Kasa fiskalna a zawieszenie działalności gospodarczej

Zawieszenie działalności gospodarczej oznacza zwolnienie przedsiębiorcy z wielu obligatoryjnych obowiązków, gdy jest ona aktywna, ale jednocześnie nakłada na niego pewne obowiązki jak i umożliwia przeprowadzenie niektórych, koniecznych i niezbędnych do dalszego funkcjonowania firmy czynności.

Zawieszenie działalności gospodarczej

Przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy jednak niż 30 dni. Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej i trwa do dnia wskazanego w tym wniosku albo we wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej albo do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z niej bieżących przychodów. W czasie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:

• może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów,
• może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
• ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
• może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą,
• może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego.

Z powyższego można zaobserwować, iż ustawodawca wymieniając czynności możliwe do realizowania w czasie zawieszenia działalności, nie zakazuje wykonywania czynności związanych z utrzymaniem kasy fiskalnej. Podatnik musi natomiast mieć na uwadze kilka aspektów odnośnie funkcjonowania kasy rejestrującej w okresie zawieszenia działalności.

Rozpoczęcie okresu zawieszenia działalności

Podstawową kwestią dla podatnika rozpoczynającego zawieszenie swojej działalności gospodarczej (i korzystającego z kasy fiskalnej) jest to, że nie ma on żadnego obowiązku zgłaszania do urzędu skarbowego informacji o np. wyrejestrowaniu kasy czy nie prowadzeniu ewidencji przy jej pomocy. Podatnik po prostu zawiesza działalność i począwszy od pierwszego dnia zawieszenia nie dokonuje sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Nie oznacza to jednak, że nie może on w trakcie zawieszenia w ogóle korzystać z rejestracji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej. Z kolei po odwieszeniu działalności podatnik nadal może korzystać z rejestrowania sprzedaży za pomocą tej samej kasy.

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej podatnik nie wykonuje ani raportów dobowych ani raportów miesięcznych. Wyjątkową sytuacją, w której będzie zobowiązany to uczynić to okoliczność wystąpienia sprzedaży dla osoby prywatnej (nieprowadzącej żadnej działalności gospodarczej) lub rolnika ryczałtowego. W tej sytuacji do końca dnia, w którym przeprowadzono transakcję podatnik winien wygenerować i wydać odbiorcy paragon fiskalny a dla siebie raport dobowy a z końcem danego miesiąca raport miesięczny. Następnie, jeżeli w dalszym okresie zawieszenia nie wystąpiła żadna sprzedaż, podatnik nie generuje raportów dobowych jak i miesięcznych, chyba, że ponownie wystąpi transakcja tego typu.

Przykładem takiej sprzedaży może być zbycie przez podatnika wyposażenia firmy. Przy tej okazji warto wspomnieć, iż sprzedaż środków trwałych firmy nie ewidencjonuje się za pomocą kasy rejestrującej nawet, jeżeli odbiorcą jest osoba prywatna nieprowadząca żadnej działalności. W tym wypadku podatnik wystawia fakturę sprzedaży.

Obowiązki przedsiębiorcy odnośnie kasy fiskalnej w okresie zawieszenia działalności

Oprócz powyższych podstawowych zasad funkcjonowania kas rejestrujących podatnik w okresie zawieszenia działalności gospodarczej obligatoryjnie musi przeprowadzić przegląd techniczny kasy fiskalnej. Może się, bowiem zdarzyć, że data obowiązkowego przeglądu przypadnie na okres zawieszenia działalności gospodarczej. Dlatego też w tym celu podatnik winien zgłosić zdarzenie przeprowadzenia tej czynności do serwisu kas fiskalnych, u których nabył daną kasę fiskalną. Sam fakt zawieszenia nie ma najmniejszego wpływu na obowiązek dokonania przeglądu technicznego, co ustawodawca w potwierdza art 111 ust. 3a ustawy o VAT, gdzie wymieniając obowiązki podatnika stosującego kasę fiskalną, nie przewiduje, że zawieszenie działalności ma powodować odroczenie w czasie dokonania przeglądu technicznego kasy.

W okresie zawieszenia działalności gospodarczej podatnik powinien także zgłaszać właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących fakt wystąpienia ewentualnej nieprawidłowości w pracy kasy.

Jeżeli zdarzy się również sytuacja, że w tym okresie organ podatkowy zażąda udostępnienie kasy do kontroli, wówczas podatnik także ma obowiązek umożliwić skontrolowanie posiadanej kasy rejestrującej.

Także w okresie zawieszenia podatnik winien prowadzić i przechowywać dokumentację, w której zawarte są informacje o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej (książka kasy).

Ponadto należy nadmienić, iż jeżeli podatnik w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, będzie wówczas zobligowany do zwrotu uprzednio zastosowanej ulgi na zakup kasy rejestrującej.

Zwrot ulgi na nabycie kasy rejestrującej w okresie zawieszenia działalności

Podatnik jest zobowiązany do zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej, jeżeli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za  pomocą kasy rejestrującej zaprzestanie jej używania.
W tym miejscu należy podkreślić, że zaprzestanie używania kasy fiskalnej może nie być tożsame z dniem rozpoczęcia okresu zawieszenia działalności, ponieważ w okresie zawieszenia działalności (trwającego np. 3 lata i powyżej) może wystąpić u podatnika konieczność zarejestrowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej. ·

W innym wypadku podatnik może np. zawiesić działalność na 2 lata, nie używać kasy fiskalnej w okresie zawieszenia a następnie po odwieszeniu działalności ponownie użyć kasy a zatem w tej sytuacji okres 3 letni nie używania kasy do sprzedaży również nie wystąpi.
Natomiast należy nadmienić, że jeżeli podatnik np. zdecyduje się na zawieszenie działalności na okres 3 lat i nie będzie używał kasy fiskalnej a następnie wznowi ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą danej kasy rejestrującej po okresie 3 lat, wówczas będzie zobligowany do zwrotu ulgi na zakup kasy rejestrującej. Zatem, gdy okres zawieszenia będzie trwał powyżej 3 lat i w tym okresie podatnik ani razu nie użyje kasy fiskalnej, to w tym wypadku będzie zobligowany do zwrotu ulgi na zakup kasy rejestrującej (oczywiście, jeżeli przy zakupie z niej skorzystał).

Warto w tym momencie uwzględnić także rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27.10.2010r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, gdzie ustawodawca wskazuje, iż podatnicy są zobowiązani do zwrotu ulgi na zakup kas rejestrujących (także, gdy jedno z poniższych zdarzeń nastąpi w okresie zawieszenia działalności), jeżeli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy:

• zaprzestaną działalności,
• nastąpi otwarcie likwidacji,
• zostanie ogłoszona upadłość,
• nastąpi sprzedaż firmy, a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży,
• dokonają odliczenia ulgi w sposób nieprawidłowy (ujęcie jej w deklaracji VAT w zbyt późnym okresie czasu, odliczenie nieprawidłowej kwoty, zgłoszenie kasy po terminie, itp.).

Definitywne zakończenie ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej w okresie zawieszenia działalności

Jeżeli w okresie zawieszenia działalności (i nie tylko w tym okresie) podatnik zdecyduje o definitywnym zakończeniu sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej, wówczas będzie zobligowany do:

• wykonania raportu fiskalnego dobowego i raportu fiskalnego okresowego (miesięczny),
• złożenia wniosku do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym (załącznik nr 3 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących),
• złożenia wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego,
• dokonania przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Analogicznie jak wcześniej, jeżeli w tym przypadku podatnik zakończy definitywnie prowadzenie ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania, wówczas będzie zobowiązany do zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej.

Wznowienie działalności gospodarczej a kasa fiskalna

Podatnik, który dokonał odwieszenia działalności uwzględniając także wcześniej wymienione przesłanki może kontynuować prowadzenie ewidencji sprzedaży za pomocą dotychczasowej kasy rejestrującej. Nie musi on zgłaszać tego faktu do urzędu skargowego ani dokonywać jakiejkolwiek fiskalizacji kasy (oczywiście, jeżeli wcześniej używał już tej kasy i kasa nie jest dopiero, co zakupiona i jeszcze nie nastąpiła pierwsza fiskalizacja).