Faktura tylko na podstawie paragonu z numerem NIP – co zrobić w przypadku braku możliwości zawarcia na paragonie NIP?

Od 1 stycznia 2020 roku wystawienie faktury do paragonu dla firmy możliwe jest tylko w sytuacji, gdy na paragonie zawarto numer NIP nabywcy. Większość kas fiskalnych stosowanych przez przedsiębiorców nie posiada funkcji umieszczenia numeru NIP na paragonie. Czy w takiej sytuacji sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu bez numeru NIP?

Od stycznia 2020 faktura tylko na podstawie paragonu z numerem NIP!

Od 1 stycznia 2020 roku do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej i potwierdzonej paragonem, sprzedawca może wystawić fakturę tylko wówczas, gdy paragon ten zawiera numer NIP firmy nabywającej towar lub usługę.

Art 106b ust. 5 ustawy o VAT

„W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.”

Art. 106h ust. 1 ustawy o VAT

„W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.”
Wprowadzone zmiany mają ograniczyć wyłudzenia VAT polegające na wystawianiu „pustych faktur”. W momencie dokonywania zakupu, nabywca powinien określić czy wskazany produkt ma służyć do celów działalności gospodarczej czy jest to zakup o charakterze prywatnym.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia:

„Podatnik nie może dowolnie wybierać, czy dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy też występuje w charakterze konsumenta. To znaczy, jeżeli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta i nabywa określony towar, jako konsument, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Towar lub usługa nabyta na potrzeby osobiste lub prywatne nie może z czasem przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia VAT. Podatnik nie nabędzie prawa do odliczenia VAT naliczonego od zakupu dokonanego w charakterze konsumenta.”

Faktura dla osoby fizycznej do paragonu – czy sprzedawca w dalszym ciągu może wystawić taki dokument?

Obowiązek wystawienia faktury dla osoby fizycznej niebędącej podatnikiem powstaje dopiero wówczas, gdy nabywca zgłosi takie żądanie, o ile żądanie zostanie zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Przepisy odnoszące się do wystawiania faktur dla osób fizycznych nie uległy zmianie, co oznacza że sprzedawca w dalszym ciągu powinien wystawić fakturę do paragonu dla klienta indywidualnego, jeżeli zgłosi on takie żądanie w odpowiednim terminie. Ze względu na to, że transakcja zawierana jest z osobą fizyczną niebędącą podatnikiem, zarówno paragon jak i faktura nie zawierają numeru NIP nabywcy.

Częste zmiany w przepisach – jak nadążyć za zmianami?

Wiele zmian w przepisach wprowadzanych w ostatnich latach sprawia, że przedsiębiorcom coraz trudniej przystosować się do nowych regulacji prawnych. Ciągłe modyfikacje przepisów to nie tylko problem z punktu widzenia konieczności bieżącej weryfikacji zmian podatkowych, ale także dostosowania programów oraz urządzeń wykorzystywanych w działalności. Z pomocą przedsiębiorcom mogą przyjść programy do samodzielnej księgowości w chmurze, charakteryzujące się niskimi kosztami księgowości oraz dające gwarancję dostosowania do zmian w przepisach. Dzięki aplikacji 360 księgowość samodzielne prowadzenie rozliczeń jest łatwe, a zespół programistów i księgowych czuwa nad zgodnością oprogramowania z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi.

Załóż darmowe konto 360 Księgowość

Dostosowanie urządzeń wykorzystywanych w działalności do zmian w przepisach może okazać się trudniejsze i bardziej kosztowne. Przykładem jest kasa fiskalna, wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu korzysta z kas rejestrujących nie dających możliwości zamieszczenia numeru NIP kupującego produkt na paragonie fiskalnym. Obecnie w obrocie gospodarczym występują różne typy kas rejestrujących,  a mianowicie kasy online, kasy z elektronicznym zapisem kopii oraz kasy z papierowym zapisem kopii. Tylko najnowsze typy kas z elektronicznym zapisem kopii, produkowane od 2015 roku są przystosowane do zamieszczenia numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym. Wymiana urządzenia na nowe wiąże się bowiem z dodatkowymi kosztami, na co nie wszyscy przedsiębiorcy mogą sobie pozwolić, szczególnie że koszty prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce rosną (wyższe ceny za media, coraz droższe produkty, większe zobowiązania do ZUS-u). Co zatem zrobić w przypadku, gdy kasa fiskalna użytkowana w firmie nie posiada funkcji wpisania numeru NIP nabywcy na paragonie?

Faktura tylko do paragonu z numerem NIP a kasy fiskalne nie dające możliwości zamieszczenia NIP na paragonie

Brak możliwości zamieszczenia numeru NIP kupującego produkt na paragonie fiskalnym nie uprawnia nas do stosowania wcześniejszych rozwiązań, a mianowicie wystawiania faktur do paragonów bez tego numeru. Jeżeli na paragonie nie ma numeru NIP nabywcy, od 1 stycznia 2020 roku żaden sprzedawca nie ma prawa wystawić faktury do paragonu.

W przypadku zatem, gdy nabywca kupując produkt prosi o zamieszczenie numeru NIP na paragonie fiskalnym, sprzedawca posiadający kasę fiskalną starego typu powinien udokumentować transakcję poprzez wystawienie faktury, bez nabijania jej na kasę fiskalną.

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów:

„W związku z tym, że nie wszystkie obecnie funkcjonujące na rynku kasy rejestrujące posiadają możliwość umieszczenia na paragonie numeru identyfikującego nabywcę, wystawianie faktur w oparciu o paragony na rzecz nabywców posługujących się takim numerem będzie ograniczone do tej grupy kas, które posiadają tą funkcjonalność. W sytuacji, gdy podatnik dokonujący sprzedaży nie będzie miał technicznej możliwości wpisania numeru identyfikującego na paragonie, nabywca powinien zadeklarować w momencie dokonywania zakupu, że nabywa towar lub usługę jako podatnik – w takiej sytuacji sprzedawca nie powinien rejestrować zakupu na kasie rejestrującej, tylko powinien od razu wystawić fakturę. Proponowana zmiana przepisów nie będzie zatem skutkowała koniecznością wymiany kas rejestrujących przez podatników, natomiast konieczna może się okazać zmiana procedur stosowanych przez podatników. Zaznaczyć jednak należy, że procedura, zgodnie z którą nabywca, który w związku z prowadzoną działalnością chce otrzymać fakturę, powinien poinformować o tym sprzedawcę w momencie dokonywania zakupów, tak żeby sprzedawca nie zarejestrował sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, tylko wystawił fakturę, jest w pełnej zgodzie z przepisami ustawy o VAT, w szczególności z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.”

Faktura wystawiona do paragonu bez numeru NIP – rozliczenie

W przypadku, gdy sprzedawca wystawi fakturę do paragonu nie zawierającego numeru NIP nabywcy (w odniesieniu do transakcji zarejestrowanej na kasie fiskalnej po 1 stycznia 2020 roku), to taki dokument zostanie zakwestionowany przez organ podatkowy. Faktura dla firmy do paragonu bez numeru NIP nabywcy wiąże się z dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości odpowiadającej 100 % kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Co więcej trzeba mieć na uwadze, że analogiczna sankcja przewidziana została także dla nabywcy, który wykaże w ewidencji wystawioną dla niego fakturę dotyczącą sprzedaży udokumentowanej paragonem nie zawierającym jego numeru NIP.

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów:

„W przypadku stwierdzenia, że od 1 stycznia 2020 r. sprzedawca nie przestrzega obowiązujących zasad, tj. wystawia fakturę z numerem NIP do paragonu fiskalnego bez NIP, organ podatkowy ustali takiemu sprzedawcy dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Od 1 stycznia 2020 r. wskazaną powyżej sankcją objęci zostaną również podatnicy (nabywcy), którzy ujmą w ewidencji wystawioną dla nich fakturę dotyczącą sprzedaży udokumentowanej paragonem, który nie zawierał numeru NIP”.