Obowiązkowe konto PUE ZUS

Rok 2023 przyniósł spore zmiany nie tylko w ustawach podatkowych ale także w ustawach dotyczących ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych i pokrewnych.

Jednym z obowiązków od tego roku jest to, iż każdy płatnik składek (nie osoba fizyczna) ma obowiązek założyć konto w PUE ZUS.

Co to jest konto PUE ZUS

Już wiele lat temu ZUS udostępnił tzw. system PUE ZUS. System ten umożliwia każdemu, kto jest zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego lub tylko do zdrowotnego uzyskać szereg podstawowych informacji dotyczących jego konta (składkowego) w ZUS.

Należy rozróżnić, iż konto PUE ZUS w zależności kim jest użytkownik konta może być przeznaczone dla:

• osoby fizycznej będącej pracownikiem (nieprowadzącej działalności albo nie występującej w roli płatnika składek) – status ubezpieczony, świadczeniobiorca,
• płatnika składek – status płatnik składek, ubezpieczony, świadczeniobiorca.

Płatnik składek czyli kto?

Definicja kim jest płatnik składek została zobrazowana w art. 4 pkt 2 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2022 poz. 1009).

Płatnikiem składek jest m.in.:

• pracodawca – w stosunku do pracowników i osób odbywających służbę zastępczą oraz jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tej osoby ubezpieczeniami społecznymi, w tym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku macierzyńskiego, z wyłączeniem osób, którym zasiłek macierzyński wypłaca Zakład,
• osoba prowadząca pozarolniczą działalność – w stosunku do osób współpracujących przy prowadzeniu tej działalności,
• jednostka wypłacająca świadczenia socjalne, zasiłki socjalne oraz wynagrodzenia przysługujące w okresie korzystania ze świadczenia górniczego lub w okresie korzystania ze stypendium na przekwalifikowanie – w stosunku do osób pobierających świadczenia socjalne wypłacane w okresie urlopu, osób pobierających zasiłek socjalny wypłacany na czas przekwalifikowania zawodowego i poszukiwania nowego zatrudnienia oraz osób pobierających wynagrodzenie przysługujące w okresie korzystania ze świadczenia górniczego lub w okresie korzystania ze stypendium na przekwalifikowanie,
• ubezpieczony zobowiązany do opłacenia składek na własne ubezpieczenia społeczne,
• jednostka organizacyjna podległa Ministrowi Obrony Narodowej – w stosunku do żołnierzy niezawodowych pełniących czynną służbę wojskową,
• ośrodek pomocy społecznej,
• powiatowy urząd pracy – w stosunku do osób pobierających zasiłek dla bezrobotnych lub stypendium,
• centrum integracji społecznej – w stosunku do osób pobierających świadczenie integracyjne,
• powiatowy urząd pracy – w stosunku do osób pobierających stypendium na podstawie przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w okresie odbywania studiów podyplomowych,
• Zakład – w stosunku do osób podlegających ubezpieczeniom społecznym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego, jeżeli zasiłki te wypłaca Zakład, oraz w stosunku do osób określonych w art. 6a ust. 1 i art. 6b ust. 1,
• podmiot wypłacający stypendium sportowe – w stosunku do osób pobierających te stypendia,
• podmiot prowadzący szkołę doktorską – w stosunku do kształcących się w niej doktorantów, otrzymujących stypendium doktoranckie,
• wojewódzki urząd pracy – w stosunku do osób, których świadczenia pracownicze finansowane są ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, jeżeli świadczenia te wypłacane są przez ten urząd,
• jednostka obsługi ekonomiczno-administracyjnej utworzona przez jednostkę samorządu terytorialnego – jeżeli rozlicza i opłaca składki za ubezpieczonych wykonujących pracę w podlegających jej szkołach, przedszkolach i innych jednostkach organizacyjnych systemu oświaty,
• podmiot, w którym jest pełniona służba – w odniesieniu do żołnierzy zawodowych i funkcjonariuszy oddelegowanych do pełnienia w nim służby, jeżeli podmiot ten wypłaca im uposażenie,
• wójt, burmistrz lub prezydent miasta – w stosunku do osób otrzymujących świadczenie pielęgnacyjne albo specjalny zasiłek opiekuńczy, na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych, oraz zasiłek dla opiekuna na podstawie przepisów o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów,
• podmiot, który wypłaca świadczenie szkoleniowe po ustaniu zatrudnienia – w stosunku do osób, którym wypłaca to świadczenie,
• pozostałe podmioty.

W roku 2023 konto PUE ZUS obowiązkowe   

Od roku 2023 konto PUE ZUS jest już obligatoryjne dla wszystkich płatników składek (przedsiębiorców i nie tylko).

Zatem przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej lub innymi podmiotami występującymi w roli płatnika mają obowiązek czym prędzej założyć konto w PUE ZUS.

Założenie konta w PUE ZUS

Założenie konta w PUE ZUS należ przeprowadzić poprzez poniższy link:

https://www.zus.pl/pue/rejestracja

Po kliknięciu w powyższy link otworzy się strona z wyborem – dla kogo zakładane jest konto w PUE ZUS:

• osoby fizycznej – pracownik, emeryt, rencista, lekarz, świadczeniobiorca, inna osoba ubezpieczona w ZUS,
• osób fizycznych prowadzących działalność – płatników składek,
• osób prawnych (spółka z.o.o., akcyjna), jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej prowadzących działalność – płatników składek.

Rejestracja na PUE ZUS może odbyć się tylko na osobę fizyczną.

W przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – konto zakłada osoba ustawowo reprezentująca daną osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Po wybraniu statusu dla kogo tworzone jest konto w PUE ZUS należy wybrać metodę podpisu rejestracji w PUE ZUS:

• za pomocą profilu zaufanego,
• za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• za pomocą bankowości elektronicznej.

Po kliknięciu na jedną z powyższych metod podpisu rejestracji część danych zostanie automatycznie uzupełniona.

Każda osoba fizyczna lub osoba prawna może dokonać upoważnienia innej osobie do korzystania z jej konta PUE ZUS.

Upoważnienie – pełnomocnictwo do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS jest dostępne na poniższej stronie:

https://www.zus.pl/wzory-formularzy/pelnomocnictwo/pel-pelnomocnictwo/-/asset_publisher/n193yOFBpRra/content/pelnomocnictwo-zus-pel

Udzielenie pełnomocnictwa do konta PUE ZUS realizuje się za pomocą formularza ZUS PEL. Dostępnego pod powyższym linkiem.

Formularz ten może wysłać elektroniczne przez PUE ZUS albo drukując go, wypełniając i przesyłając do właściwego ZUS (ze względu na adres zamieszkania lub siedziby) w formie papierowej.

W przypadku gdy upoważnienie ma dotyczyć wieloosobowej reprezentacji osoby prawnej do formularza ZUS PEL należy dołączyć jeszcze załącznik PEL-Z.

Upoważnienie do konta PUE ZUS może być obejmować także wyznaczenie osoby uprawnionej do reprezentowania w trakcie kontroli ZUS.

Do zgłoszenia takiej uprawnionej osoby służy formularz ZUS PEL-K.

Należy podkreślić, iż zawsze można odwołać wszelkie wcześniej nadane upoważnienia do konta ZUS czy do reprezentowania w czasie kontroli ZUS.

Służy do tego formularz ZUS PEL-O.

Wszystkie rodzaje pełnomocnictw dostępne są na poniższej stronie:

https://www.zus.pl/wzory-formularzy/pelnomocnictwo

Inna metoda rejestracji

Istnieje jeszcze jedna metoda rejestracji w systemie PUE ZUS. Po wyborze dla kogo przeznaczone jest konto PUE ZUS występuje po lewej stronie przycisk do rejestracji.

Po wciśnięciu tego guzika należy wypełnić wszystkie pola (żadne pola nie uzupełniają się automatycznie).

Co więcej osoba, która wypełni tym trybem formularz rejestracyjny ma jedynie 7 dni od dnia wysłania zgłoszenia rejestracyjnego na potwierdzenie swojej tożsamości (najlepiej wziąć ze sobą dowód osobisty) w jakimkolwiek oddziale ZUS.

Informacje dostępne w PUE ZUS

To jakie informacje są dostępne w PUE ZUS zależy od roli (statusu) która jest przypisana do właściciela konta w PUE ZUS. Objaśnienie tej kwestii przedstawiono w poniższej tabeli.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego