Sankcje z tytułu zapłaty na inne konto niż występujące na białej liście

Pojawienie się nowego, rozszerzonego wykazu podatników VAT poskutkowało powstaniem nowych obowiązków podatników prowadzących działalność gospodarczą względem fiskusa. Nowy wykaz podatników VAT zwany białą listą to nie tylko ciążące na firmach nowe wymagania, ale także sankcje w wypadku nieprawidłowego zrealizowania tych wymagań. Co grozi podatnikowi w przypadku uchybień związanych z funkcjonowaniem białej listy. Jak uniknąć negatywnych konsekwencji? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Obowiązek zapłaty na rachunek z białej listy

Ustawodawca wymaga, aby należności powstałe od stycznia 2020 r. o kwocie jednorazowej transakcji równej 15.000 zł brutto i powyżej były opłacone wyłącznie na konto sprzedawcy znajdujące się w rozszerzonym wykazie podatników VAT (biała lista dostępna na stronie Resortu Finansów – portal podatkowy), jeżeli łącznie będą spełnione wszystkie poniższe warunki:

• stronami danej transakcji sprzedaży są tylko przedsiębiorcy,
• należność została udokumentowana wystawioną przez sprzedawcę fakturą, a transakcja dotyczy sprzedaży towarów i usług,
• faktura została wystawiona przez sprzedawcę, który jest czynnym podatnikiem VAT.

W przypadku, gdy w wyżej wymienionych okolicznościach nabywca zapłaci na konto inne niż znajdujące się na białej liście, może ponieść negatywne konsekwencje w postaci pomniejszenia kosztów lub powiększenia przychodów w prowadzonej działalności a oprócz tego współodpowiedzialności ze sprzedawcą za jego zaległości w VAT.

Wyłączenie z kosztów zobowiązań opłaconych na nieprawidłowe konto sprzedawcy tylko przy transakcji sprzedaży równej lub większej niż 15.000 zł brutto

Jeżeli nabywca zapłacił za fakturę wynoszącej 15.000 zł brutto lub powyżej na konto sprzedawcy, które nie znajduje się w wykazie podatników VAT, może być zobligowany do wyłączanie z kosztów całości lub części wartości tej faktury. Powstaje zatem pytanie, jak w praktyce wygląda przebieg tej procedury. Czy zawsze nabywca będzie musiał zmniejszać koszty firmy o błędnie uregulowane zobowiązanie? Nie zawsze.

Pierwszym podstawowym warunkiem w tej materii jest to, iż jednorazowa transakcja dla uproszczenia wartość faktury brutto opiewa na 15.000 zł brutto lub powyżej. Tak, więc każda transakcja sprzedaży towarów i usług poniżej tej wartości nie będzie obligowała nabywcę do zapłaty na konto sprzedawcy z białej listy. Ewentualna zapłata na inny rachunek sprzedawcy, a więc znajdujący się poza białą listą nie będzie w tej sytuacji powodował jakichkolwiek niekorzystnych skutków dla przedsiębiorcy w postaci wyłącznie z kosztów lub poniesienia odpowiedzialności solidarnej za VAT ze sprzedawcą.

Wyłączenie z kosztów zobowiązań opłaconych na nieprawidłowe konto sprzedawcy jedynie przy transakcji sprzedaży towarów lub usług

Drugą przesłanką skutkującą obowiązkiem wyłącznie z kosztów firmy zapłaty za fakturę na kwotę minimum 15.000 zł brutto będzie to, iż przedmiotem transakcji sprzedaży muszą być towary i usługi. Jeżeli przedmiot sprzedaży stanowi coś innego np. sprzedaż praw niebędących towarem, usługą ani wartością niematerialną i prawną, wówczas nabywca nie będzie w żadnym wypadku zobowiązany pomniejszać koszty firmy, nawet, jeżeli transakcja będzie opiewać na sumę 15.000 zł brutto lub więcej.

Podatnik zapłacił za transakcję na konto sprzedawcy spoza białej listy? Nie poniesie konsekwencji, gdy dostawca nie był czynnym podatnikiem VAT

Kolejny warunek, który musi być wypełniony, aby nabywca musiał zmniejszyć koszty o zapłatę za transakcję na kwotę 15.000 zł brutto i powyżej na rachunek sprzedawcy spoza białej listy to udokumentowanie tej sprzedaży fakturą oraz status sprzedawcy, jako czynnego podatnika VAT na dzień zlecenia przelewu.

Jeżeli więc transakcja nie została udokumentowana fakturą lub sprzedawca nie był czynnym podatnikiem VAT na dzień zlecenia przelewu, wówczas nabywca nawet jak zapłaci na konto spoza białej listy to nie poniesie żadnych sankcji w postaci wyłączenia kosztów bądź odpowiedzialności solidarnej za zaległości w VAT sprzedawcy.

W przypadku nieprawidłowej zapłaty za transakcję na sumę minimum 15.000 zł brutto dla sprzedawcy będącym podatnikiem zwolnionym z VAT nabywca także nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości w VAT sprzedawcy ani nie będzie zmuszony pomniejszyć koszty z tytułu wadliwej zapłaty.

Podatnik zapłacił za transakcję na konto sprzedawcy spoza białej listy? Nie poniesie negatywnych konsekwencji, jeżeli jedna ze stron nie jest przedsiębiorcą

Kolejną niezwykle ważna kwestią przy ponoszeniu sankcji przez nabywcę z tytułu błędnej zapłaty za transakcję na minimum sumę 15.000 zł brutto jest to, że stronami transakcji muszą być przedsiębiorcy. Jeżeli więc jedna ze stron okaże się nie być przedsiębiorcą zapłata takiej transakcji na konto spoza listy nie będzie obarczone żadną odpowiedzialnością.

Niektóre formy rozliczenia są wyłączone z sankcji

Niezwykle ważną rzeczą jest to, iż gdy zaplata za transakcję odbywa się w innej formie niż gotówka lub przelew, wówczas nabywca nie będzie zobligowany do zmniejszenia kosztów firmy.

Przykładem może być tu zapłata poprzez kompensatę, potrącenie, w formie rozliczenia faktoringu, zapłata kartą lub poprzez platformy PayPal, PayU, DotPay

Uwaga na stary przepis wyłączenia kosztów!

Wyłączenie z kosztów firmy i poniesienie odpowiedzialności solidarnej za zaległości w VAT sprzedawcy przy zapłacie na konto sprzedawcy spoza białej listy za transakcję kupna towarów lub usług na minimum 15.000 zł brutto i powyżej odbiorca może ponieść, ale przy spełnieniu łącznie wszystkich powyższych warunków. Brak wypełnienia choćby jednego będzie skutkowało możliwością ujęcia transakcji w koszty firmy (oczywiście, jeżeli nie zawiera się w katalogu kosztów niestanowiących koszty uzyskania przychodów) oraz brakiem odpowiedzialności nabywcy za nierozliczony VAT sprzedawcy.

Warto w tym miejscu dodać jeszcze jedną kwestię. Jeżeli nabywca uniknie sankcji z tytułu zapłaty na nieprawidłowe konto, to musi jeszcze uważać na art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, który wskazuje, iż dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty.

Zatem oprócz sankcji z białej listy, nabywcy powinni uważać na obowiązek wyłączenia z kosztów transakcji zakupu przy zapłacie gotówkowej za fakturę na sumę powyżej 15.000 zł brutto.

Przykład 1

Przedsiębiorca zakupił w miesiącu maju 2020 r. od czynnego podatnika VAT belki do budowy altan oraz usługę odrębną usługę szklarską. Nabywca otrzymał:

• fakturę za belki na kwotę 15.900 zł netto, 19.557 brutto,
• fakturę za usługę szklarską na kwotę 13.000 zł netto, 15.990 zł brutto.

Kupujący zapłacił w maju 2020 r. w całości przelewem fakturę za belki natomiast fakturę za usługę szklarską 50% tj. kwotę 6.500 zł netto, 7.995 zł brutto nabywca zapłaciła na konto występujące na białej liście sprzedawcy a 50% na stare konto już niewidniejące na białej liście.

Kupujący umie w kosztach firmy w miesiącu maju 2020 r.:

• 15.900 zł netto, ponieważ przelew został dokonany na konto sprzedawcy z białej listy,
• 6.500 zł netto z uwagi na to, iż tylko połowę opłacił na rachunek sprzedawcy z białej listy,

Drugą połowę wartości netto faktury za usługę szklarską kupujący nie będzie mógł ująć w koszty firmy.

Istnieje jednak możliwość uniknięcia obowiązku zmniejszenia kosztu:

• w ciągu 3 dni (w czasie pandemii w ciągu 14 dni) kupujący wyśle zawiadomienie ZAW-NR o zapłacie na konto sprzedawcy spoza listy drugiej połowy faktury do urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury.
• Sprzedawca zwróci otrzymane środki a nabywca zapłaci je ponownie już na prawidłowe konto, wówczas w miesiącu uregulowania drugiej połowy faktury za usługi szklarskie kupujący będzie mógł ująć kwotę 6.500 zł netto w koszty firmy.

Wyłączenie z kosztów dotyczy także środków trwałych

Jeżeli przedmiotem transakcji są środki trwałe a ich wartość będzie opiewać, na co najmniej 15.000 zł brutto, wówczas nabywca nie zaliczy do kosztów firmy odpisów amortyzacyjnych wyliczonych od części lub całości wartości początkowej środka trwałego, za którego zapłacono w części lub w całości na nieprawidłowe konto sprzedawcy (spoza białej listy).

Przykład 2

Przedsiębiorca nabył używany samochód osobowy o wartości początkowej 25.000 zł netto. Do obliczenia odpisów amortyzacyjnych przyjął stawkę 40% rocznie. Sumę 10.000 zł netto zapłacił na nieprawidłowe konto sprzedawcy a kwotę 15.000 zł netto na konto sprzedawcy z białej listy.

W tym wypadku nabywca do kosztów firmy ujmie odpisy amortyzacyjne liczone wyłącznie od kwoty 15.000 zł netto a więc 500 zł miesięcznie. W przypadku pozostałej sumy 10.000 zł ustalone od tej kwoty odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów firmy – 333,33 zł miesięcznie.

Jeżeli jednak złoży zawiadomienie ZAW-NR do urzędu skarbowego albo ponownie zapłaci pozostałą część na właściwe konto sprzedawcy, wówczas będzie mógł ująć w koszty firmy odpisy amortyzacyjne liczone od wartości początkowe 25.000 zł.

Odpowiedzialność solidarna

Nabywca, który zapłacił za fakturę na sumę minimum 15.000 zł brutto (przy zachowaniu łącznie wszystkich wyżej wymienionych warunków) na rachunek sprzedawcy spoza listy może także ponieść odpowiedzialność solidarną za zaległość w podatku VAT (dotyczącą tylko danej transakcji) proporcjonalnie przypadającą na nabywcę w sytuacji, gdy:

• sprzedawca nie rozliczy tej sprzedaży w deklaracji VAT oraz
• nie uiści podatku VAT należnego z danej transakcji.

Odpowiedzialności solidarnej za zaległości w VAT sprzedawcy nabywca może uniknąć opłacając fakturę za pomocą mechanizmu podzielonej płatności.