Prywatny samochód w firmie a rozliczenie kosztów w PIT

Przedsiębiorcy używają w firmie samochody będące ich nieodzownym narzędziem w prowadzeniu działalności gospodarczej. Część przedsiębiorców nabywa prywatnie samochód a potem wprowadza go do firmy a część używa go bez wprowadzania. Obydwie metody różnią się między sobą sposobem rozliczania kosztów.

Tytuły prawne do użytkowania prywatnego i niefirmowego samochodu w działalności

Przed wyborem możliwej metody rozliczania kosztów samochodu w firmie, przedsiębiorca musi posiadać jakikolwiek tytuł prawny do użytkowania prywatnego lub niefirmowego samochodu.

Przedsiębiorca, posiada status prywatnego samochodu w przypadku m.in.:

• zakupu samochodu na własność prywatną,
• nabycia samochodu jako prywatny współwłaściciel,
• nabycia samochodu w drodze darowizny jako prywatny właściciel albo współwłaściciel.

Natomiast w przypadku nie posiadania prywatnego samochodu stanowiącego własność albo współwłasność podatnika może on też użytkować cudzy (wliczając także samochodów małżonka) samochód na podstawie m.in.:

• najmu, dzierżawy zawartej z firmą albo z członkami swojej rodziny,
• umowy użyczenia zawartej z członkami swojej rodziny,
• spisanej umowy z pracownikiem w zakresie używania jego samochodu prywatnego na cele firmowe.

Dopiero w sytuacji posiadania jakiegokolwiek tytułu prawnego do samochodu lub do użytkowania cudzego samochodu przedsiębiorca ma prawo do wyboru właściwej metody rozliczania kosztów w firmie.

Metody rozliczania kosztów samochodu prywatnego w firmie

Przedsiębiorca ma dwie możliwości rozliczania kosztów samochodu prywatnego w firmie. W przypadku gdy jest on właścicielem lub współwłaścicielem pojazdu nabytego na podstawie umowy sprzedaży, faktury zakupu, umowy darowizny lub innej umowy w skutek której stał się właścicielem lub współwłaścicielem pojazdu może:

• wprowadzić oświadczeniem samochód prywatny do firmy albo
• nie wprowadzać samochodu oświadczeniem i wówczas użytkować dany samochód na podstawie kilometrówki (ewidencji przebiegu pojazdu).

Natomiast przedsiębiorcy, którzy użytkują samochody nie stanowiące ich prywatnej własności albo współwłasności mają niestety do wyboru tylko jedną metodę a mianowicie prowadzenie kilometrówki w przypadku użytkowania samochodu w firmie na podstawie:

• umowy najmu zarówno długoterminowego jak i krótkoterminowego, dzierżawy,
• umowy użyczenia,
• umowy zawartej z pracownikiem umożliwiającej używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych (z wyjątkiem ryczałtowego rozliczania kosztów eksploatacji za jazdy lokalne).

Nie zawsze jest wymagane prowadzenie kilometrówki

Należy podkreślić, iż prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie trzeba w ogóle prowadzić w sytuacji:

• prowadzenia działalności, której dochody opodatkowane są kartą podatkową albo ryczałtem ewidencjonowanym,
• użytkowanie w prowadzonej działalności samochodu ciężarowego także jeżeli jest on używany na podstawie umowy najmu, czy leasingu,
• użytkowanie samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu,.

W tym miejscu warto także wspomnieć o długo i krótko – terminowych umowach najmu, gdzie w przypadku samochodów osobowych należy prowadzić kilometrówkę ale w przypadku:

• opłat za czynsz najmu,
• stałych opłat serwisowych zawartych w umowie integralnej i zależnej od głównej umowy najmu

– koszty te można ująć bez względu na limit prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Rozliczenie możliwych kosztów w przypadku prowadzenia kilometrówki

Ewidencja przebiegu kilometrów to nie kwota kosztów do ujęcia w PKPiR. To jest tylko maksymalny limit kosztów możliwy do ujęcia w firmie. Przedsiębiorca prowadząc ewidencję:

• zbiera wszystkie rachunki dotyczące wydatków na eksploatację samochodu,
• wykazuje w ewidencji przebiegu pojazdu miasta początkowe i docelowe do których jeździ wraz z data, godziną rozpoczęcia i zakończenia jazdy,
• oblicza ilość kilometrów powyższych wyjazdów,
• mnoży je przez:

1. 0,5214 zł dla pojazdu z silnikiem o pojemności do 900 cm3,
2. 0,8358 zł dla pojazdu z silnikiem o pojemności powyżej 900 cm3.

• otrzymaną łączną liczbę limitu porównuje do sumy kwot z zebranych rachunków i wybiera do zaksięgowania zawsze łączną kwotę mniejszą, tzn. jeżeli łączna suma z rachunków jest mniejsza to ona podlega księgowaniu a jeśli większa, to księgowaniu podlega ustalony limit wynikający z kilometrówki

Koszty jakie przy pomocy prowadzenia kilometrówki można ująć w kosztach firmy to m.in.:

• paliwo,
• naprawa, konserwacja samochodu,
• wymiany części pojazdu,
• opłata za autostradę, parkingi,
• ubezpieczenie OC pojazdu,

W koszty do wysokości limitu kilometrówki przedsiębiorca może ująć jeszcze ubezpieczenie AC pojazdu ale tylko w części ustalonej w proporcji do wartości pojazdu, która nie przekracza 20.000euro (oczywiście jeżeli wartość samochodu przekracza tę kwotę).

20.000 euro dla polisy AC należy przeliczać według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

W koszty firmy w przypadku prywatnego samochodu używanego na podstawie kilometrówki przedsiębiorca nie będzie mógł ująć odpisów amortyzacyjnych, chyba że wprowadzi go oświadczeniem do firmy (wówczas ustaje konieczność prowadzenia kilometrówki). Jednak dany samochód musi stanowić własność albo współwłasność przedsiębiorcy.

Rozliczenie możliwych wydatków w przypadku wprowadzenia prywatnego samochodu oświadczeniem do firmy

Podatnik chcąc wprowadzić swój prywatny samochód do działalności gospodarczej (samochód staje się wówczas składnikiem majątku firmy) powinien spisać krótkie pismo, w którym oświadcza o wprowadzeniu danego samochodu do celów firmowych. Oświadczenie te powinno zawierać przynajmniej:

• miejscowość i datę wystawienia,
• oświadczenie o prawie do własności rzeczy (właściciel/współwłaściciel),
• nazwa, typ wprowadzanego składnika majątku (jeżeli składnikiem jest samochód osobowy, wówczas należy podać nawę marki, modelu, rocznik oraz nr VIN),
• określenie wartości wprowadzanego do firmy składnika majątku,
• datę przekazania składnika majątku na potrzeby działalności,
• podpis właściciela.

Samochód stanowiący własność lub współwłasność podatnika, wprowadzony do majątku firmy podlega amortyzacji co skutkuje możliwością zaliczenia do kosztów firmy comiesięcznych odpisów (nie dotyczy działalności opodatkowanej ryczałtem albo kartą podatkową). Amortyzacja czasowa oznacza rozłożone w czasie (kilka lat) ujęcie co miesiąc w kosztach firmy w równych częściach odpisów amortyzacyjnych.

Koszty jakie podatnik będzie mógł ująć zależą od stawki amortyzacji (podanej w skali roku) ujętej w klasyfikacji środków trwałych. Podstawowa stawka amortyzacji dla samochodów osobowych i ciężarowych wynosi 20%. Indywidualna stawka amortyzacji możliwej do zastosowania przy samochodach ciężarowych wynosi 40%. Ponadto w stosunku do samochodów ciężarowych możliwa jest do zastosowania amortyzacja jednorazowa czyli ujęcie w koszty firmy pełnej wartości samochodu z umowy lub faktury. Amortyzacja jednorazowa nie dotyczy samochodów osobowych.

Oprócz odpisów amortyzacyjnych podatnik bez ograniczeń (takich jak przy kilometrówce) będzie mógł ująć koszty eksploatacji wprowadzonego pojazdu takie np. jak:

• paliwo,
• naprawa, konserwacja samochodu,
• wymiany części pojazdu,
• opłata za autostradę, parkingi,
• ubezpieczenie OC pojazdu,
• inne.

Należy przy tym podkreślić, ubezpieczenie AC pojazdu liczone w proporcji do wartości pojazdu, które wartość przekracza 20.000euro. Jeżeli wartość samochodu przekracza tę kwotę to w proporcji do tej części:

• część ubezpieczenia AC nie wejdzie w koszty firmy,
• część odpisów amortyzacyjnych będzie stanowiło koszty niepodatkowe.

20.000 euro należy przeliczać:

• dla polisy AC według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia,
• dla odpisów amortyzacyjnych według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania.