Co zrobić, gdy w KSeF pojawi się faktura, której nie wystawiłeś?

Z tego artykułu dowiesz się:

• W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. istnieje funkcjonalność umożliwiająca zgłoszenia do administracji skarbowej nieautoryzowanej faktury
• Masz możliwość  stworzenia tzw. plik obronnego chroniącego Cię przed rygorem art. 108 ustawy o VAT
• Sam fakt pojawienia się nieautoryzowanej faktury nie oznacza że z automatu poniesiesz odpowiedzialność karną lub skarbową

Krajowego Systemu e-Faktur centralizujący proces fakturowania miał zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, ograniczyć oszustwa podatkowe oraz ułatwić organom skarbowym kontrolę rozliczeń VAT.

Czy tak jest, ciężko ocenić. To co wiemy jednak na pewno to to, że ryzyko nadużyć nie zniknęło całkowicie.

Jednym z problemów, z którym mogą spotkać się podatnicy, jest pojawienie się w KSeF faktury wystawionej z wykorzystaniem ich danych identyfikacyjnych, mimo że nigdy nie dokonali takiej sprzedaży lub zakupu.

Sytuacja ta może świadczyć o błędzie kontrahenta, nieuprawnionym dostępie do systemu lub nawet próbie oszustwa podatkowego.

W takim przypadku konieczna jest szybka reakcja przedsiębiorcy.

Czy ktoś może wystawić w KSeF fakturę z wykorzystaniem cudzego NIP?

Numer Identyfikacji Podatkowej jest informacją publiczną i stosunkowo łatwo dostępną – wystarczy sprawdzić rejestr przedsiębiorców.

Jednakże samo posiadanie numeru NIP innego przedsiębiorcy nie powinno umożliwiać skutecznego wystawiania faktur w jego imieniu za pośrednictwem KSeF.

System przewiduje mechanizmy autoryzacji użytkowników, a wystawianie faktur wymaga odpowiednich uprawnień.

Mimo to nie można całkowicie wykluczyć sytuacji, w których:

• dojdzie do przejęcia danych uwierzytelniających przedsiębiorcy;
• osoba posiadająca wcześniej nadane uprawnienia wykorzysta je w sposób niezgodny z przeznaczeniem;
• nastąpi błąd organizacyjny związany z zarządzaniem uprawnieniami;
• przedsiębiorca padnie ofiarą cyberprzestępstwa.

Niezależnie od przyczyny, pojawienie się nieautoryzowanej faktury wymaga natychmiastowej reakcji i wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.

Najpierw ustal, czy faktura rzeczywiście została wystawiona bezprawnie

Przedsiębiorca powinien w pierwszej kolejności dokładnie zweryfikować dokument, który wzbudził jego wątpliwości.

Należy w takiej sytuacji sprawdzić:

• datę wystawienia faktury;
• dane kontrahenta;
• przedmiot i wartość transakcji;
• podmiot posiadający uprawnienia do wystawiania dokumentów;
• historię nadanych uprawnień w systemie.

W praktyce bowiem nie jest rzadkością, że przedsiębiorca po prostu zapomina o udzielonych wcześniej uprawnieniach lub nie posiada wiedzy o wszystkich działaniach wykonywanych przez biuro rachunkowe, jego pracowników czy inne podmioty zewnętrzne obsługujące sprzedaż.

Może się zatem okazać, że to nie żaden haker, a jedynie jeden z pracowników wystawił dokument.

Zabezpiecz dostęp do systemu

Jeżeli zaistnieje podejrzenie nieuprawnionego wykorzystania konta w KSeF, należy niezwłocznie podjąć działania zabezpieczające.

Przedsiębiorca powinien przede wszystkim:

• przeanalizować listę osób posiadających dostęp do profilu KSeF;
• odebrać zbędne uprawnienia;
• zmienić hasła wykorzystywane do logowania do systemów księgowych;
• sprawdzić konfigurację wykorzystywanych tokenów;
• przeprowadzić audyt bezpieczeństwa wykorzystywanego oprogramowania;
• zweryfikować urządzenia, z których uzyskiwano dostęp do systemu.

W zasadzie powyższe kroki przedsiębiorca powinien wykonać, nawet jeśli nie doszło do żadnego incydentu.

Im szybciej ograniczy potencjalne możliwości nieuprawnionego wykorzystania jego danych, tym mniejsze ryzyko, że w ogólne do tego dojdzie.

Zgłoś dokument w KSeF

W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. istnieje funkcjonalność umożliwiająca zgłoszenia do administracji skarbowej faktury, w stosunku do której podatnik ma podejrzenie, że jest ona wynikiem oszustwa lub nadużycia.

Na stronie internetowej KSeF znajdziemy nawet instrukcję, jak postępować krok po kroku.

Aby zgłosić fakturę w aplikacji, należy:

1. Zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
2. Następnie przejść do zakładki Faktury i Lista faktur,
3. Wybrać fakturę i wejść w jej szczegóły,
4. Skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”
5. Wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie oraz potwierdzić oświadczenie,
6. Zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.

Ważne! Ministerstwo Finansów zaznacza przy tym, że tzw. faktur „scamowych” nie należy już zgłaszać poprzez Formularz zgłoszeniowy KSeF.

Możesz  zawiadomić urząd skarbowy

Jeżeli przedsiębiorca stwierdzi, że faktura nie została przez niego wystawiona ani autoryzowana, oprócz zgłoszenia dokonanego w KSeF, może również poinformować bezpośrednio właściwy urząd skarbowy.

Zawiadomienie może zostać przesłane drogą tradycyjną (co jest jednak drogą bardzo powolną) lub mailowo (zalecane).

W zawiadomieniu warto wskazać:

• numer identyfikacyjny KSeF;
• numer faktury;
• datę wykrycia nieprawidłowości;
• okoliczności wskazujące na brak związku przedsiębiorcy z dokumentem;
• działania podjęte w celu zabezpieczenia systemu.

Takie zgłoszenie bezpośrednio u fiskusa może mieć istotne znaczenie dowodowe w razie, gdyby organ próbował ukarać podatnika w związku z wystawieniem takiej faktury.

Pokazuje to bowiem, że przedsiębiorca nie akceptował wystawionego dokumentu i sam podjął działania zmierzające do wyjaśnienia sprawy.

Konsekwencje księgowe i JPK_V7 

Zasada oparta na wytycznych MF mówi, że faktura nieodzwierciedlająca rzeczywistej transakcji nie podlega ujęciu w JPK_V7 (ani po stronie zakupu, ani sprzedaży).

Zaksięgowanie jej grozi zarzutem sankcji skarbowych i akceptacji fikcyjnego obrotu.

Co musisz zrobić w dacie zamknięcia miesiąca? Zamiast wprowadzać dokument do rejestrów, stwórz tzw. plik obronny chroniący Cię przed rygorem art. 108 ustawy o VAT.

Do takiej faktury dołącz:

• Potwierdzenie „Zgłoszenia nadużycia” z Aplikacji Podatnika KSeF.
• Kopię zawiadomienia wysłanego do Twojego urzędu skarbowego.
• Dowody błędu (np. mail od kontrahenta, który pomylił NIP) lub logi IT (w przypadku cyberataku).

Czy przedsiębiorca odpowiada za fałszywą fakturę?

Samo pojawienie się faktury wystawionej bez wiedzy przedsiębiorcy nie oznacza jeszcze jego odpowiedzialności podatkowej lub też karnej skarbowej.

Organy podatkowe przed podjęciem czynności nakierowanych na ukaranie podatnika, w pierwszej kolejności muszą ustalić, czy rzeczywiście uczestniczył on w transakcji oraz czy miał wpływ na wystawienie dokumentu.

Kluczowe znaczenie mają określone okoliczności sprawy, w szczególności:

• sposób uzyskania dostępu do systemu;
• zakres nadanych uprawnień;
• działania podjęte po wykryciu nieprawidłowości;
• możliwość wykazania, że przedsiębiorca nie dokonał sprzedaży wskazanej na fakturze.

Brak reakcji po wykryciu problemu może utrudnić późniejszą obronę.

Dlatego też przedsiębiorca powinien reagować błyskawicznie po wykryciu nieprawidłowości.

Warto regularnie weryfikować dokumentacje w KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF sprawia, że przedsiębiorcy zyskują możliwość bieżącego monitorowania dokumentów funkcjonujących w systemie.

Mimo to już widać jak wielu z nich pozostawia tę kwestię wyłącznie w gestii pracowników lub biura księgowego.

Niektórzy z nich w dalszym ciągu nie wiedzą, jak logować się do systemu i w jaki sposób się po nim poruszać.

Trzeba zdać sobie sprawę, że regularna kontrola wystawionych faktur pozwala szybciej wykryć nieautoryzowane dokumenty, błędne faktury, nieprawidłowo nadane uprawnienia i co najważniejsze próby wykorzystania danych przedsiębiorcy przez osoby trzecie.

W praktyce cykliczna weryfikacja dokumentacji w systemie jest jednym z podstawowych elementów zarządzania bezpieczeństwem podatkowym przedsiębiorstwa. To bardzo proste

„narzędzie” do utrzymywania względnego spokoju i pewności co do wystawianych faktur.

Szybka ścieżka dla pomyłki czeskiej

Nie każda nieznana faktura to próba wyłudzenia.

Często to tzw. pomyłka czeska – inny przedsiębiorca po prostu pomylił się o jedną cyfrę przy wpisywaniu NIP-u swojego realnego kontrahenta i wbił Twój.

Co robić w takim przypadku?

1. Skontaktuj się z wystawcą: Jeśli dane na fakturze pozwalają na identyfikację firmy, zadzwoń lub napisz do nich natychmiast.
2. Żądaj korekty zerującej: Wystawca musi niezwłocznie wystawić w KSeF fakturę korygującą (do zera) z powodu błędnego NIP-u nabywcy.
3. Zabezpiecz korespondencję: Nawet jeśli wystawca obieca korektę, zachowaj maila jako dowód dla urzędu skarbowego na wypadek, gdyby korekta nie pojawiła się w systemie przed zamknięciem miesiąca.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego