Biuro rachunkowe – przelewy w imieniu klienta

Czym zajmuje się biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe w głównej mierze zajmuje się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów oraz ryczałtowej ewidencji przychodów.

Zgodnie z art.  76a ustawy o rachunkowości, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców, polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości, a mianowicie:

• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
• sporządzanie sprawozdań finansowych;
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Biuro rachunkowe prowadzi także ewidencje podatku VAT, przygotowuje pliki JPK_V7M / JPK_V7K, a w razie potrzeby pozostałe pliki JPK oraz deklaracje CIT oraz PIT. W ramach uzgodnień z klientem, biuro rachunkowe może wykonywać także szereg dodatkowych czynności takich jako obsługa kadrowo-płacowa, administracyjna czy wystawianie faktur w imieniu klienta.

Ustalając zakres współpracy biura rachunkowego z klientem, mogą pojawić się wątpliwości czy biuro rachunkowe może dokonywać przelewów w imieniu klienta.

Zlecenie wykonywania przelewów przez przedsiębiorcę

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością regulowania różnego rodzaju zobowiązań m.in.: wobec kontrahentów, pracowników czy wobec państwa, takich jak zapłata podatków, składek na ubezpieczenia oraz innych należności administracyjnych.

Terminowe opłacanie zobowiązań jest jednym z obowiązków przedsiębiorców. Każda faktura, rachunek, wynagrodzenie dla pracowników czy zleceniobiorców, kwota należnego podatku do urzędu skarbowego albo należnych składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, powinna zostać zapłacona w ściśle określonym terminie wynikającym z zawartych umów lub obowiązujących ustaw czy rozporządzeń. Brak uregulowania zobowiązania w terminie, naraża przedsiębiorcę na dodatkowe koszty w postaci naliczonych odsetek za opóźnienie, kar umownych, kosztów upomnień itd.

Przedsiębiorca nie musi jednak samodzielnie pilnować terminów płatności oraz wykonywać przelewów.

Obowiązujące przepisy nie zabraniają, aby przedsiębiorca zlecił wykonywanie przelewów w jego imieniu innej osobie, w szczególności pracownikowi lub biuru rachunkowemu.

Dokonywanie przelewów przez biuro rachunkowe w imieniu klienta

Wykonywanie przelewów przez biuro rachunkowe w imieniu klienta nie mieści się w pojęciu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zawartego w art. 76a ustawy o rachunkowości.

Ze względu jednak na swobodę zawierania umów, nie ma przeciwwskazań, aby biuro rachunkowe w ramach zawartej z klientem umowy o świadczenie usług księgowych poza bieżącą obsługą księgową świadczyło także inne czynności np. wykonywanie przelewów w imieniu klienta.

Rodzaj oraz częstotliwość wykonywania przelewów przez biuro rachunkowe w imieniu klienta zależną od uzgodnień przedsiębiorcy z biurem.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą korzystająca z usług biura rachunkowego w zakresie wykonywania przelewów, może zlecić biuru np. wykonywanie przelewów:

• podatkowych do urzędu skarbowego,
• składek na ubezpieczenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• wynagrodzeń pracownikom i zleceniobiorcom wynikających ze sporządzonych list płac,
• z tytułu otrzymanych od kontrahentów faktur i rachunków.

Biuro rachunkowe decydujące się na wykonywanie przelewów w imieniu klienta, powinno zadbać, aby umowa o świadczenie usług księgowych szczegółowo określająca zakres obowiązków biura, w tym rodzaj wykonywanych przelewów, sposób oraz termin ich realizacji została zawarta na piśmie.

Dopuszczalne jest także zawarcie przez biuro rachunkowe odrębnej umowy z klientem o wykonywanie przelewów. Umowa może zostać sporządzona na określony czas lub mieć charakter bezterminowy.

W celu realizacji zobowiązania biura rachunkowego polegającego na wykonywaniu przelewów w imieniu klienta wynikającego z zawartej umowy, biuro powinno otrzymać upoważnienie do wykonywania przelewów oraz dostęp do rachunku bankowego przedsiębiorcy umożliwiający logowanie się do jego bankowości elektronicznej oraz wykonywanie przelewów.

Dokonując stosownych uzgodnień z klientem dotyczących przejęcia odpowiedzialności przez biuro rachunkowe za wykonywanie przelewów w imieniu klienta, konieczne jest szczegółowe ustalenie zakresu uprawnień do rachunku bankowego klienta.

Osoba odpowiedzialna w biurze rachunkowym za wykonywanie przelewów w imieniu danego klienta, powinna zostać ustanowiona w banku jako odrębny użytkownik i otrzymać swoje dane do logowania. Przedsiębiorca może dowolnie ustalić w banku zakres uprawnień dla takiej osoby.

Zalecane jest aby biuro rachunkowe wykonujące przelewy w imieniu przedsiębiorcy w ramach uzgodnień z klientem, było odpowiedzialne jedynie za wprowadzenie danych do przelewów, a autoryzacji tych przelewów dokonywał sam przedsiębiorca lub wyznaczony przez niego pracownik w firmie.

W celu zabezpieczenia interesów biura rachunkowego, najlepiej, aby ostatecznej weryfikacji przelewów dokonywał klient lub pracownik w jego firmie.

Warto także szczegółowo omówić z klientem kwestie wprowadzania nowych kontrahentów  oraz zmiany danych istniejących już kontrahentów, zalecane jest bowiem aby czynności te wykonywała osoba w firmie przedsiębiorcy, a nie biuro rachunkowe.

Czy biuro rachunkowe może pobierać zapłatę za wykonywanie przelewów w imieniu klienta?

Biuro rachunkowe, które w ramach usług świadczonych na rzecz danego klienta wykonuje przelewy w jego imieniu ma prawo do wynagrodzenia.

Wysokość wynagrodzenia za dodatkowe czynności polegające na wykonywaniu przelewów w imieniu przedsiębiorcy, podlega indywidualnym ustaleniom pomiędzy biurem rachunkowym a klientem.

Biuro rachunkowe ustalając cenę za usługę wykonywania przelewów w imieniu klienta powinno wziąć pod uwagę ilość tych przelewów, czas potrzebny na realizację usługi oraz obciążenie biura rachunkowego dodatkowym ryzykiem związanymi m.in. z nieterminowym uregulowaniem płatności i narażeniem klienta na dodatkowe koszty czy błędnym wpisaniem danych kontrahenta, numeru rachunku bankowego albo kwoty przelewu.

Biuro rachunkowe wykonujące przelewy w imieniu klientów a obowiązki wobec GIIF

Biuro rachunkowe wykonujące przelewy w imieniu klienta nie ma obowiązku rejestracji i przekazywania do Głównego Inspektora Informacji Finansowej wprowadzanych przelewów o wartości powyżej 15 000 euro.

Z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wynika obowiązek rejestracji i przekazywania informacji do Głównego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) na temat transakcji przeprowadzanej przez instytucję obowiązaną, której równowartość przekracza 15.000 euro.

Instytucje obowiązane przeprowadzające transakcje to instytucje bezpośrednio je realizujące na podstawie zlecenia lub dyspozycji klienta, czyli są to zazwyczaj najczęściej instytucje kredytowe i finansowe.

Biuro rachunkowe wykonujące przelewy w imieniu klienta nie jest zatem zobowiązane do rejestracji i przekazywania do GIIF informacji o przelewach przekraczających kwotę 15.000 euro.

Kto ponowi odpowiedzialność za prawidłową realizację zobowiązania?

Brak terminowego regulowania zobowiązań przez przedsiębiorcę naraża przedsiębiorcę na dodatkowe koszty takie jak np. odsetki za opóźnienie, kary umowne, koszty upomnień.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że odpowiedzialność za dokonywane płatności ponosi osoba zobowiązana do zapłaty, niezależnie od tego czy taka osoba dokonuje samodzielnie płatności czy zleca je innej osobie. Odpowiedzialność za nieterminową płatność przed wierzycielem, komornikiem lub windykatorem ponosi zatem przedsiębiorca będący dłużnikiem nawet wówczas, gdy wykonywanie przelewów zostało zlecone biuru rachunkowemu.

Biuro rachunkowe, które na mocy umowy zawartej z klientem zobowiązało się do dokonywania w jego imieniu płatności, ponosi natomiast odpowiedzialność odszkodowawczą wobec przedsiębiorcy występującego w charakterze zleceniodawcy.

Przedsiębiorca może zatem w razie zaniedbań biura rachunkowego w kwestii regulowania płatności w jego imieniu, ubiegać się o odszkodowanie od biura rachunkowego.

Może się zdarzyć, że biuro rachunkowe nie zrealizuje określonej płatności na rzecz klienta z powodu niewystarczających środków na rachunku bankowym lub problemów technicznych.

W celu uniknięcia odpowiedzialności odszkodowawczej za niewykonaną usługę, biuro powinno wówczas niezwłocznie poinformować klienta o braku środków na rachunku bankowym lub problemie technicznym uniemożliwiającym wykonanie przelewu.

Przykład 1

Pan Michał w ramach prowadzenia biura rachunkowego zgodnie z umową zawartą z klientem o świadczenie usług księgowych, wykonuje w jego imieniu czynności polegające na realizacji przelewów, po uprzedniej ich akceptacji przez klienta prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą na pełnych księgach. Zgodnie z zawartą umową przelewy z tytułu wynagrodzeń, Pan Michał wykonuje ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca do godziny 10 na podstawie sporządzonej przez niego listy płac, bez akceptacji klienta.

Pan Michał przesłał do klienta prośbę o akceptację przelewów z tytułu wynagrodzeń, na którą klient odpowiedział dopiero kolejnego dnia roboczego, przez co wynagrodzenia dla pracowników zostały wypłacone po terminie.

Klient domaga się odszkodowania z tytułu nieterminowo wykonanych przelewów przez Pana Michała i ma do tego prawo, ponieważ na mocy zawartej umowy z klientem, przelewy z tytułu wynagrodzeń biuro rachunkowe powinno wykonać ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca do godziny 10 na podstawie sporządzonej przez biuro listy płac, bez akceptacji klienta. Aby zachować termin wypłaty wynagrodzeń, Pan Michał powinien zatem wykonać te przelewy ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca do godziny10 na podstawie listy płac, bez wysyłki prośby odo klienta o ich akceptację.

Przykład 2

Pan Oliwier prowadzący biuro rachunkowe zawarł umowę o świadczenie usług księgowych z przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą rozliczaną na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pracownik biura rachunkowego zgodnie z zawartą umową z klientem w terminie do 15-stego dnia miesiąca przesłał maila do przedsiębiorcy zawierającego informacje o kwocie podatku dochodowego do zapłaty, numer rachunku bankowego i termin zapłaty podatku.

Przedsiębiorca nie uregulował zobowiązania z tytułu podatku dochodowego, ponieważ był przekonany że zlecając świadczenie usług księgowych biuru rachunkowemu, to biuro samodzielnie wykonuje przelewy z tytułu podatku dochodowego do urzędu skarbowego. W związku z powstaniem zaległości podatkowej, klient żąda odszkodowania od biura za niedotrzymanie warunków umowy. W zawartej umowie o świadczenie usług księgowych nie ma zapisu o dokonywaniu przez biuro rachunkowe płatności w imieniu klienta.

Biuro rachunkowe nie ma obowiązku opłacania podatku dochodowego w imieniu klienta, chyba że taki obowiązek jest przedmiotem umowy zawartej pomiędzy biurem rachunkowym a klientem. Co więcej, biuro rachunkowe nie może samodzielnie wykonywać przelewów podatkowych w imieniu klienta bez wyraźnego zlecenia ich wykonywania biuru rachunkowemu przez klienta. Oznacza to, że w tej sytuacji przedsiębiorca nie ma podstaw, aby domagać się odszkodowania od biura rachunkowego.

Umowa biura rachunkowego z klientem powinna zostać sporządzona w taki sposób, aby obie strony umowy znały dokładny zakres praw i obowiązków.

W razie ewentualnych wątpliwości zarówno ze strony biura rachunkowego jak i klienta, należy je niezwłocznie wyjaśnić, aby uniknąć nieporozumień.

Biuro rachunkowe, które decyduje się na wykonywanie przelewów w imieniu klienta na mocy uzgodnień z klientem, powinno uwzględnić dodatkowe usługi świadczone przez biuro w nabywanych polisach ubezpieczeniowych.

Dodatkowo, aby praca biura rachunkowego była sprawna i zabierała mniej czasu warto wybrać właściwe rozwiązanie, jak program księgowy online 360 Księgowość. Automatyzacja wielu procesów zaoszczędzi czas i pozwoli na jego efektywniejsze wykorzystanie. A niewątpliwą zaletą jest także fakt, że oprogramowanie jest aktualizowane na bieżąco, bezpłatnie.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa