Rozliczanie kaucji w systemie kaucyjnym (PIT/CIT)

Z artykułu dowiesz się:

• Czy pobranie i zwrot kaucji wpływają na podatki dochodowe
• Kiedy przepadła kaucja może stać się kosztem firmowym (KUP)
• Jak bezpiecznie udokumentować i zaksięgować stratę
• Gdzie czai się ryzyko

Wprowadzony  system kaucyjny przyniósł przedsiębiorcom nowe obowiązki podatkowe i ewidencyjne, rodząc wiele pytań o kwestie przychodów, kosztów czy dokumentowania utraconej kaucji.

Ponieważ przepisy o PIT i CIT nie zawierają dedykowanych regulacji dla nowego systemu, wszelkie wątpliwości musimy rozstrzygać na zasadach ogólnych oraz w oparciu o dotychczasowe orzecznictwo sądów.

Istota kaucji w systemie kaucyjnym

Kaucja to kwota pobierana przy sprzedaży napoju znajdującego się w opakowaniu objętym systemem kaucyjnym, która podlega zwrotowi po oddaniu opakowania przez użytkownika.

Podmioty wprowadzające napoje oraz podmioty reprezentujące muszą prowadzić elektroniczną ewidencję opakowań (wprowadzonych i zwróconych).

Rejestr powinien zawierać dane o ich rodzaju, liczbie oraz rocznej wartości pobranej i oddanej kaucji.

Podmiot reprezentujący ma obowiązek prowadzić te zapisy osobno dla każdego producenta.

Kaucja w systemie kaucyjnym ma charakter zwrotny, co oznacza, że co do zasady nie stanowi trwałego przysporzenia majątkowego po stronie podmiotu ją pobierającego.

Z tego względu jej pobranie i zwrot wywołują odmienne skutki podatkowe niż standardowa sprzedaż towarów.

Szczególne znaczenie dla rozliczeń podatkowych ma natomiast sytuacja, w której kaucja nie zostaje zwrócona użytkownikowi z uwagi na nieoddanie opakowania objętego systemem kaucyjnym.

Przychód podatkowy a zwrotny charakter kaucji w systemie kaucyjnym

Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz od osób prawnych (CIT) nie określają odrębnych zasad rozliczenia kaucji w systemie kaucyjnym wprowadzonym do polskiego porządku prawnego z dniem 1 października 2025 roku.

W konsekwencji ustalenie zasad rozliczenia kaucji w nowym systemie kaucyjnym w Polsce wymaga zastosowania ogólnych regulacji wynikających z ustaw o podatkach dochodowych.

W przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych wynika to z art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym za przychód z działalności gospodarczej uważa się „kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane”.

Natomiast w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT stanowi, że przychodami są w szczególności „otrzymane pieniądze, wartości pieniężne”.

Co szczególnie istotne dla celów rozliczenia kaucji w systemie kaucyjnym w orzecznictwie sądów administracyjnych i praktyce organów podatkowych utrwaliło się stanowisko, że aby zaliczyć dane przysporzenie majątkowe do przychodów danego podmiotu, musi ono posiadać przymiot trwałości i definitywności, a więc nie wystarczy, że jedynie formalnie stanowi ono pewne przysporzenie na rzecz podmiotu, który je uzyskuje. Oznacza to, że musi ono w sposób ostateczny faktycznie powiększyć aktywa podatnika, ewentualnie trwale zmniejszyć jego zobowiązania.

Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 16 marca 2022 roku sygn. akt II FSK 1695/19: „Przychodem jest tylko takie przysporzenie majątkowe, które ma charakter trwały (definitywny), a przez to – prawnie uchwytny”.

Stanowisko to zostało również potwierdzone w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 listopada 2018 r., sygn. akt II FSK 799/18, w którym NSA wskazał, że:

„Mimo, że nie wynika to wprost z brzmienia przepisu art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f., za przychody podatkowe mogą być uznane tylko takie świadczenia, które nie mają charakteru zwrotnego. Przychód jest bowiem w istocie określonym przyrostem majątkowym, a zatem jego otrzymanie musi mieć charakter definitywny”.

Przychód podatkowy wymaga trwałego i bezzwrotnego zwiększenia majątku podatnika. Ponieważ pobierana kaucja ma charakter przejściowy i podlega zwrotowi, jej otrzymanie nie generuje przychodu w momencie pobrania.

W jaki sposób rozliczyć kaucję w systemie kaucyjnym w podatku dochodowym (PIT/CIT)?

Pobranie kaucji w ramach systemu kaucyjnego oraz jej późniejszy zwrot co do zasady pozostają neutralne na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku dochodowego od osób prawnych.

Oznacza to, że otrzymanie kaucji przez podmiot zobowiązany do jej poboru zasadniczo nie skutkuje powstaniem przychodu podatkowego, natomiast jej zwrot użytkownikowi oddającemu opakowanie objęte systemem kaucyjnym nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Wynika to z faktu, że kaucja pobierana w ramach systemu kaucyjnego ma charakter zwrotny.

Środki pieniężne otrzymane z tego tytułu nie stanowią trwałego oraz definitywnego przysporzenia majątkowego po stronie podmiotu pobierającego kaucję, ponieważ zgodnie z założeniami systemu podlegają zwrotowi po oddaniu opakowania objętego systemem kaucyjnym.

Kaucja pobierana w ramach systemu kaucyjnego pełni bowiem funkcję gwarancyjną i zabezpieczającą.

Jej istotą jest zabezpieczenie zwrotu opakowania objętego systemem kaucyjnym, przy czym co do zasady nie stanowi ona zapłaty za dostawę towarów ani nie jest zaliczana na poczet ceny sprzedawanego produktu.

Środki pieniężne otrzymane tytułem kaucji mogą zostać zatrzymane w sytuacjach określonych przepisami, tj. w przypadku nieoddania opakowania objętego systemem kaucyjnym.

Tym samym pobrana kaucja ma charakter przejściowy i nie prowadzi do definitywnego zwiększenia majątku podatnika.

Z tych samych względów również zwrot kaucji nie może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów.

Zwrot środków pieniężnych pobranych wcześniej tytułem kaucji stanowi bowiem wykonanie obowiązku wynikającego z funkcjonowania systemu kaucyjnego i nie wiąże się z poniesieniem definitywnego ciężaru ekonomicznego przez podmiot dokonujący zwrotu.

Analogicznie również wpłata kaucji przez podmiot zobowiązany do jej uiszczenia nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, ponieważ wydatek ten ma charakter zwrotny i nie prowadzi do definitywnego uszczuplenia majątku podatnika.

W praktyce oznacza to, że zarówno pobranie kaucji, jej wpłata, jak i późniejszy zwrot pozostają poza wynikiem podatkowym podatnika do momentu wystąpienia okoliczności powodujących definitywne zatrzymanie środków pieniężnych.

Analogiczne stanowisko prezentowane jest w interpretacjach organów podatkowych dotyczących kaucji o charakterze zwrotnym. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Zwrotność kaucji decyduje o jej całkowitej neutralności podatkowej – jej pobranie nie generuje przychodu, a zwrot nie stanowi kosztu. Ta zasada zmienia się dopiero w momencie, gdy kaucja zostanie definitywnie zatrzymana.

Przykład 1

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca sprzedaż napojów objętych systemem kaucyjnym sprzedała w kwietniu 2026 roku 12 000 butelek objętych systemem kaucyjnym. Kaucja pobierana od jednej butelki wynosiła 0,50 zł, w związku z czym łączna wartość pobranej od klientów kaucji wyniosła 6 000 zł. W tym samym miesiącu klienci zwrócili część opakowań objętych systemem kaucyjnym, a spółka dokonała zwrotu kaucji w łącznej kwocie 4 200 zł.

Pobrana przez spółkę kaucja w kwocie 6 000 zł nie stanowi przychodu podatkowego dla celów CIT, ponieważ środki te mają charakter zwrotny i podlegają zwrotowi po oddaniu opakowań objętych systemem kaucyjnym. Jednocześnie zwrot kaucji w kwocie 4 200 zł nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, ponieważ spółka zwraca środki pieniężne wcześniej pobrane tytułem kaucji. Oznacza to, że zarówno pobranie kaucji, jak i jej zwrot pozostają neutralne podatkowo do momentu wystąpienia okoliczności skutkujących definitywnym zatrzymaniem kaucji.

Zapłata kaucji a koszt podatkowy

Neutralność podatkowa dotyczy również podmiotu wpłacającego kaucję – jej uiszczenie nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Ponieważ wydatek ten jest zwrotny, nie powoduje on trwałego i definitywnego uszczuplenia majątku firmy.

Jednym z warunków uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów jest natomiast jego definitywny charakter. Oznacza to, że wydatek musi mieć charakter ostateczny i bezzwrotny.

W przypadku kaucji wpłacanej w ramach systemu kaucyjnego warunek ten co do zasady nie jest spełniony, ponieważ podmiot wpłacający kaucję zachowuje prawo do jej odzyskania po dokonaniu zwrotu opakowań objętych systemem kaucyjnym.

W konsekwencji wpłata kaucji pozostaje neutralna podatkowo do momentu wystąpienia okoliczności skutkujących utratą prawa do jej zwrotu.

Przykład 2

Spółka jawna prowadząca działalność gastronomiczną nabyła w maju 2026 roku napoje objęte systemem kaucyjnym do dalszego wykorzystania w działalności gospodarczej.

W związku z zakupem produktów spółka uiściła kaucję w łącznej kwocie 1 250 zł. Po wykorzystaniu napojów opakowania zostały zwrócone do punktu zbiórki, a spółka odzyskała wpłaconą wcześniej kaucję.

Wpłacona przez spółkę kaucja nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, ponieważ ma charakter zwrotny i podlega odzyskaniu po oddaniu opakowań objętych systemem kaucyjnym.

Jednocześnie otrzymany zwrot kaucji nie powoduje powstania przychodu podatkowego. Oznacza to, że zarówno wpłata, jak i odzyskanie kaucji pozostają neutralne na gruncie podatku dochodowego.

Niezwrócona kaucja w systemie kaucyjnym a koszty uzyskania przychodów

Zwrotna kaucja jest w pełni neutralna podatkowo – jej pobranie nie generuje przychodu, a wpłata nie stanowi kosztu. Sytuacja zmienia się jednak, gdy opakowanie zostanie zniszczone lub zgubione, a odzyskanie pieniędzy staje się niemożliwe.

Wtedy pojawia się kluczowe pytanie: czy i na jakich warunkach utraconą kaucję można ostatecznie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (KUP)?

Jeśli stracisz możliwość odzyskania kaucji, jej wartość może trafić w koszty (KUP), co stanowi wyjątek od zasady neutralności podatkowej. Wymaga to jednak spełnienia warunków ustawowych i indywidualnej oceny sytuacji, co oficjalnie potwierdziło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z 28 kwietnia 2026 roku na platformie EUREKA.

Dla celów rozliczenia utraconej kaucji na gruncie podatku dochodowego istotne znaczenie mają zarówno przyczyny utraty możliwości odzyskania kaucji, jak i charakter samego wydatku oraz okoliczności towarzyszące powstaniu tej straty.

Warunkiem zaliczenia utraconej kaucji do kosztów uzyskania przychodów jest przede wszystkim spełnienie ogólnych przesłanek uznania wydatku za koszt podatkowy określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z tymi przepisami kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT.

Oznacza to, że pierwotny zakup produktów objętych systemem kaucyjnym powinien być racjonalny oraz gospodarczo uzasadniony z perspektywy działalności prowadzonej przez podatnika.

Może to dotyczyć przykładowo zakupu napojów przeznaczonych dla pracowników, klientów lub kontrahentów podczas spotkań biznesowych.

Warunkiem zaliczenia straty do kosztów jest jej definitywny i nieodwracalny charakter, spowodowany np. zniszczeniem, skażeniem lub zgubieniem opakowania.

Sam brak butelki to za mało – musisz wykazać, że faktycznie i bezpowrotnie utraciłeś możliwość odzyskania wpłaconych pieniędzy.

Samo nieodzyskanie kaucji nie oznacza automatycznie prawa do ujęcia jej w kosztach.

Jeśli nie zwracasz opakowań z powodu złej organizacji firmy lub rażącego niedbalstwa, urzędnicy mogą zakwestionować taki koszt jako dobrowolną rezygnację. Wydatek musi zawsze spełniać ogólne warunki ustaw o PIT i CIT, by mógł bezpiecznie obniżyć podatek.

Nie mniej istotne znaczenie dla możliwości zaliczenia utraconej kaucji do kosztów uzyskania przychodów ma właściwe udokumentowanie okoliczności powodujących utratę prawa do jej odzyskania.

Samo wskazanie, że opakowanie zostało zagubione lub nie zostało zwrócone do systemu kaucyjnego, nie musi być jeszcze wystarczające do wykazania, że kaucja definitywnie utraciła swój zwrotny charakter i podatnik utracił rzeczywistą możliwość jej odzyskania.

Podatnik powinien bowiem dysponować stosowną dokumentacją pozwalającą wykazać zarówno definitywny charakter utraty kaucji, jak i okoliczności, w których utrata ta nastąpiła.

W praktyce szczególnego znaczenia nabiera zatem prawidłowe dokumentowanie strat dotyczących opakowań objętych systemem kaucyjnym oraz właściwe ujęcie takich zdarzeń dla celów ewidencyjnych i podatkowych.

W konsekwencji możliwość zaliczenia utraconej kaucji do kosztów uzyskania przychodów nie może zostać oceniona w sposób automatyczny i wymaga każdorazowo szczegółowej analizy wszystkich okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.

Dopiero po ustaleniu przyczyn utraty możliwości odzyskania kaucji, charakteru poniesionego wydatku oraz spełnienia przesłanek uznania go za koszt podatkowy możliwe jest rozstrzygnięcie, czy wydatek może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów, a także określenie momentu poniesienia tego kosztu.

Dokumentowanie utraty prawa do odzyskania kaucji i księgowanie kosztu

Dla celów podatkowych szczególne znaczenie ma właściwe udokumentowanie okoliczności powodujących utratę prawa do odzyskania kaucji. To na podatniku spoczywa obowiązek wykazania, że utrata prawa do odzyskania kaucji ma charakter definitywny i nieodwracalny.

Oznacza to, że podatnik powinien dysponować dokumentacją pozwalającą ustalić zarówno przyczynę utraty możliwości odzyskania kaucji, jak i moment, w którym utrata ta nastąpiła.

Samo wskazanie, że opakowanie zostało zagubione lub nie zostało zwrócone do systemu kaucyjnego, nie jest jeszcze wystarczające do wykazania, że kaucja definitywnie utraciła swój zwrotny charakter i podatnik utracił rzeczywistą możliwość jej odzyskania.

Dla celów dowodowych istotne znaczenie ma zatem odpowiednie udokumentowanie zdarzenia powodującego utratę prawa do odzyskania kaucji.

Przepisy nie narzucają oficjalnego wzoru dokumentu, dlatego w praktyce stratę potwierdza się protokołem zniszczenia lub utraty opakowań.

Aby miał on wartość dowodową dla fiskusa, musi zawierać datę, przyczynę zdarzenia, liczbę i rodzaj opakowań oraz wartość utraconej kaucji.

Odpowiednie udokumentowanie straty decyduje o momencie ujęcia kosztu podatkowego, a sam protokół utraty traktuje się jako tzw. „inny dowód księgowy”.

Na jego podstawie rozliczasz wydatek w dacie wystawienia dokumentu. W pełnej księgowości przenosisz wtedy wartość kaucji z konta rozrachunkowego w pozostałe koszty operacyjne, a w KPiR wpisujesz ją do kolumny 15 („Pozostałe wydatki”).

Masowe lub powtarzalne nieoddawanie opakowań rodzi ryzyko, że fiskus uzna utratę kaucji za dobrowolną rezygnację, a nie losową stratę.

W takich przypadkach zaliczenie jej do kosztów wymaga indywidualnej oceny i solidnego udokumentowania przyczyn.

Czy od pobranej kaucji muszę odprowadzić podatek dochodowy pod koniec miesiąca?

Nie. Pobrana kaucja jest neutralna podatkowo na gruncie PIT i CIT. Nie wykazujesz jej jako przychodu, dopóki ma charakter zwrotny.

Woda dla pracowników i zgubienie kilku butelek. Czy wartość utraconej kaucji można automatycznie zaksięgować w koszty?

Tak, ale pod warunkiem sporządzenia odpowiedniego dokumentu (np. protokołu utraty/zniszczenia) potwierdzającego, że strata miała charakter losowy i definitywny, a sam zakup wody był uzasadniony przepisami BHP lub potrzebami firmy.

Czy masowe niezwracanie butelek można wrzucić w koszty firmy?

Nie zaleca się tego. Jeśli brak zwrotu opakowań wynika wyłącznie z niedbałego zarządzania i braku chęci ich oddawania (mimo łatwego dostępu do punktów skupu), fiskus może uznać to za wydatek niestanowiący kosztu uzyskania przychodów z powodu braku gospodarczego uzasadnienia.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa