Leasing samochodów osobowych w 2019r. i pozostałe zmiany w ramach kosztów samochodów osobowych

Leasing samochodów osobowych stanowi jedną z atrakcyjniejszych możliwości użytkowania i ewentualnego późniejszego nabycia pojazdów samochodowych na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Jeszcze do końca 2018r. nie było żadnych ograniczeń, co do wysokości ujmowania kosztów w tym zakresie. Natomiast 2019r. przyniósł na tej płaszczyźnie wiele zmian. Te i inne nowości mogą sprawić podatnikowi nieco problemów w rozliczeniu podatkowym, dlatego warto poznać kilka podstawowych zasad, które przybliżą podatnika to lepszego zrozumienia zaktualizowanych przepisów podatkowych.

Przedmiot zmian ustaw podatkowych dotyczących samochodów osobowych

Zmiany ustaw w podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów dotyczących użytkowania pojazdów obejmą podatników użytkujących samochody osobowe rozumiane w sensie ustawy prawo o ruchu drogowym, czyli takie, których masa całkowita nie przekracza 3,5 tony a pojazd jest jednocześnie konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu wraz z kierowcą maksymalnie 9 osób) z wyjątkiem pojazdów specjalnych i innych pojazdów).

Kogo będą dotyczyć zmiany

Koszty użytkowania samochodów osobowych ponosi większość podatników zarówno czynnych jak i zwolnionych z VAT a zatem w 2019r. a zatem podatników czynny i zwolnionych z VAT, którzy użytkują w firmie samochód osobowy stanowiący:

• środek trwały w firmie i jednocześnie nie używają go wyłącznie do działalności gospodarczej,
• własność prywatną lub współwłasność podatnika,
• przedmiot leasingu i jest przeznaczony do użytku mieszanego,
• ewentualne inne przypadki.

Zmiany odnośnie nowych limitów kosztów nie będą natomiast dotyczyły podmiotów, których przedmiotem działalności jest leasing, wynajem, dzierżawa pojazdów.

Zwiększenie limitu amortyzacji z 20.000 EUR do 150.000 PLN

Dotychczasowe limity odpisów amortyzacyjnych z 20.000 euro dla samochodów osobowych i z 30.000 euro dla pojazdów elektrycznych zostaną od 2019r. podwyższone odpowiednio do:

• 150.000 zł dla samochodów osobowych,
• 225.000 zł dla samochodów elektrycznych.

Zwiększenie limitów odpisów amortyzacyjnych będzie oznaczać, że przy zakupie samochodu osobowego:

• na fakturę o wartości maksymalnie 150.000 zł brutto przed podatnika zwolnionego z VAT, będzie mógł on ująć w koszty firmy odpisy amortyzacyjne obliczone od tej kwoty,
• o wartości maksymalnie 150.000 zł brutto przed podatnika czynnego lub zwolnionego z VAT (pojazd nabyty na umowę kupna lub FV MARŻA), będzie mógł on ująć w koszty firmy odpisy amortyzacyjne obliczone od tej kwoty
• na fakturę o wartości maksymalnie ok. 134.500 zł netto przez czynnego podatnika VAT (użytek mieszany, 50% odliczenia VAT przy zakupie), będzie mógł on ująć w koszty firmy odpisy amortyzacyjne obliczone od kwoty 15.000zł (134.500 + VAT niepodlegający odliczeniu),
• na fakturę o wartości maksymalnie ok. 150.000 zł netto przez czynnego podatnika VAT (użytek wyłącznie firmowy – kilometrówka VAT, pełne odliczenie VAT przy zakupie), będzie mógł on ująć w koszty firmy odpisy amortyzacyjne obliczone od kwoty 150.000zł (134.500 + VAT niepodlegający odliczeniu).

Zwiększenie limitu wartości przedmiotu leasingu z 20.000 EUR do 150.000 PLN

Nowe limity będą także dotyczyć sytuacji, w której podatnik zawrze umowę leasingu na samochód osobowy. Tu także od 2019r. limity zostaną podwyższone odpowiednio do:

• 150.000zł dla samochodów osobowych,
• 225.000zł dla samochodów elektrycznych.

Wartość leasingowanego samochodu osobowego, jaką należy wziąć pod uwagę przyrównując ją do ww. limitów to wartość przedmiotu leasingu wyrażona w kwocie brutto albo netto (z nieodliczonym 50% podatkiem VAT lub bez), przy czym łączna wartość przedmiotu leasingu będzie stanowić wyłącznie raty leasingowe stanowiące spłatę wartości pojazdu bez uwzględnienia odsetek.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC takiego samochodu osobowego będzie można ująć w koszty firmy bez porównywania go do limitu. Inaczej będzie z ubezpieczeniem AC, GAP, które jest liczone od wartości pojazdu. Ono podatnik przeliczy proporcją w stosunku do wartości pojazdu i ujmie w koszty tylko wartość do wysokości limitu.

Dodać należy, iż jeżeli umowa leasingu będzie trwała krócej niż 6 miesięcy, to podatnik przyjmie wartość samochodu dla celów podatkowych taką, jaka wynika z wartości ubezpieczenia.

Ograniczenie możliwych do ujęcia kosztów eksploatacji samochodów osobowych używanych na podstawie kilometrówki i nie tylko

Podatnicy używający samochody osobowe stanowiące ich własność i niewprowadzone do firmy, jako środki trwałe nie będą już mieli obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych), ale zaliczą tylko 20% kosztów ich używania, jako wydatki firmowe (dotyczy także ubezpieczenia takiego pojazdu). Pozostała część, czyli aż 80% nie będzie możliwa do ujęcia w kosztach firmy. Ponadto do limitu 20% będzie zaliczana także część podatku VAT niepodlegająca odliczeniu.

Należy także pamiętać o samochodach osobowych niezaliczonych środków trwałych ze względu na wartość poniżej 10.000zł albo okres użytkowania poniżej 1 roku. Te pojazdy także będą objęte limitem 20% możliwych kosztów do ujęcia w księgach podatkowych.

Ograniczenie możliwych do ujęcia kosztów eksploatacji samochodów osobowych używanych w sposób mieszany

Koszty używania samochodów osobowych poza wcześniej przedstawionymi, dotyczące użytku mieszanego (prywatnie i w firmie – bez kilometrówki VAT) począwszy od 2019r. będą mogły być zaliczone do kosztów firmowych w wysokości 75% (łącznie z podatkiem VAT niepodlegającym odliczeniu). Natomiast składki na ubezpieczenie auta będą mogły znaleźć się w kosztach w proporcji do limitu 150.000zł. (podatnik weźmie pod uwagę wartość pojazdu z umowy ubezpieczenia).

100% kosztów użytkowania samochodów osobowych w księgach podatkowych firmy

Podatnik, który będzie chciał ująć całość kosztów z tytułu użytkowania samochodu w leasingu albo stanowiącego środka trwały w firmie, będzie zobligowany do prowadzenia ewidencji przebiegu kilometrów na potrzeby VAT a zatem będzie musiał użytkować dany samochodów wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej bez możliwości jakiegokolwiek użytku prywatnego.

Uwaga na VAT

Należy pamiętać, iż nieodliczona część podatku VAT, która aktualnie jest ujmowana w koszty firmy będzie zawierać się w ww. limitach, czyli zarówno dla celów amortyzacji, leasingu,

Przykład 1

Czynny podatnik VAT prowadzący PKPiR zawarł 05.01.2019r. umowę leasingu samochodu osobowego o wartości przedmiotu tej umowy w kwocie 146.000zł netto, VAT 33.580zł,  179.580zł brutto. Pierwsza opłata wyniosła 23.600zł netto, 5.428 VAT, 29.028zł brutto natomiast raty leasingowe opiewają na 1.910żł netto, 439,30zł VAT, 2.349,30zł brutto. Podatnik będzie używał dany samochód do działalności mieszanej a więc odliczy 50% podatku VAT od faktur za leasing jak i od faktur dotyczących ponoszonych w trakcie jego użytkowania kosztów eksploatacyjnych. W pierwszym miesiącu użytkowania tj. w 01/2019r. podatnik posiada faktury za:

• paliwo – 800zł netto, 184zł VAT,
• opony zimowe 1.600zł netto, 368zł VAT,
• mycie auta – 60zł netto, 13,80zł VAT,

W jakiej wysokości wydatki podatnik będzie mógł ująć w koszty firmy?

Niestety pomimo, iż wartość przedmiot leasingu opiewa 146.000zł netto (mniej niż 150.000zł) to jednak należy jeszcze wziąć pod uwagę 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu. Zatem wartość przedmiotu leasingu na cele przyrównania limitu będzie wynosić 146.000zł netto + 16.790zł (50% VAT) = 162.790zł.

W drugiej kolejności należy obliczyć współczynnik, który będzie ustalał dozwoloną wielkość kosztów rat leasingowych i opłaty inicjacyjnej (do limitu 150.000zł).

150.000zł / 162.790zł = 92,14%

• Koszt opłaty wstępnej do zaksięgowania w PKPiR

(23.600zł + 50% x 5.428zł) x 92,14% = 24.245,72zł

• Koszt raty leasingowej do zaksięgowania w PKPiR

(1.910zł + 50% x 439,30zł) x 92,14% = 1962,26zł

• Koszt pozostałych wydatków eksploatacyjnych do ujęcia w PKPiR

–  faktura za paliwo -> (800zł + 50% x 184zł) x 75% = 669zł

–  faktura za opony zimowe -> (1.600zł + 50% x 368zł) x 75% = 1.338zł

–  faktura za mycie auta -> (60zł + 50% x 13,80zł) x 75% = 50,18zł

Wszystkie powyżej wyliczone koszty podatnik ujmie w kolumnie nr 13.

Przykład 2

Czynny podatnik VAT prowadzący PKPiR nabył dnia 08.01.2019r. na podstawie faktury VAT używany samochód osobowy o wartości 150.000zł netto, VAT 34.500zł, 184.500zł brutto. Podatnik będzie używał dany samochód do działalności mieszanej a więc odliczy 50% podatku VAT od faktur dotyczących ponoszonych w trakcie jego użytkowania kosztów eksploatacyjnych. W pierwszym miesiącu użytkowania tj. w 01/2019r. podatnik poniósł wydatki eksploatacyjne pojazdu udokumentowane fakturami za:

• paliwo – 1.200zł netto, 276zł VAT,
• wymiana koła dwumasowego – 3.100zł netto, 713zł VAT,
• wymiana opon – 100zł netto, 23zł VAT,
• ubezpieczenie OC – 1.200zł,
• ubezpieczenia AC – 3.500zł

W jakiej wysokości wydatki podatnik będzie mógł ująć w koszty firmy?

Z uwagi na przekroczenie progu kosztowego 150.000zł (+ 50% VAT) nabytego samochodu osobowego należy ustalić współczynnik, dzięki któremu podatnik ustali wartość kosztów stanowiących wydatki firmowe i będących podstawą ujęcia w PKPiR.

W pierwszej kolejności należy ustalić wartość samochodu na potrzeby przyrównania do limitu 150.000zł :

150.000zł netto + 17.250zł (50% VAT) = 167.250zł.

W drugiej kolejności należy obliczyć współczynnik, który będzie ustalał dozwoloną wielkość kosztów odpisów amortyzacyjnych i polisy AC (do limitu 150.000zł).

150.000zł / 167.250zł = 89,68%

W trzeciej kolejności podatnik ustala wysokość pozostałych wydatków eksploatacyjnych możliwych do ujęcia w PKPiR

–  faktura za paliwo -> (1.200zł + 50% x 276zł) x 75% = 1.003,50zł

–  faktura za wymianę koła dwumasowego -> (3.100zł + 50% x 713zł) x 75% = 2.592,38zł

–  faktura za mycie auta -> (100zł + 50% x 23zł) x 75% = 83,63zł

– polisa OC -> podatnik ujmie pełną wartość 1.200zł (oczywiście podzieloną na dni i miesiące),

– polisa AC -> podatnik obliczy roczną wartość polisy możliwą do ujęcia w PKPiR (w stosunku do limitu 150.000zł) w sposób następujący -> 3.500zł x 89,68% = 3.138,80zł (oczywiście podzieli ją na dni dla ujęcia miesięcznego w kosztach firmy).

Wszystkie powyżej wyliczone koszty podatnik ujmie w kolumnie nr 13.

Warto dodać, iż odpisy amortyzacyjne (których ujmowanie podatnik rozpocznie od miesiąca 02/2019r.) stanowiące koszty firmowe będą ustalane wyłącznie od wartości 150.000zł

Przykład 3

Osoba fizyczna będąca czynnym podatnikiem VAT i prowadząca księgi rachunkowe (do rozliczania kosztów stosuje konta zespołu „4”) używa w firmie swój prywatny samochód osobowy. Podatnik z tytułu użytkowania tego samochodu odlicza z faktur 50% podatku VAT. Z uwagi, że od stycznia 2019r. nie trzeba prowadzić kilometrówki, podatnik zaprzestał tej czynności. W 01/2019r. podatnik poniósł następujące wydatki związane z eksploatacją prywatnego samochodu, faktury za:

• paliwo – 800zł netto, 184zł VAT,
• naprawa samochodu – 1.200zł netto, 276zł VAT,
• mycie auta – 60zł netto, 13,80zł VAT,
• ubezpieczenie OC – 1.200zł,

W jakiej wysokości wydatki podatnik będzie mógł ująć w koszty firmy?

Podatnik ustali wysokość pozostałych wydatków eksploatacyjnych możliwych do ujęcia w KSH w następujący sposób:

–  faktura za paliwo -> (800zł + 50% x 184zł) x 20% = 178,40zł

–  faktura za naprawę auta -> (1.200zł + 50% x 276zł) x 20% = 267,60zł

–  faktura za mycie auta -> (60zł + 50% x 13,8zł) x 20% = 13,38zł

– polisa OC -> 1.200zł x 20% = 240zł (otrzymaną kwotę podatnik oczywiście dzieli na dni i miesiące, w uproszczeniu 240zł / 12 mc-y = 20zł miesięcznie),

Podatnik do rozliczenia kosztów, rozrachunków z kontrahentami i VAT używa m.in. następujących kont:

• 202 – zobowiązania wobec dostawców,
• 221 – podatek VAT naliczony podlegający odliczeniu,
• 249 – pozostałe rozrachunki (polisy),
• 401-03 – paliwo,
• 402-17 – usługi remontowe, mycie auta,
• 403 – podatek VAT niepodlegający odliczeniu,
• 409 – ubezpieczenia majątkowe
• 641 – czynne rozliczenia międzyokresowe – krótkoterminowe (do 12 miesięcy),
• 900 – wydatki NKUP (nie stanowiące kosztów),
• 901 – konto techniczne.

W rozliczeniu za 01/2019r. dokonał następujących księgowań:

• Zbiorcza faktura za paliwo:
• Ma – 202 zobowiązania wobec dostawców – 984zł,
• Wn – 401 paliwo – 800zł,
• Wn – 403 podatek VAT niepodlegający odliczeniu – 92zł,
• Wn – 221 podatek VAT podlegający odliczeniu – 92zł,
• Wn – 900 wydatki NKUP – 713,60zł (wyłączenie kosztów powyżej 20%),
• Wn – 901 konto techniczne – 713,60zł (wyłączenie kosztów powyżej 20%),
• Faktura za naprawę auta:
• Ma – 202 zobowiązania wobec dostawców – 1.476zł,
• Wn – 402-17 usługi remontowe, mycie auta – 1.200zł,
• Wn – 403 podatek VAT niepodlegający odliczeniu – 138zł,
• Wn – 221 podatek VAT podlegający odliczeniu – 138zł,
• Wn – 900 wydatki NKUP – 1.070,40zł (wyłączenie kosztów powyżej 20%),
• Wn – 901 konto techniczne – 1.070,40zł (wyłączenie kosztów powyżej 20%),
• Faktura za mycie auta:
• Ma – 202 Zobowiązania wobec dostawców – 73,80zł,
• Wn – 402-17 usługi remontowe, mycie auta – 60zł,
• Wn – 403 podatek VAT niepodlegający odliczeniu – 6,90zł,
• Wn – 221 podatek VAT podlegający odliczeniu – 6,90zł,
• Wn – 900 wydatki NKUP – 53,52zł (wyłączenie kosztów powyżej 20%)ł,
• Wn – 901 konto techniczne – 53,52zł (wyłączenie kosztów powyżej 20%),
• Polisa na samochód:
• Wn – 641 czynne rozliczenia międzyokresowe – 1.200zł,
• Ma – 249 pozostałe rozrachunki – 1.200zł, 

   

  przykładowe, miesięczne księgowanie polisy

• Wn – 409 ubezpieczenia majątkowe – 100zł,
• Ma – 641 czynne rozliczenia międzyokresowe – 100zł,
• Wn – 900 wydatki NKUP – 80zł (wyłączenie kosztów powyżej 20%)ł,
• Wn – 901 konto techniczne – 80zł (wyłączenie kosztów powyżej 20%),