Wystawianie faktur a ochrona danych osobowych

25 czerwca 2018 roku wprowadzone zostało Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), stosowane we wszystkich państwach należących do Unii Europejskiej. Nowe regulacje mają obowiązek wdrożyć wszyscy przedsiębiorcy przetwarzający dane osobowe (pracowników, kontrahentów, klientów itd.).

Czy RODO zmienia coś w odniesieniu do wystawiania faktur? Sprawdź jaka jest relacja pomiędzy wystawianiem faktur a ochroną danych osobowych.

Co to są dane osobowe?

Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (osobie, której dane dotyczą); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Przepisy nie definiują wprost, które dane są uznawane za dane osobowe, istotne jest bowiem kryterium możliwości zidentyfikowania konkretnej osoby na podstawie podanych informacji, bez konieczności ponoszenia znacznych nakładów finansowych oraz biorąc pod uwagę ograniczenia czasowe.

Dowiedz się więcej o RODO

Wystawianie faktur a RODO

Nowe regulacje prawne dotyczące ochrony danych osobowych powinny zostać również zastosowane w odniesieniu do wystawianych faktur. Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych odnoszą się bowiem także do informacji przyczyniających się do możliwości identyfikacji przedsiębiorcy, pod warunkiem że dla konkretnego stanu faktycznego te informacje stanowią dane osobowe. Oznacza to, że administratorzy danych osobowych przedsiębiorców zobowiązani są do stosowania RODO m.in. przy wystawianiu faktur.

Do obowiązkowych elementów faktury należy nazwa firmy, która w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej zawiera imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz jego adres. Mamy zatem do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych naszych kontrahentów.

Zgodnie z przepisami, dane osobowe można przetwarzać wyłącznie wtedy, gdy istnieje tzw. podstawa prawna przetwarzania danych.

Podstawami przetwarzania zwykłych danych osobowych są m.in.

• zgoda na ich przetwarzanie, wyrażona przez osobę, której dotyczą (w dowolnej formie);
• realizacja umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lu podjęcie działań poprzedzających zawarcie umowy, na żądanie tej osoby;
• niezbędność dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, gdy przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, czyli obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

Wystawiając faktury, podstawą przetwarzania danych osobowych jest niezbędność dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, którym w tym przypadku jest obowiązek wystawiania faktury dokumentującą zawartą transakcję sprzedaży. Oznacza to, że nie ma konieczności pozyskiwania dodatkowej zgody kontrahenta w celu wystawienia faktury.

Programy do fakturowania a RODO

Trzeba mieć na uwadze, że programy do wystawiania faktur, z których korzystają przedsiębiorcy muszą spełniać wymogi prawne w zakresie ochrony danych osobowych, takie jak:

• integralność treści i autentyczność pochodzenia,
• odpowiednie zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem, zarówno na poziomie klienta (aplikacja), jak też serwera (bazy danych).

Szukając odpowiedniej aplikacji do wystawiania faktur, warto przed zakupem upewnić się, że spełnia on wszystkie wymogi w odniesieniu do ochrony danych osobowych. Sprawdź Program do wystawiania faktur 360 Księgowość! Gwarantujemy, że nasze oprogramowanie przystosowane jest do obowiązujących przepisów.