Jednolity Plik Kontrolny – wysyłamy co miesiąc czy na żądanie?

Jednolity Plik Kontrolny stanowi zbiór danych z elektronicznych ewidencji i rejestrów firmy sporządzanych za odpowiedni okres. Przekazywany jest do Ministerstwa Finansów w ściśle określonej formie (schemat XML). Od początku 2018 roku obowiązek przesyłania JPK objął już wszystkich przedsiębiorców. Jak często trzeba to robić?

Wszystko zależy od struktury JPK – szczegóły w artykule.

W jakim celu wprowadzono Jednolity Plik Kontrolny?

Zbiory danych w formie JPK generowane i wysyłane przez przedsiębiorców do MF mają na celu skrócenie czasu kontroli, dzięki temu ma się zwiększyć efektywność organów przeprowadzających postępowania kontrolne. Co więcej, w niektórych przypadkach (niebudzących wątpliwości) kontrola w ogóle nie będzie wszczynana. W ten sposób ograny podatkowe chcą na bieżąco weryfikować transakcje poszczególnych podmiotów, a przez to m.in. zmniejszyć skalę wyłudzeń podatku VAT.

Ministerstwo Finansów wskazuje również wiele plusów w odniesieniu do podatników, takich jak usprawnienie przekazywania dokumentów do organów podatkowych, zredukowanie liczby losowo przeprowadzanych kontroli czy wycofanie w przyszłości obowiązku wysyłki deklaracji VAT. Na ten moment przedsiębiorcy muszą jednak wysyłać zarówno JPK_VAT jak i deklaracje VAT-7/VAT-7K, co oznacza dla nich większą ilość obowiązków i wydłużenie czasu dopełnienia formalności związanych z księgowością.

Dokumenty przekazywane w formie JPK

Przepisy bardzo dokładnie określają kryteria według których przedsiębiorcy przygotowują i przesyłają Jednolity Plik Kontrolny. Przede wszystkim trzeba mieć na uwadze, że wyróżniamy 7 różnych struktur JPK, a mianowicie:

• ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT,
• księgi rachunkowe – JPK_KR,
• wyciąg bankowy – JPK_WB,
• magazyn – JPK_MAG,
• faktury VAT – JPK_FA,
• podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR,
• ewidencja przychodów – EWP.

Częstotliwość przekazywania JPK do Ministerstwa Finansów uzależniona jest od struktury, należy to robić z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach.

JPK_VAT dostarczamy do MF co miesiąc

Od początku 2018 roku uregulowania prawne dotyczące JPK_VAT mają zastosowanie w odniesieniu do wszystkich firm, niezależnie od ich wielkości, liczby pracowników i obrotów. W każdym miesiącu należy wysyłać wyłącznie JPK ewidencji sprzedaży i zakupu VAT. Termin przekazania tego pliku do Ministerstwa przypada na 25 dzień miesiąca następującego po miesiącu, za który został sporządzony JPK_VAT.

Warto mieć na uwadze, że nawet osoby rozliczające się kwartalnie z podatku VAT muszą sporządzać i dostarczać JPK_VAT w odstępach miesięcznych, co więcej mają obowiązek zrobić to używając środków komunikacji elektronicznej.

Pozostałe struktury JPK wyłącznie na żądanie

Pozostałe struktury dotyczące KPiR, ewidencji przychodów, faktur przychodowych, magazynu i wyciągów bankowych mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa dostarczać będą od 1 lipca 2018 jedynie na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej w terminie wskazanym w wezwaniu. Aktualnie analogiczny obowiązek dotyczy wyłącznie dużych podmiotów.

Dobra wiadomość jest taka, że przekazywanie wszystkich tych struktur może odbywać się nie tylko za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ale również na informatycznym nośniku danych. Dodatkowo warto mieć na uwadze, że osoba prowadząca działalność zobowiązania jest do przekazania danej struktury JPK wyłącznie wtedy, gdy księga na podstawie której powinna zostać sporządzona prowadzona jest w formie elektronicznej.