie pierwszej licencji.