Zasady podatkowego rozliczania krajowych podróży służbowych

Wyjazdy pracownicze w podróż służbową stanowią częstą konieczność wypełniania zadań służbowych przez pracowników. Wielowątkowość zleceń wymaga wysyłania ich w różne zakątki kraju i za granicy. Po powrocie pracownika powstaje natomiast pytanie – czy wszystkie koszty podróży służbowej może pracodawca ująć w koszty firmowe?

Podróż służbowa – uregulowanie w umowie o pracę

Jednym z podstawowych warunków zaistnienia podróży służbowej jest wyjazd służbowy pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość siedziby firmy albo stałego miejsca pracy jakie zostało wyznaczone pracownikowi.

W tym miejscu należy zaznaczyć, iż miejsce siedziby firmy to po prostu miejscowość w który pracodawca posiada siedzibę swojej firmy. Z kolei miejsce pracy to miejsce określone w umowie o pracę, w którym pracownik wykonuje swoją pracę. Miejsce to pracodawca obowiązkowo określa właśnie w umowie o pracę przy czym miejsce siedziby firmy nie raz różni się od miejsca wykonywania pracy.

Zatem należy zauważyć, że podróż służbowa zaistnieje gdy pracodawca oddeleguje pracownika do wyjazdu zarówno poza miejscowość siedziby firmy ale i poza miejscowość stałego miejsca wykonywania pracy.

Wydatki podróży służbowej pracownika w kosztach firmowych

Generalna zasada mówi, iż za koszty uzyskania przychodów  uważa się koszty poniesione w celu:

• osiągnięcia przychodów,
• zachowania przychodów,
• zabezpieczenia przyszłych przychodów

Jeżeli natomiast pracownik odbywa podróż służbową to pracodawca zwraca mu w ramach kosztów delegacji:

• obliczoną dietę za czas podróży,
• poniesione koszty pracownika na nocleg (faktury, rachunki) oraz przejazdy komunikacją publiczną (bilety),
• jeżeli pracownik nie posiada rachunków za nocleg i przejazdy, wówczas pracodawca oblicza i wypłaca mu należny ryczałt za nocleg oraz za dojazdy,
• jeżeli pracownik używa do przejazdów swojego prywatnego samochodu to zwrot następuje na podstawie kilometrówki (wówczas nie otrzymuje ryczałtu za dojazdy),
• inne udokumentowane wydatki, niezbędne do poniesienia (opłaty za wstęp, bilety, itp.).

Powyższe wypłacone pracownikowi koszty delegacji pracodawca ma prawo ująć w koszty firmowe.

Należy jednak brać pod uwagę takie aspekty jak drogie hotele, gastronomia czy inne wydatki przybierające charakter reprezentacyjny bowiem nie będą one stanowić koszty uzyskania przychodów. Dlatego też koszty powinny być po prostu w granicach rozsądku dla zapewnienia realizacji zadania służbowego.

Jeżeli natomiast pracodawca zdecyduje się na wypłacenie wyższej diety pracownikowi aniżeli wskazuje na to powyższy limit, wówczas nadwyżkę ponad limit również nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów.

Jednakże od nadwyżki ponad limit (30zł dla diety krajowej), pracodawca ma obowiązek w miesiącu wypłaty pracownikowi kwoty delegacji:

• oskładkować ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym oraz ująć w deklaracji ZUS,
• pobrać zaliczkę na podatek PIT-4R.

Te same zasady oskładkowania i opodatkowania dotyczą także nadwyżek wypłacanych ponad limit ryczałtów za noclegi i za dojazdy, które są zwracane pracownikom w przypadku braku rachunków potwierdzających poniesienie tych kosztów.

Oprócz tego w sytuacji, gdy pracownik udał się w podróż służbową swoim prywatnym samochodem i jednocześnie poniósł wydatki, które okazały się większe aniżeli limit wynikający z kilometrówki, to pracodawca niestety nie będzie mógł ująć tej różnicy w kosztach uzyskania przychodów.

Wydatki podróży służbowej pracodawcy w kosztach firmowych

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Ustawodawca jasno zasygnalizował, że w przypadku podróży służbowej przedsiębiorcy do kosztów firmowych będzie mogła być zaliczona jedynie dieta do wysokości określonej odrębnymi przepisami (dieta dla podróży krajowych – 30zł) a ponadto pracodawca ani osoba współpracująca poza dietą nie będzie mogła skorzystać a tym bardziej ująć w koszty firmy jakiegokolwiek ryczałtu za nocleg czy dojazdy. Może on natomiast zaliczyć do kosztów w ramach delegacji fakturę lub rachunek za nocleg oraz faktury lub rachunki za dojazdy komunikacją publiczną a jeżeli używa do podróży służbowej samochodu, wówczas:

• jeżeli auto stanowi środek trwały w działalności (jest nabyte na firmę lub użytkowane na podstawie odrębnych umów w firmie – leasing) – to pracodawca udokumentuje dojazdy fakturami i rachunkami np. za paliwo, przejazdy autostradą czy biletami parkingowymi,
• jeżeli auto stanowi prywatną własność podatnika i nie figuruje w firmie – to dla rozliczenia wydatków eksploatacyjnych pracodawca jest zobligowany poprowadzić ewidencję przebiegu pojazdu na potrzeby rozliczenia swojej delegacji.

Pracownicy nie należący do sfery budżetowej

Ciekawostką w odniesieniu do pracodawców, którzy nie należą do sfery budżetowej jest to, że posiadają oni pełną swobodę co do wyznaczania wytycznych dla rozliczania podróży służbowych.

Uregulowania w sprawie wytycznych rozliczających podróże służbowe pracowników pracodawca może uwzględnić m.in. w:

• regulaminie wynagradzania
• umowie o pracę,
• innym dokumencie zawierającym zasady rozliczeń delegacji pracowniczych, potwierdzonym podpisami pracowników i pracodawcy.

Ujęcie w PKPiR kosztów podróży służbowej

Pracodawca, który wypłacił pracownikowi koszty delegacji ma możliwość (oczywiście w ramach wszystkich kosztów, które kwalifikują się do ujęcia w kosztach) zaksięgować w koszty w PKPiR wartość rozliczonych delegacji w miesiącu ich wypłaty. Ewidencji kosztów delegacji pracodawca dokona w kolumnie nr 13 – pozostałe wydatki.

Ujęcie delegacji w PKPiR pracodawca dokonuje za pomocą dowodu wewnętrznego, który powinien składać się min. z następujących elementów:

• imię i nazwisko pracownika wysyłanego w podróż służbową (albo pracodawcy jeżeli to on udaje się w podróż służbową),
• cel podróży (np. montaż stoisk targowych),
• nazwa miejscowości docelowej,
• daty i godziny wyjazdu oraz powrotu (także przejazdów z miejscowości do miejscowości jeśli jest to także celem delegacji),
• kwoty przysługujących wydatków w łącznej sumie do zwrotu dla pracownika z tytułu zrealizowanej delegacji.

Wypłata delegacji

Pracownik powracający z delegacji jest zobligowany w ciągu 14 dni dostarczyć do pracodawcy rozliczenie delegacji wraz z dołączonymi rachunkami i fakturami, czy innymi dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki w czasie odbytej podróży służbowej (pozostałe wydatki poza ryczałtami i dietami pracodawca zwróci jeżeli pracownik posiada właśnie stosowne dokumenty). Termin ten dotyczy także otrzymania zwrotu kosztów lub rozliczenia uprzednio otrzymanej zaliczki przez pracownika.

Kwotę diet i ryczałtów pracodawca ustala w oparciu o miejscowości docelowe będące celem podróży jak i okresy przejazdów i oczywiście czas noclegu. Warto przy okazji zaznaczyć, iż jeżeli pracownikowi zwracane są kwoty ryczałtów to nie wymagają one żadnego dokumentowania.

Pewną ciekawostką odnośnie zwrotu kosztów podróży służbowej jest także sytuacja, w której pracownik odbywa delegację w godzinach nocnych a dodatkowo w tych godzinach pracownik spał (podróż autobusem, pociągiem, samolotem). Warto podkreślić, że w tym przypadku zwrot kosztów noclegu w czasie przejazdu nocą nie będzie przysługiwał pracownikowi. Otrzyma on natomiast zwrot wartości zakupionego biletu.