Kontrola podatkowa – na co się przygotować?

Wszczęcie postępowania kontrolnego zazwyczaj budzi niepokój przedsiębiorców. Nawet jeżeli na co dzień rzetelnie rozliczamy się z podatków, dopełniamy wszystkich formalności i terminowo opłacamy zobowiązania wobec urzędu skarbowego, istnieje obawa że poprzez pośpiech, niedopatrzenie, a nawet w wyniku niewiedzy popełniliśmy błąd, nie dochowaliśmy terminu bądź nie dopełniliśmy innej formalności względem urzędu skarbowego.

Czym jest kontrola podatkowa i kogo dotyczy?

Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie przed urzędników prawidłowości rozliczeń danego podatnika i terminowego spełnienia wszystkich niezbędnych formalności. Postępowanie kontrolne może zostać wszczęte u każdego, kto zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawa podatkowego.

Polskie prawo przewiduje dwa rodzaje postępowań kontrolnych:

• kontrole podatkowe – wszczynane przez naczelnika urzędu skarbowego odpowiedniego względem miejscowości;
• kontrole celno-skarbowe – przeprowadzane przez Krajową Administrację Skarbową.

Dzisiaj skupimy się na kontroli podatkowej.

Termin oczekiwania na kontrolę – czy zawsze mamy czas na przygotowanie się do postępowania kontrolnego?

Co do zasady organ podatkowy ma obowiązek poinformować osobę prowadzącą działalność gospodarczą o zamiarze wszczęcia kontroli w jej firmie poprzez dostarczenie zawiadomienia o zamiarze jej przeprowadzenia.  Po upływie tygodnia począwszy od dnia doręczenia zawiadomienia urzędnicy mogą rozpocząć czynności kontrolne, chyba że przedsiębiorca wyrazi zgodę na wcześniejsze wszczęcie postępowania kontrolnego. W szczególnych przypadkach kontrola podatkowa może się odbyć bez konieczności zawiadomienia przedsiębiorcy z tygodniowym wyprzedzeniem, a mianowicie w sytuacji, gdy:

• dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,
• ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,
• dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,
• dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,
• ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• zostaje wszczęta z uwagi na okoliczności faktyczne uzasadniające niezwłoczne podjęcie kontroli (w szczególności istnieje ryzyko utraty materiału dowodowego albo uzasadnione prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego),
• ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury,
• dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin.
• podatnik został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli,
• przedsiębiorca jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
• podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Organ podatkowy ma wówczas obowiązek pisemnie poinformować przedsiębiorcę o przyczynie braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia postępowania kontrolnego.

W razie, gdy postępowanie kontrolne nie rozpocznie się do 30 dni począwszy od dnia doręczenia zawiadomienia, to aby ją przeprowadzić organ podatkowy musi ponownie wysłać odpowiednie pismo do podatnika.

W jaki sposób przygotować się do kontroli?

W przypadku, gdy kontrola jest zapowiedziana i mamy czas na przygotowanie się do czynności sprawdzających, warto wykorzystać ten okres oczekiwania na zweryfikowanie rozliczeń i sprawdzenie czy wszystkie formalności zostały spełnione w wyznaczonym terminie. Dzięki temu zyskamy pewność, że nasza księgowość prowadzona jest w sposób rzetelny, a takie przekonanie z pewnością pomoże nam zredukować stres związany z postępowaniem kontrolnym. Przed wszczęciem kontroli należy również zadbać o to, aby dokumenty były ułożone we właściwy sposób, a wszystkie niezbędne ewidencje, rejestry i deklaracje wydrukowane.

Najlepszym rozwiązaniem w celu odpowiedniego przygotowania się do ewentualnej kontroli jest oczywiście bieżące kontrolowanie swoich rozliczeń, drukowanie rejestrów, ewidencji i deklaracji oraz segregowanie dokumentów. Nie należy również zapominać o stałym śledzeniu zmian w przepisach ponieważ niewiedza nie zwalnia nas z odpowiedzialności. 

Przedsiębiorca może w formie pisemnego upoważnienia wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za reprezentowanie go w razie wszczęcia kontroli podatkowej. Taką osobę można wskazać  w urzędzie skarbowym właściwym do rozliczenia podatku dochodowego przedsiębiorcy.

Warto wiedzieć, że zgodnie z przepisami kontrola podatkowa powinna zakończyć się bez zbędnej zwłoki, przed upływem miesiąca począwszy od dnia wszczęcia kontroli. W razie, gdy organ podatkowy stwierdzi, że dane postępowanie jest szczególnie trudne do przeprowadzenia, to ma wówczas dwa miesiące na czynności sprawdzające. Jeżeli postępowanie kontrolne przedłuża się bez uzasadnienia, podatnik może podjąć odpowiednie kroki (złożyć ponaglenie i skargę).

Co zrobić w razie wykrycia nieprawidłowości przed wszczęciem postępowania kontrolnego?

W przypadku, gdy w ramach weryfikacji poprawności rozliczeń przed wszczęciem kontroli podatkowej uda nam się samodzielnie wykryć nieprawidłowości, należy złożyć korekty odpowiednich deklaracji i zapłacić ewentualny zaległy podatek wraz z odsetkami.