Kasy fiskalne online – co powinieneś wiedzieć?

Wprowadzenie obowiązkowych kas fiskalnych online dla części przedsiębiorców było zapowiadane już od dawna, a ostateczny termin ich wdrożenia przesuwany kilkakrotnie. Od stycznia 2020 roku zapowiedzi stały się rzeczywistością i kasy fiskalne online są już obowiązkiem dla niektórych branż. Kto musi posiadać nowy rodzaj kas rejestrujących? Czy przymusowa zmiana kasy fiskalnej daje prawo do odliczenia ulgi na jej zakup? Z jakimi praktycznymi problemami spotykają się przedsiębiorcy?

Czym charakteryzują się kasy fiskalne online?

Kasy fiskalne online, podobnie jak tradycyjne kasy rejestrujące służą do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Nowe typy kas rejestrujących umożliwiają przekazywanie danych  z paragonów, takich jak m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten odbiera i gromadzi dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane są przekazywane w czasie rzeczywistym, bezpośrednio i automatycznie.

W związku z wdrożeniem systemu kas online ograniczono zakres obowiązków podatników, a mianowicie:

• zniesiono obowiązek zgłoszenia kasy online do naczelnika urzędu skarbowego na papierowym druku w celu otrzymania numeru ewidencyjnego,
• użytkownicy kas fiskalnych online nie muszą drukować kopii dokumentów fiskalnych.

Art. 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących

„Podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych.”

Art. 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących

„W przypadku, o którym mowa w art. 111 ust. 3ab pkt 2 ustawy, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia.”

Kogo obejmuje obowiązek posiadania kas online?

Kasy fiskalne online docelowo mają dotyczyć wszystkich podatników, jednak ustawodawcy zdecydowali się rozpocząć rewolucję od wybranych branż. Od stycznia 2020 roku kasy fiskalne online mają obowiązek posiadać podatnicy:

• świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność w innych obszarach niż wymienione powyżej na ten moment nie mają obowiązku instalacji i używania kas fiskalnych online.

Branże, które jeszcze w tym roku, a mianowicie od lipca 2020 roku muszą wymienić kasy rejestrujące to hotelarstwo (w zakresie krótkoterminowego zakwaterowania) i gastronomia oraz przedsiębiorcy sprzedający węgiel. W kolejnym roku (od stycznia 2021) do podatników obowiązanych do posiadania kas fiskalnych online dołączą firmy świadczące usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, lekarze, dentyści, prawnicy a także obiekty mające na celu poprawę kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu. Na 2023 rok planowane jest wycofanie dotychczasowych tradycyjnych kas rejestrujących, od tej pory każdy przedsiębiorca używający kasy fiskalnej będzie musiał posiadać kasę fiskalną online.

Komu przysługuje ulga na kasę?

Jak widzimy obowiązek zakupu kasy fiskalnej online już niedługo obejmie każdego podatnika. Nie ma przeciwwskazań, aby kupić odpowiedni sprzęt wcześniej, od 1 maja 2019 roku kasy fiskalne online są dostępne na rynku. Wprowadzono także terminy, po których nie będzie już można kupić kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii,

• 31 grudnia 2022 roku – dla kas z elektronicznym zapisem kopii,
• 31 sierpnia 2019 roku – dla kas z papierowym zapisem kopii.

W dalszym ciągu można natomiast używać kas starego typu, oczywiście o ile dana działalność nie ma obowiązku instalacji kasy fiskalnej online w terminach wymienionych w poprzednim paragrafie.

Osoby nabywające kasy fiskalne online mogą otrzymać do 700 zł refundacji na zakup urządzenia.  Ulga na zakup kasy wynosi 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Odliczenie przysługuje w stosunku do kas, które zostały zakupione nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika.

Art. 1 pkt 3g ustawy z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach.

„Podatnicy, u których:

1) powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a,

2) nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży

– mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.”