Kiedy sprzedawca ma obowiązek a kiedy może odmówić wystawienia faktury korygującej?

Wystawianie faktur jest nieodłączną częścią prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku, gdy naszymi kontrahentami są inne firmy. W obrocie gospodarczym obok faktury VAT bardzo często wystawiana jest również faktura korygująca. Powodów do wystawienia korekty może być wiele, począwszy od wykrycia błędu na fakturze pierwotnej, poprzez zwrot towaru, a kończąc na braku realizacji zamówienia przez sprzedawcę.

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Obowiązek wystawienia faktury korygującej, najogólniej rzecz biorąc spoczywa na sprzedawcy w trzech przypadkach:

1) zaistnienie zdarzenia gospodarczego powodującego zmniejszenie/zwiększenie ceny po wystawieniu faktury pierwotnej, takiego jak:

• udzielenie obniżki ceny w formie rabatu,
• udzielenie opustów i obniżek cen,
• dokonanie zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonanie zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• podwyższenie ceny.

2) stwierdzenie pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

3) stwierdzenie, że wystawiona faktura nie zawiera wszystkich obowiązkowych elementów.

Dla przypomnienia na podstawie art. 106e ust. 1 faktura powinna zawierać następujące dane:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem;

Jeżeli zatem faktura, którą otrzymaliśmy od kontrahenta nie zawiera przynajmniej jednego z wyżej wymienionych elementów, czyli dokument jest niezgodny z obowiązującymi przepisami, to sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej.

Co zrobić gdy sprzedawca odmawia wystawienia faktury korygującej?

Niestety, zdarza się że z różnych powodów sprzedawca odmawia wystawienia faktury korygującej. W takiej sytuacji przede wszystkim należy zacząć od rozmowy z kontrahentem i wystosowania pisemnej prośby o wystawienie faktury korygującej, w której przedstawimy nasze argumenty poparte przepisami (możemy powołać się na odpowiednie paragrafy w ustawie o VAT). Być może niechęć do wystawienia korekty wynika bowiem nie ze złej woli, a z nieznajomości przepisów przedsiębiorcy. Wskazanie konkretnych przepisów często jest wystarczającym argumentem dzięki któremu uda nam się uzyskać fakturę korygującą.

Jeżeli została zawarta umowa, której treść nie zgadza się z wystawioną fakturą należy powołać się na zapisy w umowie. Warto mieć na uwadze, że przepisy nie definiują konkretnego wzoru umowy, jaka powinna zostać zawarta pomiędzy kontrahentami. Oznacza to, że umową są wszystkie ustalenia, także mailowe.

W razie, gdy kontrahent w dalszym ciągu odmawia wystawienia korekty, możemy skierować sprawę na drogę sądową. Trzeba pamiętać, aby przed postępowaniem zebrać odpowiednią ilość dowodów potwierdzających nasze stanowisko, takich jak różnego rodzaju pisma, maile czy zeznania świadków.

Kiedy i w jaki sposób nabywca samodzielnie może skorygować dane na fakturze?

Przepisy dopuszczają również możliwość samodzielnego skorygowania przez nabywcę niektórych błędów na fakturze. Nabywca w razie stwierdzenia nieprawidłowości na fakturze może wystawić notę korygującą w przypadku, gdy błąd dotyczy danych formalnych takich jak np. numer NIP, adres czy nazwa firmy.

Noty korygującej nie można wystawić wówczas, gdy pomyłka odnosi się do:

1) miary i ilości dostarczonych towarów lub wykonywanych usług;

2) ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);

3) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

4) wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

5) stawki podatku;

6) sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

7) kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

8) kwoty należności ogółem.

Oznacza to, że w przypadku, gdy błąd dotyczy jakiegokolwiek elementu faktury spoza powyższej listy, nabywca może samodzielnie skorygować dokument poprzez wystawienie noty korygującej. Taka możliwość jest przydatna szczególnie w sytuacji, gdy mamy utrudniony kontakt ze sprzedawcą lub odmawia on wystawienia faktury korygującej.

W jaki sposób wystawić notę korygującą?

Na podstawie art. 106k ust. 1 nota korygująca powinna zawierać następujące dane:

1) wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;

2) numer kolejny i datę jej wystawienia;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;

5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Kiedy sprzedawca może odmówić wystawienia faktury korygującej?

Jeżeli natomiast faktura jest wystawiona zgodnie z przepisami i umową zawartą między kontrahentami, to nabywca nie może żądać od sprzedawcy wystawienia faktury korygującej.

Przepisy ściśle definiują terminy wystawiania faktur i każdy przedsiębiorca powinien je zachowywać. Na podstawie art. 106i ust. 7 ustawy o VAT faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi, otrzymaniem całości lub części zapłaty, a jednocześnie nie później niż do 15-stego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Nabywca nie może zatem wymagać wystawienia faktury (lub korekty) wcześniej niż na 30 dni  przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi, otrzymaniem całości lub części zapłaty lub później niż do 15-stego dnia miesiąca następującego po miesiącu , w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Sprzedawca ma prawo do wystawienia jednej zbiorczej faktury dokumentującej całą sprzedaż na rzecz danego podmiotu. Nabywca również w tym przypadku nie ma prawa do wystąpienia o wystawienie faktury korygującej.

Podsumowując, możemy stwierdzić że jeżeli faktura zawiera wszystkie niezbędne elementy, nie jest niezgodna z przepisami i nie różni się od ustaleń między kontrahentami, to nie ma podstaw do korygowania dokumentu.