Krzysztof Ulicki-Główny księgowy, trener z 15-letnim doświadczeniem w prawie podatkowym. Współpracuje z wieloma kancelariami doradztwa podatkowego

Zgłaszanie umów o dzieło do ZUS w praktyce

Z roku na rok przedsiębiorcy mają coraz więcej obowiązków nie tylko względem państwowej administracji skarbowej, ale również względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jednym z nowych, dodatkowych obowiązków dla płatników składek jakie pojawił się w roku 2021 jest obowiązek zgłaszania faktu zawarcia umowy o dzieło.

W jakich przypadkach należy zgłaszać tego typu umowy? Kto jest zobowiązany je zgłaszać? Czy wszystkie umowy podlegają zgłoszeniu? Czy wszyscy zlecający muszą je zgłaszać? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Nowy obowiązek przekazywania informacji o zawartych umowach o dzieło

Od 1 stycznia 2021r. powstał nowy obowiązek względem ZUS w postaci zgłaszania zdarzenia zawarcia umowy o dzieło (zgłoszeniu nie podlega sama umowa o dzieło a jedynie fakt jej zawarcia).

Płatnik składek nie zgłasza natomiast faktu zawarcia umów o dzieło z własnym pracownikiem (pozostającym w stosunku pracy oraz gdy pracownik wykonuje pracę na rzecz własnego pracodawcy, ale umowę podpisał z innym podmiotem) oraz gdy zawarł taką umowę z przedsiębiorcą, który przedłożył oświadczenie, że prace składające się na wykonywane dzieło to czynności, które także wykonuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Zatem fakt zawarcia umowy o dzieło z wykonawcą, który prowadzi działalność gospodarczą i w jej ramach wykonuje inne czynności niż te wynikające z realizowanego dzieła już obliguje płatnika składek do zgłoszenia tego zdarzenia do ZUS.

Płatnik składek nie zgłasza także zdarzenia zawarcia tzw. ramowych umów o dzieło, które nie stanowią jednostkowej umowy o dzieło w myśl art. 627 ustawy z dnia 23.04.1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm. zwaną dalej ustawą Kodeks Cywilny). Zgłoszeniu natomiast mogą podlegać poszczególne jednostkowe umowy o dzieło zawarte w ramach ramowej umowy o dzieło.

Zgłoszenie zdarzenia zawarcia umowy o dzieło

Należy podkreślić, że płatnik składek zgłasza tylko, że zawarł umowę o dzieło z konkretnym wykonawcą i to wszystko. Zgłoszenie to nie powoduje objęcia wykonawcy żadnymi ubezpieczeniami społecznymi lub zdrowotnym.

Tylko umowy o dzieło zawarte od 1 stycznia 2021r.

Należy też podkreślić, że zgłoszeniu do ZUS podlegają tylko umowy zawarte najwcześniej w dacie 1 stycznia 2021r. Jeżeli umowa o dzieło została zawarta przed tą datą, wówczas nie podlega ona zgłoszeniu.

Podmioty rejestrujące się jako płatnik składek od 1 stycznia 2021r.

Niezwykle ważnym uzupełnieniem kwestii zgłaszania zdarzenia zawarcia umowy o dzieło jest to, że podmioty, które zawarły umowę (umowy) o dzieło po 1 stycznia 2021r. i dopiero po zawarciu tych umów zarejestrowały się jako płatnik składek – nie mają obowiązku zgłaszania faktu zawarcia umów o dzieło z datą przed dokonaną rejestracją jako płatnik składek.

Podmiot ten rejestruje zdarzenie zawarcia umowy o dzieło, której data przypada po rejestracji tego podmiotu jako płatnika składek.

Podobnie wygląda sytuacja, gdy płatnik składek (spółki osobowe, kapitałowe) np. z datą 25 maja 2021r. wyrejestrowuje ostatniego pracownika. W tej samej dacie wyrejestrowuje dodatkowo siebie jako podmiot o statusie płatnika składek. Wszystkie zawarte umowy o dzieło po tej dacie także nie będą podlegały zgłoszeniu do ZUS (do daty ponownej rejestracji statusu płatnika składek).

Innym przypadkiem może być sytuacja, gdy podmiot niebędący płatnikiem składek zawarł umowę o dzieło 1 maja 2021r. z datą wykonania 31 maja 2021r. a obowiązek rejestracji jako płatnika składek nastąpił 17 maja 2021r. W tym wypadku płatnik składek nie ma obowiązku zgłoszenia zdarzenia zawartej wcześniej umowy o dzieło.

Należy więc zapamiętać, iż przy analizie obowiązku zgłaszania zdarzenia zawarcia konkretnej umowy o dzieło – kluczowe znaczenie ma data zawarcia tej umowy.

Kto jest zobligowany do przekazywania do ZUS informacji o zawartych umowach o dzieło

Obowiązek przesyłania informacji do ZUS o zawartych nowych umowach o dzieło dotyczy tylko płatników składek, a więc m.in. osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami, przedsiębiorców, jednostki organizacyjne a także osoby fizyczne (nawet jeśli nie są płatnikiem składek), które zawrą umowę o dzieło a wykonawca dzieła nie jest ich pracownikiem.

W przypadku osób prawnych, spółek osobowych zatrudnienie choćby jednej osoby na umowę o pracę lub umowę zlecenie (zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego lub tylko do zdrowotnego) powoduje wystąpienie tego podmiotu w roli płatnika składek, a więc podmiot ten ma obowiązek zgłaszać zdarzenie zawarcia umowy o dzieło.

Co ciekawe, jeżeli osoba prawna (np. spółka z o.o., akcyjna, stowarzyszenie) nie jest płatnikiem składek (nie zgłasza nikogo do ubezpieczeń społecznych, zdrowotnego), wówczas nie ma obowiązku zgłaszać faktu zawarcia umowy o dzieło.

Obowiązek zgłoszenia faktu zawarcia umowy o dzieło mają także podmioty zagraniczne, będące płatnikami składek w Polsce. Obowiązek zgłaszania faktu zawarcia umowy o dzieło dotyczy także płatników składek, którzy podpisują umowę z cudzoziemcami mieszkającymi w Polsce. Jednak, gdy cudzoziemiec (także polski obywatel) mieszka za granicą, to do ZUS płatnik składek zgłasza tylko fakt zawarcia umowy o dzieło podlegającej opodatkowaniu w Polsce.

Nawiązując do art 4 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych prawodawca pod pojęciem płatnika składek uważa:

Przykłady podmiotów będących płatnikami
PodmiotFunkcja
pracodawcaw stosunku do pracowników i osób odbywających służbę zastępczą
jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnymuzasadniającym objęcie tej osoby ubezpieczeniami społecznymi, w tym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku macierzyńskiego, z wyłączeniem osób, którym zasiłek macierzyński wypłaca Zakład
podmiot, na którego rzecz wykonywana jest odpłatnie praca w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowaniaw stosunku do osób, które ją wykonują, na podstawie skierowania do pracy, lub podlegają ubezpieczeniom społecznym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego, jeżeli zasiłek wypłaca ten podmiot
ubezpieczonyzobowiązany do opłacenia składek na własne ubezpieczenia społeczne
duchownyniebędący członkiem zakonu albo przełożony domu zakonnego lub klasztoru w stosunku do członków swych zakonów lub za zgodą Zakładu, inna zwierzchnia instytucja diecezjalna lub zakonna w stosunku do duchownych objętych tą zgodą
Zakładw stosunku do osób podlegających ubezpieczeniom społecznym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego, jeżeli zasiłki te wypłaca Zakład, oraz w stosunku do osób określonych w art. 6a ust. 1 i art. 6b ust. 1
osoba prowadząca pozarolniczą działalnośćw stosunku do osób współpracujących przy prowadzeniu tej działalności
osoba fizyczna, o której mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162)w stosunku do osób współpracujących przy prowadzeniu tej działalności

Ile czasu płatnik składek ma na zgłoszenie nowo zawartej umowy o dzieło

Płatnik składek ma jedynie 7 dni na zgłoszenie faktu zawarcia umowy o dzieło licząc od daty umowy. Zgłoszeniu do ZUS podlega odrębnie każda zawarta umowa.

W jaki sposób należy zgłosić nową umowę o dzieło

Płatnik składek do ZUS zgłasza fakt zawarcia nowej umowy o dzieło za pomocą wypełnionego formularza ZUS RUD.

Formularz można przesłać do ZUS w formie elektronicznej przez system PUE ZUS albo w formie papierowej.

W jednym formularzu ZUS RUD można zamieścić fakt zawarcia maksymalnie 10 umów o dzieło, ale z jednym wykonawcą.

Jeżeli z danym wykonawcą zostają zawarte kolejne umowy o dzieło to fakt zawarcia każdej takiej umowy winien być zgłoszony do ZUS.

Formularz dostępny jest na stronie ZUS.

Dokument wypełnia, podpisuje i przesyła zamawiający dzieło albo osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu będącego zamawiającym (upoważniona osoba w biurze rachunkowym również może podpisać formularz ZUS RUD).

Uwaga na możliwe kary za brak zgłoszenia faktu zawarcia dzieła

W przypadku zidentyfikowania przez ZUS, iż zdarzenie zawarcia umowy o dzieło nie zostało w ogóle zgłoszone przez zobowiązanego płatnika składek lub zostało zgłoszone po 7 dniowym terminie, ZUS może ewentualnie skierować wniosek do sądu o nałożenie kary na dany podmiot. Maksymalny wymiar kary jaki może nałożyć sąd na płatnika składek to kwota 5 tys. zł.

 

 

Masz sugestię lub pomysł, co można zmienić lub ulepszyć, napisz do Nas, wszelkie pomysły są mile widziane!

O wszystkich funkcjach naszego programu dowiesz się na naszej stronie z cenami oraz z naszych podręczników, znajdziesz je pod tym adresem.

Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, skontaktuj się z nami:

 


Usprawnij swoją pracę,
dołącz do nas!

do 6 miesięcy od daty utworzenia konta możesz wprowadzić 100 faktur sprzedaży, 100 faktur zakupu oraz
100 Poleceń Księgowania w bezpłatnej wersji programu.

Po osiągnięciu limitu ilości dokumentów lub upływie limitu czasu dla wersji darmowej podejmiesz decyzję
o zakupie pierwszej licencji.