Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem przedsiębiorcy?

Podróże służbowe często są niezbędne przy prowadzeniu firmy. Zdarza się, że przedsiębiorca używa prywatnego samochodu w celach służbowych i ujmuje wydatki z nim związane w działalności gospodarczej na podstawie kilometrówki. W jaki sposób rozliczyć delegację przedsiębiorcy korzystającego z samochodu nie będącego środkiem trwałym w firmie?

Prywatny samochód w delegacji

Przedsiębiorca odbywający podróż służbową prywatnym samochodem, w celu rozliczenia kosztów związanych z przejazdem zobowiązany jest do sporządzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu polega na spisywaniu przebytych w celach firmowych tras (skąd-dokąd) wraz z liczbą kilometrów. Na podstawie kilometrówki obliczany jest limit wydatków związanych z użytkowaniem samochodu, możliwych do rozliczenia w działalności gospodarczej. Aby ustalić limit wydatków należy pomnożyć liczbę przejechanych w celach firmowych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu określoną w przepisach.

Stawka za 1 km przebiegu pojazdu zależy od rodzaju pojazdu i pojemności jego silnika i wynosi odpowiednio:

• 0,5214 zł – dla samochodu o pojemności do 900 cm3;
• 0,8358 zł – dla samochodu o pojemności od 900 cm3;
• 0,2302 zł- dla motocyklu;
• 0,1382 zł – dla motoroweru.

Otrzymany wynik nie stanowi kwoty kosztów do rozliczenia w działalności gospodarczej, jest to maksymalna kwota, jaką można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Aby to zrobić konieczne jest posiadanie faktur, rachunków, potwierdzeń płatności za autostrady czy parkingi. Ich suma stanowi wartość do rozliczenia w działalności. Dodatkowo w przypadku czynnych podatników VAT możliwe jest odliczenie 50% tego podatku, pozostałe 50% VAT wraz z kwotą netto stanowi koszt podatkowy, oczywiście pod warunkiem limitu kilometrówki. Do kosztów związanych z pojazdem prywatnym używanym w podróży służbowej przedsiębiorcy zaliczyć możemy nie tylko paliwo, ale również wydatki na ubezpieczenie, eksploatację pojazdu i ewentualne naprawy. Warto wiedzieć, że zakup paliwa poza granicami Polski może być udokumentowany na podstawie paragonu (nie jest wymagana faktura). Na odwrocie paragonu należy wpisać wówczas nazwę firmy i adres oraz rodzaj zakupionego towaru.

Podsumowując możemy zauważyć, że rozliczenie podróży służbowej przedsiębiorcy odbytej prywatnym samochodem nie różni się od rozliczenia codziennych tras przebywanych tym pojazdem w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Nadwyżka możliwych do rozliczenia wydatków oraz nadwyżka poniesionych kosztów może zostać przeniesiona na kolejne okresy rozliczeniowe, ale tylko do momentu zakończenia roku podatkowego. Nadwyżka wygenerowana w grudniu przepada i nie może zostać rozliczona w kolejnych miesiącach/kwartałach.

Kilometrówka powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
• opis trasy, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
• podpis podatnika i jego dane.

Jak rozliczyć pozostałe wydatki w podróży służbowej przedsiębiorcy?

Trzeba mieć na uwadze, że faktycznie poniesione wydatki na wyżywienie w delegacji przedsiębiorcy nie mogą zostać rozliczone w kosztach, nawet jeżeli udokumentowane są fakturami. Przedsiębiorcy przysługuje dieta, której wartość uzależniona jest od kraju delegacji. W Polsce wysokość diety wynosi zaledwie 30 zł za dobę w podróży, jednak odbywając zagraniczną podróż służbową do kosztów uzyskania przychodów możemy zaliczyć wyższe kwoty diet. Ich wysokość określona została w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

Należność z tytułu diet w podróży krajowej oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży(wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

1. a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
2. b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
3. c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

1. a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
2. b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Należność z tytułu diet w podróży zagranicznej oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

1. a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
2. b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
3. c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Do pozostałych kosztów związanych z podróżą służbową przedsiębiorcy należą m.in. wydatki związane z udziałem w kursach, szkoleniach czy konferencjach. Wszelkie koszty poniesione w delegacji zagranicznej przedsiębiorca ma obowiązek przeliczyć według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawiania dokumentu lub rozliczenia podróży. Koszty podróży służbowej właściciela firmy należy ująć w kolumnie 13 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego, a samego rozliczenia delegacji trzeba dokonać w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia.