W jaki sposób zatrudnić członków rodziny w jednoosobowej działalności gospodarczej? Zmiany od 2019 roku!

Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze często rozważają zatrudnienie członków rodziny w swojej firmie. Takie rozwiązanie ze względu na wzajemne zaufanie oraz rzetelność i uczciwość obu stron transakcji często jest bardzo korzystne zarówno dla pracodawcy jak i pracownika, jednak bywa nieopłacalne z punktu widzenia przedsiębiorcy. Przed podjęciem decyzji warto zapoznać się z przepisami ponieważ zatrudnienie członka rodziny w działalności wiąże się z zastosowaniem szczególnych zasad zarówno w odniesieniu do ZUS-u jak i podatku dochodowego.

Wynagrodzenie małżonka i dzieci kosztem podatkowym od 2019 roku!

Jeszcze do niedawna wynagrodzenie wypłacane na rzecz najbliższych członków rodziny (małżonka i małoletnich dzieci) nie stanowiło kosztów uzyskania przychodów.

Począwszy od 2019 roku zmieniły się przepisy na korzyść przedsiębiorców, od tej pory wynagrodzenie dla małżonka i małoletnich dzieci wypłacane z tytułu m.in.:

• stosunku pracy,
• osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej,
• wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
• umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich,
• odbywania praktyk absolwenckich

stanowi koszt podatkowy w działalności gospodarczej.

Głównym celem wprowadzonych zmian jest uproszczenie i ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Począwszy od 2019 roku nie będzie zatem różnicy w odniesieniu do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia wypłaconego na rzecz małżonka lub jego małoletnich dzieci a wynagrodzenia wypłaconego innym osobom zatrudnionym przez przedsiębiorcę.

Nowe regulacje będą dużym udogodnieniem dla przedsiębiorców, którym w prowadzeniu działalności pomaga najbliższa rodzina, czyli szczególnie w odniesieniu do niewielkich rodzinnych biznesów.

Opodatkowanie podatkiem dochodowym wynagrodzenia wypłacanego członkom rodziny

Wynagrodzenie wypłacane osobom spokrewnionym z przedsiębiorcą opodatkowane jest podatkiem dochodowym na analogicznych zasadach jak wynagrodzenie wypłacane innym pracownikom. Oznacza to, że przedsiębiorca zobowiązany jest do uiszczania zaliczek na podatek dochodowy od tego wynagrodzenia i uwzględniania go w deklaracjach PIT-4R/PIT-8AR oraz PIT-11 składanych za pracowników.

W razie nieodpłatnego zatrudnienia członka rodziny w działalności gospodarczej nie powstaje dochód po stronie osoby świadczącej nieodpłatnie pracę, ale występuje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń po stronie przedsiębiorcy. Nie trzeba jednak odprowadzać z tego tytułu podatku ponieważ taki przychód korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym.

Kim jest osoba współpracująca?

Zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą w działalności gospodarczej uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności, z wyłączeniem osób. Zasada ta nie ma zastosowania w stosunku do osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego. Zgodnie z art. 8 ust. 2 tej ustawy, jeżeli pracownik spełnia powyższe kryteria określone dla osób współpracujących, dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowany jako osoba współpracująca. Kod ubezpieczenia, z którym należy zgłosić osobę współpracującą do ubezpieczeń to 05 11 00.

Zatrudnienie w firmie członka rodziny spoza wskazanego powyżej katalogu osób, w odniesieniu do których możemy mieć do czynienia z osobą współpracującą nigdy nie będzie stanowić podstawy do zgłoszenia takiego pracownika do ZUS-u jako osoby współpracującej.

W ustawie o  systemie ubezpieczeń społecznych nie zostało szczegółowo opisane pojęcie „współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej”. Wskazówką dla przedsiębiorców przy rozstrzyganiu ewentualnej współpracy implikującej konieczność zgłoszenia danego członka rodziny jako osoby współpracującej może być wyrok Sądu Najwyższego z 6 stycznia 2009 r. (sygn. akt II UK 134/08). W wyroku tym stwierdzone zostało, że cechami konstytutywnymi pojęcia współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są występujące łącznie:

• istotny dla działalności gospodarczej ciężar gatunkowy działań współpracownika, które to działania nie mogą mieć charakteru wtórnego, muszą pozostawać w bezpośrednim związku z przedmiotem działalności oraz muszą charakteryzować się pewną systematycznością, stabilnością i zorganizowaniem,
• znaczący czas i częstotliwość podejmowanych robót.

Pojęcie „pozostawania we wspólnym gospodarstwie domowym” odnosi się zarówno do adresu zamieszkania, jak również innych codziennych czynności takich jak np. dzielenie obowiązków domowych. wspólne zaspokajanie potrzeb życiowych czy wspólny budżet domowy. Osoby współpracujące przy prowadzeniu działalności gospodarczej to zatem osoby razem z przedsiębiorcą dążące do tego, aby firma odniosła sukces na rynku i wspólnie korzystające z wypracowanych zysków, ale również ponoszące konsekwencje ewentualnych niepowodzeń i strat,

Trzeba mieć na uwadze, że niezgłoszenie członka rodziny spełniającego warunki uznania go za osobę współpracującą w prowadzeniu działalności gospodarczej jako osoby współpracującej, podlega odpowiedzialności karnej.

Ubezpieczenie osób współpracujących

Osoby współpracujące z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu. Okres podlegania tym ubezpieczeniom trwa od dnia rozpoczęcia współpracy do dnia zakończenia tej współpracy. Dodatkowo osoby współpracujące mają prawo przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowemu, dzięki któremu mogą w razie choroby czy macierzyństwa uzyskać zasiłek chorobowy lub macierzyński.

Trzeba mieć na uwadze, że niezależnie od tego czy dany członek rodziny współpracuje z przedsiębiorcą na podstawie umowy o pracę czy nie nawiązują między sobą żadnej umowy (nieodpłatne zatrudnienie członka rodziny), to o ile spełnione są kryteria wymienione w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, uznany jest on za osobę współpracującą i należy odprowadzać za niego składki na ubezpieczenia zgodnie z zasadami obowiązującymi przedsiębiorcę, jednak bez prawa do preferencyjnego ZUS-u. Przedsiębiorca korzystający w firmie z pomocy małżonka, dziecka, rodzica itd. nawet jeżeli podlega pod mały ZUS (reguluje składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy stanowiącej 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia za dany rok), to za osobę współpracującą ma obowiązek uiszczać składki społeczne od zadeklarowanej kwoty nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok, czyli takie jak przy dużym ZUS-ie. Minimalną podstawę wymiaru składki zdrowotnej  zarówno dla przedsiębiorcy i osoby współpracującej stanowi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale poprzedniego roku, włącznie z wypłatami z zysku.

Może się zdarzyć, że osoba współpracująca przy prowadzeniu działalności gospodarczej wykonuje też pracę w innej firmie na podstawie umowy o pracę. W takim wypadku mamy do czynienia ze zbiegiem tytułów ubezpieczeń i stosujemy analogiczne zasady jak wtedy, gdy przedsiębiorca jest zatrudniony na etacie, czyli uiszczamy za daną osobę wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Warto wiedzieć, że podpisanie z członkiem rodziny umowy zlecenie nie skutkuje uznaniem takiej osoby za osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności. W takim wypadku zleceniodawca ma obowiązek wyliczyć i odprowadzić składki zgodnie z zasadami odwołującymi się do umów cywilnoprawnych. Podstawę do ustalenia wartości składek na ubezpieczenia stanowi wówczas wypłacane wynagrodzenie. Podpisując umowę zlecenie trzeba mieć na uwadze, że taki rodzaj umowy musi spełniać określone w przepisach wymogi. W przeciwnym wypadku podpisana z członkiem rodziny umowa zlecenie mogłaby zostać zakwestionowana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jako stanowiąca podstawę do istnienia stosunku pracy między przedsiębiorcą a członkiem rodziny. W razie ewentualnej kontroli i podważenia zasadności zawarcia umowy zlecenie, poza ewentualnymi sankcjami przedsiębiorca zostałby zobligowany do opłacenia zaległych składek na ubezpieczenia za osobę współpracującą wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę.