Benefit żywieniowy – lunch jako dodatek do pensji?

Obserwując, co dzieje się aktualnie z gospodarką, ciężko uznać, że firmy muszą jakoś szczególnie zabiegać o względy pracowników. Mimo to wiele z nich próbuje zadbać o podstawowe potrzeby członków swoje załogi, oferując im bezpłatne dodatki do wynagrodzeń.

Jednym z bardziej popularnych jest benefit żywieniowy. Przedsiębiorstwa zakładają stołówki przyzakładowe, opłacają catering albo wydają karty płatnicze do określonych restauracji lub innych „jadłodajni”. Nie jest to jednak całkiem bezinteresowne działanie, bowiem ekstra wydatki na pracownika obniżają podatki oraz obciążenia wobec ZUS. Jak zatem wygląda dokładnie opłacanie posiłków dla pracowników?

Benefit żywieniowy to nie posiłek regeneracyjny

Benefit żywieniowy to dodatek, który pracodawca może wprowadzić w życie lub nie. Są jednak sytuacje, kiedy firma ma prawny obowiązek zapewnienia pracownikom posiłki. Jak czytamy w art. 232 KP, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

W rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów znajdują się z kolei zasady wydawania posiłków, ich rodzaje oraz wymagania, jakie powinny one spełnić.

Posiłki profilaktyczne muszą być wydawane pracownikom, którzy wykonują pracę:

• powodującą wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal u mężczyzn i powyżej 1100 kcal u kobiet;
• w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10°C lub w których wskaźnik obciążenia termicznego wynosi powyżej 25°C, które jednocześnie powodują wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal u mężczyzn i powyżej 1000 kcal u kobiet;
• na otwartej przestrzeni w okresie zimowym, tj. od 1 listopada do 31 marca, powodującą wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal u mężczyzn i powyżej 1000 kcal u kobiet;
• pod ziemią (bez względu na wysiłek – dot. szczególnie górników).

Nie chodzi tu jednak o jakikolwiek posiłek, a o określone danie zawierające co najmniej 1000 kalorii, w tym 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów oraz 15% białek.

Posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, mniej więcej po 3-4 godzinach pracy.

W przypadkach gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków (np. ze względów organizacyjnych lub miejsca pracy), dopuszczalne jest zapewnienie pracownikowi posiłków w określonych punktach gastronomicznych lub wydawanie produktów żywieniowych, z których pracownicy mogą samodzielnie sporządzać posiłki.

Czym zatem jest benefit żywieniowy?

Benefit żywieniowy może mieć wiele twarzy. Ogólnie rzecz ujmując, chodzi o zapewnienie pracownikom posiłków regeneracyjnych w czasie wykonywania przez nich zadań lub po skończeniu dnia pracy.

Dodatek ten ma na celu utrzymywać pracowników w dobrym zdrowiu oraz podnosić ich efektywności w pracy.

Benefit żywieniowy może mieć postać:

• stołówki przyzakładowej;
• cateringu;
• kart lunchowych;
• kodów elektronicznych do zamówień online.

Najczęściej jednak przedsiębiorstwa korzystają z kart lunchowych.

Od strony logistycznej jest to wyjście najprostsze.

Ciężko bowiem przy cateringu lub stołówce trafić w gusta i ograniczenia zdrowotne wszystkich pracowników.

Karta natomiast pozwala pracownikom wybierać z długiej listy punktów gastronomicznych, jakie biorą udział w danym programie lunchowym i dobierać produkty pod siebie.

Karty żywieniowe to nic innego jak przedpłacone karty płatnicze, które pracownik może wykorzystać do zakupu posiłków (obiadów) lub innych produktów żywieniowych w określonych restauracjach, barach, stołówkach, sklepach spożywczych czy też piekarniach i cukierniach.

Niektóre karty płatnicze nadają się również do dokonywania zamówień online.

Aby jednak było to możliwe, karta musi posiadać numer oraz unikatowy kod CVC.

Jakie są zasady korzystania z benefitu żywieniowego?

Benefit żywieniowy nie może polegać do ustaleniu danej kwoty dodatku i przelewaniu go pracownikom razem z wynagrodzeniem.

W takim wypadku taki „benefit” byłby traktowany jako przychód pracowniczy, co wiązałoby się z obowiązkiem jego oskładkowania.

Świadczenie żywieniowe musi być przeznaczone na zapewnienie posiłków pracownikom w czasie pracy.

Dlatego też może mieć postać świadczenia w naturze, tj. stołówka zakładowa wydaje posiłki nieodpłatnie pracownikom lub wydawania pracownikom kart lub bonów, które mogą być „zamieniane” wyłącznie na produkty spożywcze.

Benefit żywieniowy a ZUS

Jak można było już wywnioskować z poprzedniego akapitu, benefit żywieniowy jest zwolniony z oskładkowania ZUS.

Prawo stawia tu jednak limity.

Jak możemy przeczytać w § 2 ust. 1 pkt 11) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 3 marca 2025 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Powyższe oznacza, że dofinansowanie do posiłków pracowniczych o wartości do 450 zł miesięcznie na pracownika jest zwolnione z obowiązku opłacania składek ZUS zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

Jeśli jednak wartość benefitu żywieniowego przekroczy tę kwotę, wówczas nadwyżka zostaje oskładkowana.

Przykład:

Pracodawca wydał pracownikowi kartę lunchową, która jest zasilana co miesiąc na kwotę 600 zł.

W takim wypadku:

• 450 zł jest zwolnione z ZUS,
• 150 zł podlega oskładkowaniu.

Możliwość skorzystania ze zwolnienia na dofinansowanie posiłków, musi być dobrze udokumentowane, inaczej organ rentowy może zgłosić się do pracodawcy z żądaniem opłacenia zaległych składek wyliczonych od wartości kart lunchowych (lub innych bonów, talonów i kuponów żywieniowych).

W przypadku kart lunchowych dowodem przy ewentualnej kontroli z pewnością będzie umowa z operatorem karty.

Co z PIT?

W przypadku podatku dochodowego dofinansowanie posiłków nie korzysta ze zwolnień.

Zgodnie z art. 12 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Chodzi tu w szczególności o wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wspomniany przepis jest tak skonstruowany, aby stanowił katalog otwarty źródeł przychodu.

Prawodawca nie wymienił akurat wprost benefitu żywieniowego, ale wskazał na „inne nieodpłatne świadczenia”.

Dofinansowanie posiłków znajduje się właśnie w tej grupie przychodów.

To zaś oznacza, że jest opodatkowane podatkiem dochodowym.

Jako potwierdzenie można przytoczyć cytat z interpretacji podatkowej Dyrektora KIS z dnia 18 sierpnia 2023 roku (znak: 0112-KDIL2-1.4011.594.2023.2.DJ), w której organ stwierdził, że sfinansowanie pracownikowi wydatków za posiłek jest wydatkiem ponoszonym w interesie pracownika i to jemu przyniesie wymierną korzyść, zważywszy, że koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od wykonywania (bądź nie) obowiązków pracowniczych.

Należy bowiem zauważyć, że koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od tego, czy jest w pracy, czy w domu.

W konsekwencji kwota sfinansowanych pracownikowi wydatków na posiłki będzie stanowić dla tego pracownika świadczenie skutkujące powstaniem przychodu określonego w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego płatnik powinien obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z dyspozycją art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nie ma bowiem racjonalnego uzasadnienia, aby finansowanie wyżywienia pracownika podczas wykonywania przez niego obowiązków służbowych/pracowniczych nie uznać za przychód podatkowy.

Tego rodzaju świadczenie otrzymywane przez pracownika ma dla niego charakter osobisty, niezależnie od celu i okoliczności, w jakich zostało mu ono przekazane.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego