Data sprzedaży a data wystawienia faktury – czy mogą być różne?

Wystawienie faktury to jeden z obowiązków każdej firmy. Sprawdź, co o momencie wystawienia faktury mówią przepisy.

Co wtedy, gdy data sprzedaży i data wystawienia faktury są takie same

Jeśli data sprzedaży nie różni się od daty wystawienia faktury, to nie musi być wykazywana na tym dokumencie. Pozwala na to art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by również w takiej sytuacji data dostawy towaru lub wykonania usługi pojawiła się na fakturze.

Ponieważ data sprzedaży będzie miała wpływ na obowiązek podatkowy, to warto dopilnować, żeby pod tym względem na fakturze nie było żadnych błędów.

Co prawda nabywca towaru lub usługi ma prawo skorygować błędną datę sprzedaży poprzez wystawienie noty korygującej. Dotyczy to też sytuacji, w której na fakturze nie ma daty sprzedaży, bo pokrywa się z datą wystawienia tego dokumentu.

Jeśli jest to błąd, to w tym wypadku również można wystawić notę korygującą. Jednak ze względu na konsekwencje podatkowe związane z błędną datą sprzedaży lepiej samemu dokładnie sprawdzić tę datę, niż zostawić to w rękach kupującego.

Kiedy wystąpi data sprzedaży na fakturze

Data sprzedaży musi pojawić się na fakturze w sytuacji, gdy data wystawienia tego dokumentu różni się od daty sprzedaży.

Data sprzedaży może pojawić się też w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów. Taka osoba może zażądać wystawienia faktury nawet po dość sporym czasie, który upłynął od daty sprzedaży. Zgodnie z przepisami takie żądanie może być zgłoszone w ciągu 3 miesięcy liczonych od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar.

W tym wypadku siłą rzeczy data wystawienia faktury będzie różnić się od daty sprzedaży. W rezultacie na fakturze obowiązkowo trzeba wskazać datę sprzedaży. Dzięki temu można też sprawdzić czy żądanie klienta zostało złożone przed upływem terminu przewidzianego w przepisach.

Innym przypadkiem przewidzianym przez prawo jest sprzedaż na rzecz jednego kontrahenta. Jeśli przedsiębiorca zawarł ze swoim kontrahentem więcej niż jedną transakcję w ciągu miesiąca, to ma prawo wystawić dla takiego podmiotu fakturę zbiorczą.

Taki dokument będzie potwierdzeniem wszystkich transakcji zawartych w danym miesiącu. Jednak wystawienie zbiorczej faktury nie zwalania z obowiązku wskazania daty sprzedaży każdej z dostaw towarów lub daty wykonania czynności objętych umową o świadczenie usług dla danego kontrahenta.

Dlaczego data wystawienia faktury jest ważna

Przepisy ustawy o VAT narzucają przedsiębiorcom to, kiedy wystawić fakturę. Jeśli nabywcą jest firma lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, to co do zasady powinno być to najpóźniej do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu wykonania usługi lub dostawy towaru.

Od tej ogólnej zasady są pewne wyjątki, ale dotyczą one wybranych branż i usług:

• ochrony,
• budowlanych,
• dostawy książek,
• najmu i dzierżawy,
• zwrotów opakowań,
• telekomunikacyjnych,
• stałej obsługi prawnej i biurowej
• drukarskich (dot. wyłącznie książek),
• dostawy i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej oraz chłodniczej.

W tym wypadku faktury są wystawiane w innych terminach. Dla usług budowalnych i budowlano-montażowych termin wynosi 30 dni od wykonania usługi. Przy dostawie książek drukowanych jest to 60 dni od dnia wydania towaru, natomiast przy usłudze drukowania książek będzie to 90 dni od wykonania usługi.

Najkrótsza data na wystawienie faktury jest przewidziana przy fakturach za zwrot opakowań. W tym przypadku trzeba wystawić taki dokument w ciągu 7 dni.

W pozostałych przypadkach, które są wyjątkiem od reguły, wystawienie faktur jest możliwe z upływem terminu płatności. Tak dzieje się na przykład przy fakturach za usługi telekomunikacyjne czy energię elektryczną.

Załóż konto w księgowości online i wystawiaj swoje faktury szybko i bez problemów:

Co grozi za przegapienie momentu wystawienia faktury

Kodeks karny skarbowy przewiduje sankcje dla firm, które nie ujawniają przedmiotu opodatkowania lub nie składają deklaracji, pomimo takiego obowiązku. Przepis ten zawarto w art. 54 kks. Wynika stąd wniosek, że niewystawienie faktury może, ale nie musi rodzić konsekwencji karnoskarbowych.

Warto bliżej przyjrzeć się podanemu wyżej przepisowi. W tym wypadku ważne jest czy wystąpiło uszczuplenie podatku. Jeśli podatnik nie wystawił faktury, ale wykazał zobowiązanie podatkowe w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, to nie poniesie negatywnych konsekwencji podatkowych.

Jednak trzeba pamiętać, że negatywne konsekwencje mogą pojawić się po stronie nabywcy. Jest tak dlatego, że możliwość odliczenia podatku VAT jest ściśle związana z otrzymaniem faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do działalności opodatkowanej.

Dopóki sprzedawca nie wystawi faktury i nie przekaże jej nabywcy, dopóty nabywca nie będzie mógł odliczyć sobie podatku.

Wystawienie i przekazanie faktury w terminie późniejszym niż ten wynikającym z przepisów może rzutować na postrzeganie sprzedawcy przez kontrahentów.

Jeśli jest to jednorazowy przypadek, to raczej większość osób przejdzie nad tym do porządku dziennego, bo pomyłki się zdarzają. Ale jeśli jest to nagminna praktyka, to niestety przełoży się to na późniejsze niż normalnie prawo do odliczenia podatku VAT przez nabywców.

Data sprzedaży a data wystawienia – która z nich wpływa na obowiązek podatkowy

Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą zakończenia świadczenia usługi lub dokonania dostawy towarów. Tak więc największe znaczenie ma na ogół data dokonania dostawy lub wykonania czynności będących przedmiotem umowy o świadczenie usług. Dlatego ważne jest, aby na fakturze data sprzedaży była wskazana we właściwy sposób. Pozwoli to na prawidłowe określenie obowiązku podatkowego w VAT przez osobę, która w firmie zajmuje się księgowością.

Wyjątkiem od tej reguły jest otrzymanie zapłaty „z góry”, a więc jeszcze przed dokonaniem świadczenia przez kontrahenta. W tym wypadku wystawienie faktury VAT nie wpływa na okres rozliczeniowy, w którym powstaje obowiązek podatkowy, bo powiązany jest on z datą zapłaty.

W przypadku, gdy przedsiębiorca otrzyma całość lub część zapłaty przed datą dostawy lub wykonania usługi, to ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową. Taką fakturę wystawia się według ogólnie przyjętych zasad wystawiania faktur, czyli co do zasady, do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał przedpłatę.

Szczególnym przypadkiem są wewnątrzwspólnotowe transakcje dostawy towarów (WDT). Tutaj nie liczy się data sprzedaży a data wystawienia faktury.

Jednak z wystawieniem takiego dokumentu nie można zwlekać w nieskończoność. Artykuł 20 ustawy o VAT przewiduje, że faktura dokumentująca WDT powinna być wystawiona nie później niż do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu dostawy towarów.

Jeśli wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów prowadzona jest w sposób ciągły przez okres dłuższy niż miesiąc, to zgodnie z art. 20 ust. 1a ustawy o VAT uważa się ją za dokonaną z upływem końca każdego miesiąca takiej dostawy.

Co ciekawe, zaliczka na rzecz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie rodzi obowiązku podatkowego, wobec czego w tym wypadku przedsiębiorca nie jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej.

Data wykonania usługi a data wystawienia faktury

Pod względem podatkowym daty zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi nie różnią się od siebie. Z tego powodu będą miały takie samo znacznie na gruncie podatku PIT i VAT. Wskazuje na to art. 14 ust. 1c ustawy o PIT.

Zgodnie z tym przepisem za datę uzyskania przychodu uznaje się dzień częściowego lub całkowitego wykonania usługi.

Może to rodzić u przedsiębiorców pewne wątpliwości dotyczące tego, kiedy powinni wystawić faktury za swoje usługi.

Ustawa o VAT w art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. a) i b) wymienia usługi o charakterze ciągłym. W wypadku takich usług nie ma możliwości wyodrębnienia poszczególnych czynności świadczonych przez usługodawcę. Nie można też określić, kiedy kończą się jedne świadczenia, a kiedy zaczynają się następne. Przy takich usługach obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury.

W każdym innym przypadku usługodawca powinien wystawić faktury za swoje usługi według zasad ogólnych. Oznacza to, że faktura powinna być wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi.

W przypadku usług, których wykonanie jest rozciągnięte w czasie warto pomyśleć o zastosowaniu faktur zaliczkowych. Takie dokumenty można wystawić w programie 360 Księgowość. Alternatywą jest podzielenie danej usługi na mniejsze części i fakturowanie po zakończeniu każdego z etapów realizacji projektu.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego