5 kroków, aby jak najlepiej wykorzystać integrację Uku i 360 Księgowość

Mamy świetne wieści! 360 Księgowość jest teraz zintegrowane z oprogramowaniem do zarządzania zadaniami Uku.

Uku to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania pracą i śledzenia czasu dla biur rachunkowych i księgowych. To piękne i łatwe w użyciu, ale potężne narzędzie, które gromadzi w jednym miejscu Twój zespół, klientów i zadania.

Oprogramowanie automatyzuje procesy robocze i zapewnia zarówno szczegółowe wglądy, jak i ogólny przegląd postępów pracy, wydajności zespołu i rentowności.

Uku to idealne oprogramowanie dla firm, które chcą poprawić wydajność i zautomatyzować procesy.

W artykule przedstawimy Ci, jak zautomatyzować wiele zadań (takich jak miesięczne podsumowania i rozliczenia) przy pomocy integracji. Zyskasz dzięki temu cenny dodatkowy czas na skupienie się na działaniach, które generują największą wartość.

Znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania: 

1. Jak skonfigurować integrację?
2. Jak importować klientów z 360 Księgowość?
3. Jak skonfigurować automatyczne podsumowania miesięczne?
4. Jak monitorować umowy z klientami?
5. Jak zautomatyzować rozliczenia?

Jak skonfigurować integrację?

Na początku zaloguj się do Uku, wybierz App Store z menu i aktywuj integrację Merit Aktiva. Gdy to zrobisz, możesz zacząć czerpać z niej pełne korzyści.

Jak importować klientów z 360 Księgowość?

Importowanie klientów do Uku jest proste i wygodne. Później możesz też automatycznie aktualizować swoje dane za pomocą kluczy API.

• Otwórz listę klientów
• Kliknij na trzy kropki i wybierz „Importuj klientów”

• Wybierz 360 Księgowość 
• Wprowadź swój e-mail Merit Aktiva i hasło, i rozpocznij importowanie.
• Kliknij Kontynuuj aby automatycznie wygenerować klucze API
• Kliknij Potwierdź, aby zobaczyć listę klientów przeniesionych z 360 Księgowość
• Potwierdź import klientów

Jak skonfigurować automatyczne podsumowania miesięczne?

Nie musisz już ręcznie zestawiać danych do podsumowań miesięcznych. Raz w miesiącu do Uku wysyłane jest zestawienie faktur kupna i sprzedaży klienta, dokumentów i innych pozycji za poprzedni miesiąc, z którego następnie sporządzane jest ogólne sprawozdanie.

• Otwórz App Store w menu i wybierz aplikację Zadania
• Utwórz nowy temat zatytułowany KSIEGOWOSC, zamknij aplikację
• Wybierz aplikację 360 Księgowość
• Kliknij Ustawienia
• Ustaw miesięczne podsumowanie‍
• Dodaj tytuł zadania
• Ustaw temat dla tworzonego zadania (KSIEGOWOSC)
• Określ cykl i datę importu danych
• Skonfiguruj pola danych, wybierając odpowiednie pola Uku z dodatkowych pól.

Jeżeli nie masz jeszcze dodatkowych pól, które chcesz na swoim koncie firmowym w Uku, możesz je utworzyć w Ustawieniach i połączyć je z importem. Dowiedz się więcej o tworzeniu dodatkowych pól.

Ostatniego dnia każdego miesiąca domyślny użytkownik klienta otrzymuje zadanie zbiorcze z danymi zaimportowanymi z programu do księgowości 360 Księgowość. Jeżeli klient nie ma domyślnego użytkownika, właściciel konta firmowego jest przypisany jako odbiorca zadania.

Ręczny import danych

• Otwórz listę klientów
• Wybierz klientów i kliknij Importuj Dane
• Wybierz integrację 360 Księgowość i okres dla którego chcesz importować dane

Uku wyśle powiadomienie, gdy importowanie danych się zakończy. W raporcie tworzone jest zadanie z wypełnionymi dodatkowymi polami.

Kliknij na utworzone zadanie, aby zobaczyć liczbę zaimportowanych pozycji.

Po skonfigurowaniu integracji i wprowadzeniu kluczy dla preferowanych klientów, Uku co miesiąc automatycznie utworzy zadanie z dodatkowymi polami dla wybranych pozycji. Zadanie znajdziesz w raporcie.

Podczas importu danych z ostatniego miesiąca, Uku sprawdza dane z ostatnich 6 miesięcy i dodaje liczbę nierozliczonych pozycji do nowego zadania. Dzięki temu żadne zadanie nie pozostanie nieopłacone.

Jak monitorować umowy z klientami?

Dzięki Uku przegląd umów z klientami jest wygodny, ponieważ program dostarcza wizualny raport z wykonanej pracy. Ułatwia to monitorowanie zgodności z umowami z klientami i, jeśli to konieczne, szybkie reagowanie na zmiany w obciążeniu pracą.

Aktywuj Monitorowanie Uku w App Store

Konfiguracja monitorowania

• Z listy klientów wybierz tych, dla których chcesz skonfigurować monitoring
• Kliknij Zmień monitorowanie
• Wprowadź umowę z klientem do monitorowania
• Zaznacz dozwoloną zmianę w polu ±

Na przykład: ustaw „całkowitą liczbę godzin: 10 ± 2”. W tym przypadku monitoring mierzy zakres 8-12 godzin. Raport pokazuje wynik w następujący sposób:

• Jeśli wynik to 5 h, 50% jest wyświetlane na zielono
• Jeśli wynik to 10 h, 100% jest wyświetlane na czarno
• Jeśli wynik to 15 h, 150% jest wyświetlane na czerwono 

Monitorowanie

• Otwórz Monitorowanie w menu
• Wybierz kolumny, które chcesz zobaczyć, klikając trzy pionowe pola

Jakie dane można monitorować?

Domyślnie monitorowane są pola danych Godzin, Nadgodzin i 360 Księgowość.

Wszystkie dodatkowe pola z danymi liczbowymi mogą zostać dodane do monitorowania. Aby to zrobić, monitorowanie musi być aktywowane dla każdego dodatkowego pola (App Store – Zadania – Dodatkowe pola).

Jak zautomatyzować rozliczenia?

Uku pobiera parametry umów (VAT, pozycje itd.) z oprogramowania 360 Księgowość i automatycznie generuje faktury, które następnie są odsyłane do Księgowości. Uku codziennie sprawdza status faktur.

Aktywuj Rozliczenia w App Store

Podłączanie do 360 Księgowość

• Wprowadź klucz API i klucz tajny swojej firmy, Zapisz
• Kliknij Produkt w menu i Importuj klasyfikatory
• Dodaj produkty oferowane przez Twoją firmę. Przeczytaj więcej o konfiguracji produktów.
• Kliknij Szablon faktury w menu i stwórz szablony rozliczeń oraz Szablon e-mail 
• Kliknij Ustawienia i skonfiguruj własny serwer e-mail

Twórz umowy dla klientów

• Otwórz listę klientów i kliknij klienta
• Otwórz Rozliczenia w menu
• Określ cykl i datę wystawienia faktury
• Ustaw datę, od której Uku ma tworzyć faktury
• Dodaj do umowy produkty, które oferujesz klientowi

W ustawieniach umowy z klientem możesz określić walutę, jak numer jest przypisywany do faktury, do kiedy należy dokonać płatności i czy stosuje się zaokrąglanie.

Po zakończeniu i zapisaniu umowy możesz przejść do opcji „Rozliczenia” w menu głównym, aby potwierdzić i wysłać swoje faktury.

Fakturowanie, potwierdzanie i wysyłanie

Faktury za bieżący miesiąc znajdziesz w zakładce W toku

Aby zbiorczo tworzyć faktury, zaznacz pole Klient i kliknij Utwórz faktury.

Aby wysłać faktury, wybierz faktury i kliknij Wyślij faktury.

Faktury zostaną wysłane do klientów z Twojej domeny e-mail.

Następnie wyeksportuj faktury do Merit Aktiva, klikając Eksportuj, a następnie Kontynuuj.

Status faktury jest aktualizowany raz dziennie o 14:00, a wszystkie opłacone faktury będą odpowiednio oznaczone.

‍Skontaktuj się z nami, jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące integracji lub jej konfiguracji. Z przyjemnością odpowiemy na Twoje pytania i podzielimy się wskazówkami, jak najlepiej wykorzystać integrację.

Zachęcamy do lektury artykułu na temat korzyści z użytkowania UKU.

Aby w pełni korzystać z udogodnień rozwiązań online w księgowości załóż już teraz darmowe konto.