Duplikat faktury po wejściu KSeF

W tym artykule znajdziesz:

• Czy KSeF całkowicie uśmiercił duplikaty
• Co zrobić, gdy klient prosi o duplikat
• Poważne ryzyko podatkowe
• Szybka checklista – gotowa instrukcja postępowania krok po kroku

Cała przedsiębiorcza Polska uczestniczy już w obowiązkowym KSeF. I wbrew przewidywaniom wdrożenie centralnego systemu przeszło bez większych katastrof.

Każdy, kto miał się zapoznać z portalem, zapewne już to zrobił. Pozostają jednak cały czas mniejsze kwestie, które należy wyjaśnić, gdyż ich funkcjonowanie w środowisku KSeF jest inne niż uprzednio.

Jednym z takich zagadnień jest duplikat faktury. Do tej pory przedsiębiorcy byli przyzwyczajeni, że w razie zagubienia lub zniszczenia dokumentu sprzedażowego wystawiano jego odpis i po kłopocie.

Teraz – w sytuacji, gdy wszystkie faktury znajdują się w jednej bazie – powstaje pytanie o sens istnienia duplikatów. Odpowiedź nie jest jednak tak oczywista.

Krajowy System e-Faktu znacząco ograniczył potrzebę wystawiania duplikatów, ale nie oznacza to całkowitego zniknięcia tego pojęcia z obrotu gospodarczego.

W dalszym ciągu mogą pojawiać się sytuacje wymagające odtworzenia dokumentu lub ponownego przekazania faktury kontrahentowi.

Czym jest duplikat faktury?

Duplikat faktury to nic innego jak faktura sprzedażowa, ale wystawiona ponownie.

Zawiera dane identyczne jak dokument pierwotny (może mieć także oznaczenie „duplikat”, ale nie jest to konieczne) oraz datę jego wystawienia.

Przez lata to rozwiązanie pełniło bardzo ważną funkcję praktyczną, aktualnie – w realiach KSeF – bardzo straciło na znaczeniu.

Duplikat wystawiało się przede wszystkim wtedy, gdy:

• faktura uległa zniszczeniu;
• dokument został zgubiony;
• kontrahent nie otrzymał faktury;
• podatnik utracił dostęp do dokumentacji księgowej;
• konieczne było ponowne udokumentowanie transakcji.

Duplikat zasadniczo spełnia taką samą rolę jak pierwotna faktura – umożliwia wykazanie kosztu podatkowego, potwierdza prawo do odliczenia VAT oraz pozwala zachować ciągłość dokumentacji księgowej.

Jak duplikat faktury działa KSeF?

Na wstępie szybkie przypomnienie – Krajowy System e-Faktur to centralny system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

W praktyce odeszliśmy od korzystania z tradycyjnych papierowych dokumentów, czy nawet faktur w formacie PDF.

Teraz to ustrukturyzowany dokument XML, przesyłany bezpośrednio do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Chcąc scharakteryzować KSeF można wskazać, iż:

• jest to jedna wielka, wspólna baza do przechowywania faktur;
• wszystkie faktury posiadają jednolity format;
• system zapewnia automatyczną identyfikację faktur;
• system umożliwia pobranie faktur z systemu przez uprawnione do tego podmioty;
• system archiwizuje faktury do 10 lat, oznacza to brak konieczności samodzielnego przetrzymywania dokumentacji (np. w segregatorach lub w chmurze).

Za moment wystawienia faktury uznaje się chwilę przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF.

Oznacza to, że dokument formalnie istnieje dopiero po skutecznym przesłaniu do systemu.

Takie działanie KSeF zmienia całkowicie dotychczasowy sposób obiegu dokumentów sprzedażowych.

Faktura nie funkcjonuje już jako pojedynczy egzemplarz „materialny” znajdujący się u sprzedawcy lub nabywcy, ale jako zapis w centralnej bazie danych, który może być wielokrotnie wyświetlany, pobierany na dysk oraz drukowany.

Dlaczego KSeF ogranicza potrzebę wystawiania duplikatów?

Wiedząc, jak działa KSeF nietrudno jest zrozumieć, dlaczego duplikaty nie będą już tak często potrzebne, jak to bywało kiedyś.

Ogromnym problemem poprzedniego systemu fakturowania była możliwość utraty (zagubienia, zniszczenia, usunięcia z poczty elektronicznej) dokumentów.

Wówczas konieczne było wystawianie duplikatów.

System e-Faktur niemal całkowicie eliminuję powyższy problem.

Jest tak, gdyż faktura znajduje się w centralnym systemie, mają do niego dostęp obie strony transakcji, a dokument można pobrać ponownie w dowolnym momencie. Nie istnieje zatem ryzyko utraty oryginału faktury.

Przedsiębiorca nie musi już prosić kontrahenta o wystawienie duplikatu tylko dlatego, że usunął plik PDF lub zgubił papierowy wydruk. Wystarczy ponowne zalogować się do KSeF.

Czy nowe przepisy całkowicie likwidują duplikat faktur?

Mimo postępu w cyfryzacji obrotu dokumentacji sprzedażowej duplikat faktury nie zniknie całkowicie.

Nadal mogą występować sytuacje wymagające ponownego udostępnienia dokumentu lub odtworzenia danych.

W praktyce bowiem oprócz faktur wystawionych w KSeF cały czas funkcjonują te wystawione poza systemem.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych przechowywanych w systemie potrzeba wystawienia klasycznego duplikatu będzie bardzo ograniczona.

Jeżeli faktura została sporządzona w trybie offline lub podczas awarii, a następnie przekazana do KSeF i nadano jej numer KSeF, nie ma potrzeby wystawiania duplikatu.

W razie konieczności dokument można po prostu ponownie pobrać albo udostępnić bezpośrednio z systemu.

Jeśli jednak faktura wystawiona offline została zgubiona lub zniszczona jeszcze przed przesłaniem jej do KSeF, konieczne jest wystawienie duplikatu na podstawie danych z dokumentu pierwotnego, z możliwością opatrzenia go oznaczeniem „duplikat”.

Duplikaty faktur wystawianej poza KSeF

W określonych sytuacjach faktur nie wystawia się w KSeF, a w sposób dotychczasowy, np. w formie papierowej lub pliku PDF.

Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy odbiorcą jest:

• konsument;
• podmiot zagraniczny;
• podmiot nieposługujący się numerem NIP;
• podatnik korzystający ze szczególnych procedur.

W przypadku faktur wystawianych poza KSeF w sytuacjach wyłączonych z obowiązku jego stosowania nadal obowiązują standardowe regulacje ustawy o VAT, tj. tez sprzed nowelizacji.

Oznacza to możliwość wystawienia duplikatu w razie utraty lub zniszczenia faktury bądź na wniosek nabywcy.

Duplikat faktury a ponowne pobranie dokumentu z KSeF

Bardzo ważne jest odróżnienie duplikatu od zwykłego ponownego pobrania faktury z systemu. Jeżeli faktura znajduje się w KSeF, to jej ponowne pobranie nie oznacza wystawienia duplikatu.

Jest to jedynie uzyskanie dostępu do istniejącego dokumentu. Nie dochodzi wtedy do ponownego wystawienia faktury (powstania nowego dokumentu księgowego) oraz nadania jej nowej daty.

W praktyce przedsiębiorca może wielokrotnie pobierać tę samą fakturę z systemu bez konieczności generowania dodatkowych dokumentów. Jest to jedna z największych zmian wprowadzanych przez KSeF.

Dotychczas bowiem ponowne przekazanie dokumentu często wymagało formalnego wystawienia duplikatu.

Błędne wystawienie tradycyjnego duplikatu w KSeF

Co grozi za wystawienie tradycyjnego duplikatu (PDF lub papier), gdy faktura ustrukturyzowana została już poprawnie zarejestrowana w systemie?

W realiach KSeF takie działanie rodzi poważne konsekwencje:

• Ryzyko „pustej faktury” (art. 108 ustawy o VAT): Urząd skarbowy może uznać tradycyjny duplikat za nowy dokument wprowadzony do obiegu. Jeśli kontrahent pomyłkowo zaksięguje obie formy, fiskus ma prawo nakazać zapłatę podatku VAT z obu dokumentów.
• Wysokie sankcje finansowe: Za wystawianie dokumentów poza KSeF wbrew obowiązkowi, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną wynoszącą do 100% kwoty VAT z tej faktury, a przy fakturach bez VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem.
• Automatyczna kontrola i błędy JPK_V7: Sprzedawca wykazuje w JPK fakturę z 35-znakowym numerem KSeF. Jeśli kontrahent wprowadzi tradycyjny duplikat bez tego numeru, algorytmy KAS (cross-checking) natychmiast wykryją rozbieżność, co wywoła automatyczne wezwanie do wyjaśnień.
• Odpowiedzialność karnosarbowa (KKS): Wystawienie dokumentu poza systemem może zostać uznane za działanie wadliwe lub nierzetelne. Zgodnie z art. 62 KKS, osobie odpowiedzialnej za finanse firmy grozi za to osobista kara grzywny.

W KSeF pojęcie „zagubienia faktury” nie istnieje. Jeśli klient prosi o duplikat, nie generuj nowego pliku.

Podaj mu unikalny numer KSeF transakcji lub wyślij oficjalną wizualizację PDF z systemowym kodem QR.

Duplikat faktury wystawionej przed obowiązkowym KSeF

Pozostaje jeszcze kwestia faktur wystawionych przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF. Przedsiębiorcy nie są zobowiązani do wgrywania dokumentacji powstałej wcześniej do centralnego systemu.

Dlatego też jeszcze przez wiele lat po wdrożeniu KSeF przedsiębiorcy będą posiadać dokumentację historyczną dotyczącą wcześniejszych okresów.

Oznacza to, że nadal mogą pojawiać się prośby o wystawienie duplikatu faktury dotyczącej wcześniejszych lat podatkowych, zarówno dokumentów papierowych, jak i tych elektronicznych.

W takich sytuacjach nadal stosowane będą dotychczasowe zasady dotyczące wystawiania duplikatów.

Klient zgubił fakturę – Checklista

• Krok 1: Sprawdź status dokumentu Upewnij się, czy zgubiona faktura została pierwotnie przesłana do KSeF i otrzymała swój oficjalny numer systemowy.
• Krok 2: Postępowanie dla faktur w KSeF (B2B) Nie wystawiaj duplikatu! Przekaż klientowi 35-znakowy numer identyfikacyjny KSeF lub pobierz z systemu i wyślij oficjalną wizualizację PDF z kodem QR.
• Krok 3: Postępowanie dla faktur poza KSeF (B2C, podmioty zagraniczne lub historyczne) Jeśli transakcja dotyczyła konsumenta (B2C), firmy zagranicznej lub została wystawiona przed wejściem w życie KSeF – zastosuj tradycyjną procedurę i wystaw klasyczny duplikat faktury (zgodnie z art. 106l ustawy o VAT).

Ponowne pobranie faktury ustrukturyzowanej z KSeF lub przesłanie jej wizualizacji z kodem QR nie stanowi nowego dokumentu księgowego.

To bezpieczna i bezkosztowa operacja, która nie niesie za sobą ryzyka podatkowego.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego