Start-up – czym jest i jak go księgować?

W ostatnich latach wiele się mówi i słyszy o start-upach, jednak mało kto rzeczywiście wie, czym ten twór dokładnie jest.

Nic dziwnego, nie ma on swojej jednoznacznej definicji w przepisach prawa. Nie jest to też rodzaj spółki czy innego podmiotu gospodarczego. Jest to pojęcie ukształtowane w praktyce gospodarczej dla danej kategorii przedsiębiorstw, które posiadają określone cechy.

Kryteria oceny, co jest start-upem, a co nie jest, są jednak płynne. W niniejszym tekście postaramy się wytłumaczyć co to właściwie jest start-up, czym się wyróżnia oraz jaką wybrać dla niego księgowość.

Czym jest start-up?

Istnieje wiele definicji, które próbują tłumaczyć czym jest start-up. Mimo że mogą się od siebie różnić, nie sprawia to, że są one niewłaściwe. Dla przykładu można posłużyć się słownikiem pojęć Grupy Polskiego Funduszu Rozwoju (link: https://pfr.pl/slownik/slownik-startup.html), który wskazuje, iż start-up to „nowo utworzone przedsiębiorstwo lub tymczasowa organizacja poszukująca modelu biznesowego, który zapewniłby jej zyskowny rozwój. Podmioty zaliczane do tej kategorii są najczęściej związane z technologiami informacyjnymi i komunikacyjnymi oraz sektorami high tech”.

Finansowanie start-upów może być różnorakie. Nie ma tutaj żadnych ograniczeń, byleby było to zgodne z literą prawa.

Najczęściej są one jednak finansowane ze środków własnych (bez udziału kapitału zewnętrznego, np. kredytu), przy pomocy funduszy venture capital (sprzedaży udziałów lub akcji firmy) lub tzw. aniołów biznesu (prywatnych osób trzecich inwestujących w projekt).

Chwilą, w której możemy stwierdzić, że przedsiębiorstwo przestało być start-upem, jest osiągnięcie przez nie zysku, dokonanie fuzji z inną firmą lub przejęcie go przez większą spółkę.

Dodatkowo wskazuje się, że start-upy są przedsiębiorstwami względnie nowymi na rynku, ich żywotność to około 5-10 lat. Jeżeli projekt „przeżyje” ten okres, wypuści nowy produkt i zacznie osiągać z niego zyski, start-up staje się „normalnym” przedsiębiorstwem (traci przymiot start-upu).

Czym wyróżnia się start-up?

Do cech charakterystycznych start-upu możemy zaliczyć korzystanie z nowych technologii, innowacyjność oraz wprowadzanie na rynek nowych towarów i usług.

Jednocześnie bardzo znamienne dla tego rodzaju projektów jest wysokie ryzyko. Próba stworzenia „czegoś nowego”, korzystając z nowoczesnych rozwiązań (bardzo często niedostatecznie poznanych), w większości wypadków kończy się szybkim bankructwem i długami.

Cecha innowacyjności stwarza szansę dla firm działających głównie w dziedzinie informatyzacji, teleinformatyki oraz high tech.

To właśnie odróżnia start-upy od tradycyjnych firm, że te pierwsze celują w odkrycie nowych rynków do rozwoju swojego produktu, jego szeroką promocję i szybki zysk.

Zwykłe przedsiębiorstwa z kolei operują na starszych, sprawdzonych technologiach, dostarczając znane i popularne towary i usługi, starają się ograniczać ryzyko.

Z racji tego, że start-upy dążą do wytworzenia pionierskiego produktu, który ma zrewolucjonizować daną dziedzinę gospodarki, sukces w branży daje im ogromne zyski.

Podejmowanie się jednak tak niepewnego przedsięwzięcia niesie za sobą wielkie niebezpieczeństwo porażki. Planując założenie własnego start-upu, trzeba mieć świadomość, że tylko niewielki odsetek takich firm odnosi zwycięstwo.

Jak wygląda rynek start-upów w Polsce?

Startup Poland (https://startuppoland.org/ ) w 2022 roku dokonał analizy start-upów na polskim rynku. Lektura dokumentu jest bardzo interesująca, jednakże z uwagi na jego złożoność i obszerność, poniżej przytoczę jedynie kilka (w mojej ocenie najważniejszych) faktów.

Zacznę od informacji mało optymistycznych. Bowiem jedynie 10% przedsięwzięć odnosi sukces w biznesie. 9 na 10 firm kończy się bankructwem. Aż 20% z nich upada już w pierwszym roku, 30% w drugim i 50% w piątym. Z powyższego niejako wynika również dobra wiadomość – rynek start-upów sprzyja najlepszym.

Polskie startupy w zdecydowanej większości celują w rozwiązania IT. Około 36% z nich oferuje aplikacje webowe; 26% celuje w aplikacje mobilne, zaś 17% świadczy usługi hardwarowe.

Jak następnie wskazuje się w analizie, badane firmy to najczęściej podmioty z krótkim stażem – maksymalnie 4-letnim. Zakładane są głównie przez 20-latków i 30-latków. Są to nieduże przedsiębiorstwa, zatrudniające zazwyczaj od kilku do kilkunastu pracowników.

Najczęściej wybieraną umową jest kontrakt B2B (powyżej 66% badanych firm). Z kolei najpopularniejszym rodzajem formy prawnej jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Ciekawostka: „Polską Doliną Krzemową” jest aktualnie region dolnośląski z Wrocławiem. Na drugim miejscu obszar mazowiecki z Warszawą, na trzecim zaś jest Małopolska z Krakowem.

Prosta spółka akcyjna dla start-upów

Najczęściej wybieraną formą prawną dla start-upu w Polsce jest spółka z o.o. Decyduje się na nią aż 64% firm. Może to nieco dziwić patrząc na faktu, iż ustawodawca w 2021 roku wprowadził do Kodeksu spółek handlowych nowy rodzaj spółki przeznaczony właśnie dla start-upów. Chodzi o prostą spółkę akcyjną (PSA). Mimo to formę tę wybiera mniej niż 3% badanych.

Warto jednak przybliżyć czym PSA dokładnie jest. Podmiot ten w odróżnieniu od pozostałych spółek kapitałowych, nie ma kapitału zakładowego, lecz akcyjny, zbudowany z wkładów wniesionych przez akcjonariuszy tytułem objęcia akcji.

Minimalna wartość kapitału wynosi tutaj jedną złotówkę. Spółka z o.o. wymaga 5 tys. zł, z kolei spółka akcyjna aż 100 tys. zł. Co więcej, PSA daje możliwość przyznania akcji spółki za wkład niepieniężny nieprzeznaczony na kapitał akcyjny (np. w postaci świadczenia pracy).

Takich zabiegów nie daje ani spółka akcyjna, ani też spółka komandytowo-akcyjnej.

PSA cechuje się również brakiem złożoności w zarządzaniu firmą. W przedsiębiorstwie nie musi bowiem funkcjonować rada nadzorcza. Wynika to z faktu, że w ramach spółki może działać jeden z dwóch modeli organizacyjnych. W pierwszym powoływany zostaje zarząd jako organ zarządczy oraz rada nadzorcza posiadająca funkcje kontrolne. W drugim natomiast utworzona zostaje rada dyrektorów posiadająca łącznie kompetencje zarządcze i nadzorcze.

Rada dyrektorów, nawet w postaci jednego członka, może zatem prowadzić sprawy firmy i jednocześnie kontrolować działania spółki. Istnieje przy tym możliwość zmiany systemów zarządczych w trakcie trwania firmy.

Kolejnym plusem PSA jest fakt, iż uchwały spółki mogą być podejmowane osobiście na walnym zgromadzeniu, ale również poza nim – na piśmie lub (co najważniejsze) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, np. aplikacji komunikacyjnych typu „Skype”.

Startupy są firmami dużego ryzyka. Jeżeli w ciągu kilku pierwszych lat nie zaistnieją w świadomości konsumentów, bardzo szybko upadają. Dlatego też prawodawca w PSA przewidział możliwość wykreślenia spółki z KRS bez przeprowadzania likwidacji.

Jest to możliwe w sytuacji, w której uchwała walnego zgromadzenia przewiduje przejęcie całego majątku spółki przez akcjonariuszy.

Prosta spółka akcyjna jest rozwiązaniem przystosowanym do dzisiejszych realiów rynkowych, dedykowanym właśnie dla start-upów. Jest bardzo łatwa w założeniu (przez portal https://ekrs.ms.gov.pl/s24), jej forma organizacyjna jest prostsza niż w większości innych spółek prawa handlowego, zaś w przypadku niewypłacalności możliwe jest jej szybkie zamknięcie.

Dodatkowo jej założenie jest niemal bezkosztowe – kapitał akcyjny to tylko 1 zł.

Start-up a księgowość

Przejdźmy do prowadzenia księgowości start-upu. Co do zasady księgowanie firmy tego typu będzie takie samo jak dla każdego innego przedsiębiorstwa. Wszystko zależy od formy prawnej. Dla przykładu star-up prowadzony w formie jednoosobowej działalności gospodarczej może korzystać z uproszczonego księgowania. Z kolei spółki kapitałowe (sp. z o.o., SA, PSA) muszą już prowadzić pełną księgowość.

Mimo powyższego, wyzwania jakie stawia start-up przed biurem rachunkowym, są zgoła inne i bardziej skomplikowane, niż przy tradycyjnym modelu biznesowym.

Start-upy działają w dynamicznym środowisku, narażonym na różnorakie – ciężkie do przewidzenia – zmiany. Co więcej, działalność IT i high tech nie jest jeszcze do końca unormowana prawnie, przez co wiele przepisów podatkowych jest niejasnych. Innowacyjność wymaga również od biura rachunkowego kreatywnego podejścia.

Nie wszystkie bowiem trudności można rozwiązać w tradycyjny sposób.

Księgowy podejmując się współpracy ze strat-upem musi mieć świadomość, że prócz księgowania faktur, wypełniania deklaracji podatkowych i ZUS oraz udzielania porad prawnych i podatkowych, będzie musiał także tworzyć raporty zawierające wyniki finansowe firmy oraz cash flow.

Nie tak rzadko potrzebna będzie również pomoc w pozyskiwaniu i rozliczaniu dofinansowań i dotacji.

Z racji tego, że start-upy to w zdecydowanej większości firmy IT, będą one wymagały od biura rachunkowego dużej wiedzy w obrębie IP BOX. Jest to preferencyjne opodatkowanie dochodowe wynoszące jedynie 5%.

Dotyczy ono jednak wyłącznie dochodów z wykorzystania komercyjnego praw własności intelektualnej. Prowadzona księgowość musi być zatem dostosowana do działalności rozwojowo-badawczej.

Wszystko to sprawia, że księgowość start-upu staje się wyzwaniem, na które nie każdy księgowy jest przygotowany. Współpraca biura z rzeczonym rodzajem przedsiębiorstwa będzie wymagała wielu godzin nauki, dużej dawki cierpliwości i z całą pewnością bardzo pomysłowego i nieszablonowego podejścia do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

A jeśli szukacie biur, które poprowadzą Waszą księgowość to warto zajrzeć do polecanej bazy partnerów 360 Księgowość.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego