Jakie koszty uznawane są za wydatki o charakterze prywatnym przedsiębiorcy?

Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze i rozliczające się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w celu ustalenia podstawy do opodatkowania, pomniejszają przychód o koszty jego uzyskania. Koszty uzyskania przychodów to wydatki firmowe, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z uwagi na brak jednoznacznych uregulowań prawnych dotyczących możliwości rozliczania danych kosztów w działalności gospodarczej, przedsiębiorcy niejednokrotnie mają wątpliwości czy konkretny wydatek mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem należy bowiem oceniać indywidualnie w odniesieniu do każdego kosztu. Z tej oceny powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Obowiązek wykazania zasadności poniesionego wydatku z działalnością gospodarczą zawsze spoczywa na przedsiębiorcy. W dzisiejszym artykule przedstawimy koszty uznawane przez organy podatkowe za wydatki o charakterze osobistym przedsiębiorców. Zapraszamy do lektury!

• Wydatki na zdrowie

Wielu przedsiębiorców jest zdania, że wydatki na zdrowie są kosztem firmowym ponieważ dzięki nim osoba prowadząca działalność może bez przeszkód zajmować się biznesem. Najpopularniejszym przykładem tego typu wydatków jest zakup okularów korekcyjnych lub soczewek dla przedsiębiorcy. Praca przy komputerze, będąca istotą wielu rodzajów działalności gospodarczych często wymaga noszenia okularów korekcyjnych lub soczewek. Przedsięębiorcy uważają więc, że zakup okularów lub soczewek ma pośredni związek z uzyskiwanym przychodem. Nic bardziej mylnego, wielokrotnie wydawane interpretacje indywidualne zabraniają rozliczania tego typu wydatków jako koszty firmowe. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że zakup okularów korekcyjnych i soczewek dla przedsiębiorcy to wydatek o charakterze prywatnym. Jeżeli osoba prowadząca działalność ma wadę wzroku, to potrzebuje okularów lub soczewek nie tylko do pracy, ale również w życiu osobistym. Nawet w razie, gdy okulary są zalecane wyłącznie przy czytaniu i komputerze, to korzystamy z nich również prywatnie. Co ciekawe, dofinansowanie zakupu okularów korekcyjnych dla pracownika, stanowi koszt uzyskania przychodów w firmie, pomimo że nasz pracownik z pewnością korzysta z nich również w celach prywatnych. Obowiązkiem pracodawcy jest bowiem zapewnienie pracownikowi bezpieczeństwa i higieny pracy. Dofinansowanie zakupu soczewek dla pracownika jest kosztem uzyskania przychodów jedynie w sytuacji, gdy lekarz zaleca ich używanie zamiast okularów korekcyjnych.

Podobną zasadą odróżniania wydatków osobistych od firmowych należy kierować się w odniesieniu do pozostałych wydatków przeznaczonych na zdrowie przedsiębiorcy np. leczenie zębów, operację czy rehabilitację.

Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna z 13 kwietnia 2018 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.118.2018.2.PSZ wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Wnioskodawczyni zwrócił się z prośbą o wydanie interpretacji w sprawie możliwości ujęcia w kosztach firmowych wydatków poniesionych na operację polegającą na wstawieniu endoprotezy stawu biodrowego. Wnioskodawczyni wskazała, że bez przyspieszonej operacji nie mogłaby prowadzić jakiejkolwiek działalności, gdyż nie byłaby w stanie się poruszać, w związku z czym twierdzi, że wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu w działalności.

Odpowiedź Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej była następująca:

„(…) przedmiotowy wydatek, związany ze sfinansowaniem operacji stawu biodrowego, jako wydatek osobisty, nie ma bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie jest wydatkiem poniesionym w celu powstania lub zwiększenia przychodu oraz zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Nie może zatem zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.”

• Ubezpieczenie zdrowotne i karnet na siłownię

W ostatnich latach na popularności zyskały różnego rodzaju dodatki dla pracowników w postaci karnetów na siłownię czy pakietów medycznych. Dofinansowanie tego typu benefitów dla pracowników jest kosztem podatkowym, ale zakup ich dla przedsiębiorcy już nie. Pakiet medyczny służy bowiem ochronie osobistego zdrowia przedsiębiorcy, co potwierdza m.in. indywidualna interpretacja z 29 kwietnia 2011 roku o sygn. IPPB1/415-207/11-2/JB, w której Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził co następuje:

„(…) Aby zachować odpowiedni stan zdrowia, osoba fizyczna zmuszona jest do korzystania z usług medycznych i to niezależnie od tego czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc, bezpośrednim celem jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków jest ochrona stanu zdrowia osoby (wydatki o charakterze osobistym), a nie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, o którym mowa w przepisie art. 22 ust. 1 powoływanej ustawy. Poniesione wydatki na usługi medyczne nie mają realnego wpływu na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.”

Nie zawsze jednak wydatek na siłownię, basen, fitness itp. jest wydatkiem o charakterze prywatnym. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą, w której niezbędne jest utrzymanie dobrej kondycji fizycznej, czyli np. trener personalny, instruktor pływania, kaskader czy ochroniarz. Potwierdza to interpretacja z dnia 10 marca 2010 r. o sygn. IPPB1/415-17/10-2/AM, której przedmiotem było zapytanie przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą polegającą na ochronie osób o możliwość rozliczenia w kosztach wydatków związanych z utrzymaniem dobrej kondycji fizycznej takich jak siłownia, basen czy sztuki walki. W odpowiedzi Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie pisze:

„(…) specyfika prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie ochrony osób i szkoleń specjalnych pozwala na uznanie wydatków ponoszonych na basen, siłownię i sporty walk mających na celu utrzymanie dobrej kondycji fizycznej Wnioskodawcy do kosztów działalności gospodarczej”.

• Edukacja, kursy językowe, kurs na prawo jazdy

Stałe podnoszenie kwalifikacji sprawia, że jesteśmy konkurencyjni na rynku, jakość świadczonych przez nas usług wzrasta, co pozwala nam nie tylko utrzymać dotychczasowych klientów, ale również zdobyć nowych. Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, której zależy na rozwoju biznesu stara się regularnie kształcić, uczestniczyć w różnego rodzaju kursach i szkoleniach. Trzeba jednak mieć na uwadze, że nie każdy kurs, szkolenie, udział w konferencji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Aby dany wydatek na edukację mógł zostać rozliczony w działalności, musi być ściśle z nią związany.

Przedsiębiorcy często odnoszą mylne wrażenia, że w celu ujęcia danego wydatku na szkolenie, wystarczające jest poszerzenie zakresu prowadzonej działalności po ukończeniu tego szkolenia. Nic bardziej mylnego, organy podatkowe jednomyślnie wskazują, że rozliczenie wydatku na edukację możliwe jest tylko wówczas, gdy jest on tematycznie związany z aktualnie prowadzonym biznesem.

Nauka języków jest niezwykle istotna zarówno w życiu osobistym jak i zawodowym, zatem wykazanie związku nauki języka obcego z prowadzoną działalnością gospodarczą nie zawsze jest takie proste. Przedsiębiorca musi rzeczowo uzasadnić w jaki sposób zwiększenie umiejętności językowych wpłynęło na osiągnięcie, zachowanie bądź zabezpieczenie przychodu. Jeżeli współpracujemy z kontrahentami zagranicznymi, kurs językowy wydaje się uzasadniony, ale w przypadku gdy dopiero planujemy takich pozyskać, trudno będzie obronić zasadność rozliczonego kosztu w razie ewentualnej kontroli.

Kurs na prawo jazdy kat. B to wydatek o charakterze osobistym ponieważ każdy przedsiębiorca używa samochodu nie tylko w celach firmowych ale również prywatnych. Trudno zatem uznać, że zdobycie umiejętności prowadzenia pojazdu ma ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Potwierdzenie stanowić może interpretacja  z 18 lutego 2010 roku o sygn. IBPBI/1/415-1025/09/BK, w której Dyrektor  Izby Skarbowej w Katowicach pisze:

„(…) niezależnie od tego, czy (wnioskodawczyni) prowadziłaby pozarolniczą działalność gospodarczą, czy też nie, dla ułatwienia poruszania się, musiałaby ponieść omawiany wydatek, który w znacznym stopniu ułatwi jej również życie prywatne. Zatem wydatek, związany ze sfinansowaniem kursu prawa jazdy, nie ma bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie jest wydatkiem ponoszonym w celu powstania lub zwiększenia przychodu czy też zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu, jakim jest ta działalność gospodarcza.”

W przypadku, gdy przedmiot działalności wymaga umiejętności prowadzenia specjalistycznych pojazdów takich jak np. pojazdy ciężarowe, kurs na prawo jazdy kat. D może stanowić koszt firmowy.