Samochód w firmie – czy warto?

Prowadzenie przedsiębiorstwa to ciężka praca, która wymaga wiele wysiłku. Często samochód w firmie to niemal konieczność. 

Ciężko byłoby bowiem prowadzić kontakty międzymiastowe czy też międzynarodowe bez możliwości szybkiego i komfortowego przemieszczania się. Nie ma się też co oszukiwać, zakup samochodu na działalność gospodarczą daje szereg przywilejów, jak chociażby ten związany z odliczeniem VAT czy sfinansowania go przy pomocy leasingu. Jak zatem wygląda kwestia nabycia, posiadania i księgowania pojazdu firmowego?

Prywatny samochód w firmie

W pierwszej kolejności rozpatrzymy sytuację, w której przedsiębiorca posiada samochód albo planuje go zakupić, ale nie zamierza wprowadzać go do majątku firmy. Jest to możliwe, jednak nie przysparza tak dużych korzyści jak w przypadku pojazdu firmowego.

Dużym minusem takiego rozwiązania jest fakt, że wartość takiego auta nie stanowi kosztu prowadzenia działalności.

Przedsiębiorca nie może zatem w ten sposób obniżyć przychodu firmy. Jeżeli kupił go na fakturę (na osobę prywatną), niemożliwym jest również odliczenie podatku VAT.

Przechodząc do „oszczędzania” na prywatnym pojeździe w firmie, to nieco lepiej wygląda już sprawa samego używania samochodu. Tutaj możliwe jest odliczanie wydatków (kosztów) na paliwo i eksploatacje, jednak wyłącznie w 20% ich wysokości. Co do odliczania podatku od towarów i usług, to może być to 50% lub 100%. Zależy to od tego czy samochód jest użytkowany wyłącznie w celach firmowych (wówczas należy prowadzić tzw. kilometrówkę), czy też w celach firmowych i prywatnych. W pierwszym przypadku powstaje prawo do odliczenia 100% VAT na paliwo i koszty eksploatacyjne, w drugim już tylko 50%.

Jak widać, nie jest to najbardziej optymalny sposób używania auta w firmie. Stąd też nie znajdziemy wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na tę metodę.

Auto w firmie jako środek trwały

Odmiennym sposobem użytkowania pojazdu w firmie jest ten, który wiąże się z włączeniem samochodu do majątku przedsiębiorstwa. Aby pojazd rzeczywiście był „firmowy”, musi on zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych i następnie poddany amortyzacji.

Wartość samochodu ustala się na podstawie faktury, rachunku lub umowy sprzedaży. Jeżeli przedsiębiorca takich dokumentów nie posiada lub też uzyskał pojazd w drodze darowizny, lub dziedziczenia, obowiązuje go cena rynkowa z dnia uzyskania prawa własności auta.

Amortyzacja pojazdów jest przy tym ograniczona ustawowo.

Aktualnie, zgodnie z ustawą o PIT, za koszt podatkowy nie uznaje się odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodu przewyższającej:

• 225 tys. zł – dla pojazdów elektrycznych, oraz
• 150 tys. zł – dla pojazdów pozostałych (spalinowych, hybrydowych).

Podstawową metodą amortyzacji samochodu w firmie jest metoda liniowa. Stawka amortyzacyjna wynosi tu 20% w skali roku, zaś okres amortyzacji to 5 lat.

Jeżeli jednak nabyte przez przedsiębiorcę auto było już używane (powyżej 6 miesięcy) lub zostało ulepszone (ulepszenie stanowi co najmniej 20% wartości początkowej pojazdu), ma on prawo do metody indywidualnej. W tym wypadku roczna stawka amortyzacyjna może wynosić nawet 40%. Oznacza to, że okres amortyzacji może zostać skrócony maksymalnie do 2,5 roku.

Istnieje również możliwość jednorazowej amortyzacji pojazdu. Metoda ta pozwala na dokonanie jednorazowego odpisu wartości samochodu firmowego. Jest to jednak sytuacja wyjątkowa, bowiem wymogiem jest, aby cena pojazdu (lub jego wartość rynkowa) nie przekraczała 10 tys. zł.

Samochód w firmie a VAT w chwili zakupu

Wiemy już, jak wygląda kwestia odliczenia kosztów (amortyzacji) zakupu pojazdu firmowego.

Co jednak z podatkiem VAT? Tutaj wszystko zależy od tego, na podstawie jakiego tytułu prawnego doszło do nabycia oraz w jaki sposób pojazd będzie użytkowany (o tym w następnym akapicie).

Najbardziej pożądaną przez przedsiębiorców formą zakupu auta jest faktura VAT. Dzięki temu dokumentowi możliwe jest odliczenie pełnego (23% podatku VAT). Niestety faktura najczęściej jest wystawiana w przypadku aut nowych lub relatywnie młodych, zakupionych od dealerów samochodowych. Dodatkowym wymogiem jest oczywiście to, aby przedsiębiorca był czynnym podatnikiem VAT.

Innym często spotykanym dokumentem przy zakupie pojazdu jest tzw. faktura marża. Najczęściej jest ona spotykana w komisach samochodowych. Charakteryzuje się ona brakiem wykazanego podatku VAT.

W związku z tym tutaj nie będzie możliwe odliczenie podatku od towarów i usług z tytułu zakupu. Wartość brutto z takiego dokumentu stanowi jedynie wartość początkową środka trwałego, który będzie podlegał amortyzacji.

Ostatnim rodzajem dokumentu będzie umowa sprzedaży. Podpisuje się ją zazwyczaj w wypadku gdy pojazd nabywany jest od osoby prywatnej. Tutaj również nie ma możliwości odliczenia VAT. Cena zakupu widniejąca na umowie stanowi jednak wartość początkową środka trwałego podlegającego amortyzacji.

Księgowanie kosztów eksploatacyjnych samochodów służbowych

To, jaką część kosztów będzie można odliczyć przy eksploatacji samochodu, zależy od tego, w jaki sposób będzie on użytkowany oraz od tego czy mamy do czynienia z pojazdem osobowym, czy też ciężarowym.

W odniesieniu do pojazdów osobowych. Mogą być one używane wyłącznie w celach służbowych lub mieszanych, tj. służbowych i prywatnych.

Jeżeli przedsiębiorca chce mieć możliwość odliczania 100% kosztów eksploatacyjnych oraz 100% podatku VAT musi najpierw zgłosić pojazd do właściwego urzędu skarbowego na druku VAT-26, a następnie wprowadzić w firmie zasady użytkowania pojazdu w formie regulaminu lub innego analogicznego dokumentu.

Co więcej, wymagane jest tutaj również prowadzenie kilometrówki. Każda podróż służbowa będzie musiała być zatem udokumentowana.

Auto w firmie o przeznaczeniu mieszanym jest o wiele łatwiejsze w użytkowaniu. Tutaj nie ma konieczności prowadzenia kilometrówki czy sporządzenia specjalnego regulaminu.

Jednakże odliczyć można jedynie 50% VAT i 75% kosztów eksploatacyjnych.

W przedsiębiorstwie mogą być używane także samochody ciężarowe. Są to:

• samochody o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony;
• pojazdy konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą;
• pojazdy, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne, czyli pojazdy mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (kratą) lub posiadające otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków (pickupy); pojazdy te wymagają dodatkowego badania technicznego oraz odpowiedniej adnotacji (VAT-1) w dowodzie rejestracyjnym.

Samochody ciężarowe pozwalają przedsiębiorcy odliczać 100% podatku od towarów i usług oraz kosztów eksploatacyjnych.

Zakup firmowego auta za gotówkę czy pożyczkę?

Oczywiste jest, że zawsze najlepszym wyjściem jest, to kiedy nie trzeba się posiłkować finansowaniem udzielanym przez podmiot trzeci (czytaj bank).

Samochód kosztuje wtedy tyle, ile wynosi jego wartość. Przy zaciąganiu kredytu lub pożyczki, do zapłaty dochodzą jeszcze odsetki.

Z uwagi jednak na aktualne ceny samochodów, normalne jest, że wielu przedsiębiorców korzysta z pomocy instytucji finansowych.

Wybór między kredytem celowym na zakup samochodu, kredytem pieniężnym i pożyczką ma duże znaczenie. W pierwszym wypadku warunki spłaty są korzystniejsze niż przy pozostałych wariantach.

Minusem jest jednak to, że większość banków zabezpiecza się na pojeździe. W wyniku tego do czasu spłaty kredytu sprzedaż auta jest utrudniona, sprzedawane jest ono bowiem z owym zabezpieczaniem.

Niektóre instytucje finansowe na czas spłaty kredytu stają się współwłaścicielami auta, a w takim wypadku amortyzować można jedynie część wartości samochodu.

Decydując się na sfinansowanie pojazdu kredytem gotówkowym lub pożyczką przedsiębiorca musi mieć świadomość, że warunki będą tutaj o wiele mniej korzystne.

Aspektem pozytywnym takiego rozwiązania jest jednak to, że przedsiębiorca od razu staje się właścicielem auta. Może więc nim dysponować i rozliczać tak, jakby kupiła go za gotówkę.

Samochód w firmie a leasing lub wynajem

W materii pojazdu firmowego pozostaje jeszcze leasing i wynajem. Są to specyficzne instytucje, które rozliczane są nieco inaczej, aniżeli w przypadku zakupu auta za gotówkę czy też na kredyt.

Przede wszystkim pojazd użytkowany w ramach umowy leasingowej lub najmu krótkoterminowego nie jest własnością przedsiębiorcy.

Stąd też nie ma on możliwości wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych i amortyzowania. Tutaj znaczenie mają raty, które przedsiębiorca płaci co miesiąc.

Są one wliczane w koszty prowadzenia działalności gospodarczej oraz możliwe jest odliczenie od nich podatku VAT.

Co więcej, przedsiębiorca może to samo robić także wobec kosztów eksploatacyjnych pojazdu, takich jak zakup paliwa, przegląd techniczny, wymiana oleju, zakup opon.

Co do tego ile z tych wydatków możliwe będzie do odliczenia, to działa to tak samo jak przy samochodach stanowiących środki trwałe.

Jeżeli auto użytkowane jest do celów mieszanych, wówczas przedsiębiorca odliczy 50% VAT i 75% PIT. Jeśli jednak zdecyduje się on na prowadzenie kilometrówki i zgłoszenie pojazdu w urzędzie skarbowym, wówczas odliczane będzie już 100%.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego