Telefon na firmę – jak prawidłowo rozliczyć smartfona?

Prowadzenie firmy bez telefonu służbowego wydaje się zadaniem karkołomnym.

Obecnie smartfony to przenośne komputery, dzięki nim jesteśmy w stanie prowadzić niemal wszystkie formalności związane z działalnością, zaczynając od wystawiania faktur, kończąc na przesyłaniu pism organom administracyjnym.

Jeżeli zatem jest to narzędzie pracy, to powstaje kilka pytań – jak prawidłowo kupić telefon na firmę?

Czy można odliczyć pełny VAT? Co ile można ewidencjonować w KPiR nowy smartfon? A także czy telefon trzeba amortyzować? Odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdziecie poniżej.

Telefon na firmę – czy można go uznać za koszt?

Telefon na firmę może zostać wydatkiem, który obniży podstawę opodatkowania, o ile zakup jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W tym akurat przypadku nie ma sensu się rozwodzić nad tą kwestią, bowiem smartfon to narzędzie konieczne w każdym biznesie, niezależnie czy mówimy o osobie prowadzącej firmę budowlaną, gastronomiczną, biuro księgowe czy wykonującą usługi IT.

Trzeba jednak pamiętać, że smartfon może zostać wliczony w koszty wyłącznie jeżeli uzyskamy na niego fakturę. Zatem zakup telefonu na paragon bez numeru NIP uniemożliwi rozliczenie podatkowe takiego wydatku.

Telefon na firmę – co z VAT?

Zakup smartfonu na firmę może być kosztem, można również odliczyć od niego VAT.

Przy czym odliczenie 100% podatku nie zawsze będzie możliwe. Jak to zatem powinno wyglądać?

Jeżeli telefon jest używany wyłącznie do celów firmowych, przedsiębiorca ma prawo odliczyć 100% VAT z faktury zakupu.

W razie kontroli skarbowej może być konieczne udowodnienie, że telefon służy wyłącznie działalności gospodarczej.

To zaś może wymagać prowadzenia dodatkowej dokumentacji, np. regulaminu korzystania z urządzeń firmowych oraz ewidencji numerów kontaktowych.

Jeżeli przedsiębiorca ma natomiast zamiar wykorzystywać smartfon zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych, przysługuje mu 50% odliczenie VAT.

Tutaj nie ma konieczności udowadniania proporcji wykorzystania.

Przykład:

Przedsiębiorca kupił telefon za 3 690 zł brutto (w tym 23% VAT).

• Jeżeli jest w stanie odpowiednio udokumentować sposób używania telefonu (wyłącznie w celach służbowych), może odliczyć cały VAT, tj. 690 zł.
• Jeżeli będzie użytkował go do celów mieszanych, wówczas odliczyć może jedynie 345 zł.

Warto pamiętać, że nie tylko zakup telefonu można wrzucić w koszty i odliczyć od podatku.

Dotyczy to również innych wydatków związanych z korzystaniem ze smartfonu, jak np. etui ochronne, ładowarka, czy też abonament telefoniczny.

Jak często można kupować telefon na firmę?

Nie ma żadnego przepisu, który limitowałby liczbę zakupów dotyczących telefonów komórkowych na firmę. Teoretycznie zatem można je kupować nawet co miesiąc.

W praktyce jednak może to nie być dobry pomysł. Dla celów podatkowych i w razie kontroli badana będzie racjonalność takich zakupów.

Urząd skarbowy może zakwestionować zaliczenie kosztu, jeśli uzna, że zakup nie jest związany z prowadzoną działalnością, lub że zakupy są nieuzasadnione gospodarczo.

Zbyt częste zakupy smartfonów mogą być uznane za próbę obejścia prawa, np. w celu odliczenia podatku dla zakupów na rzecz osób trzecich (np. żony, dzieci, rodzeństwa, przyjaciół itd.)

Nabycie nowego telefonu można uznać za racjonalny, jeżeli jest dokonywany raz na rok lub raz na dwa lata, nie częściej.

Istnieją jednak sytuacje, kiedy można uzasadnić częstsze zakupy, np.:

• zmiana pracownika lub funkcji – nowy telefon dla nowego stanowiska to uzasadniony zakup;
• intensywna eksploatacja sprzętu – w niektórych branżach telefon może zużywać się szybciej niż w innych, np. w branżach budowlanych;
• awaria lub utrata – dobrze posiadać dowód, np. w postaci protokołu uszkodzenia lub zgłoszenia kradzieży.

Amortyzacja telefonu firmowego – kiedy konieczna?

W niektórych przypadkach telefon na firmę musi zostać zaliczony do środków trwałych.

Jest tak, gdy jego wartość przekracza kwotę 10 000 zł netto (bez VAT).

Jeżeli zatem cena smartfonu przekracza 10 000 zł netto, obowiązkowe jest wprowadzenie urządzenia do ewidencji środków trwałych.

Stawka amortyzacji dla telefonu – co do zasady – wynosi 20% rocznie przy 5-letnim okresie amortyzacji.

Przedsiębiorcy mogą także zastosować indywidualną stawkę przy szybciej zużywających się urządzeniach, skracając tym samym czas amortyzacji.

Przykład:

Przedsiębiorca kupił telefon o wartości 12 000 zł netto:

• roczna amortyzacja przy stawce 20% to 2 400 zł rocznie;
• miesięczna rata amortyzacyjna wynosi 200 zł.

Amortyzowane mogą być również telefony tańsze, tj. do 10 000 zł netto.

Takie urządzenie można zaliczyć jako koszt jednorazowy w miesiącu zakupu do kosztów uzyskania przychodu, lub też wprowadzić je do ewidencji środków trwałych i amortyzować według powyższych wskazówek.

W większości wypadków nie będzie to miało większego sensu, jeżeli jednak telefon posiada znaczną wartość (np. 8 tys. zł), czasami amortyzacja może jednak okazać się korzystniejszą opcją.

Leasing telefonu na firmę – coraz popularniejszy wariant „zakupu”

Przy drogich telefonach lub przy większej ich liczbie przedsiębiorcy mogą pokusić się o leasingowanie sprzętu.

Dzięki takiemu rozwiązaniu będą mogli rozłożyć płatność w czasie i jednocześnie całość z faktur wliczyć w koszty (przy kredycie do kosztów zaliczamy jedynie odsetki).

Przedsiębiorca ma do wyboru dwa rodzaje leasingu:

• operacyjny, lub
• finansowy

Leasing operacyjny jest wariantem dla przedsiębiorców, którzy chcą pozostawić sobie telefon na własność.

Przedsiębiorca w czasie trwania umowy leasingu płaci raty leasingowe, które może w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. VAT od rat leasingowych jest odliczany na bieżąco.

Natomiast po zakończeniu umowy przedsiębiorca ma możliwość wykupu telefonu za cenę ustaloną w umowie (rata wykupowa). Urządzenia nie są przy tym wprowadzane do ewidencji.

Rozliczane są jedynie pojedyncze faktury z leasingu.

Leasing finansowy pozwala natomiast odliczyć wartość urządzenia od razu. Po podpisaniu umowy leasingu telefon staje się środkiem trwałym przedsiębiorcy.

Konieczne jest jego wprowadzenie do ewidencji środków trwałych i amortyzowanie. Odliczenie VAT następuje od razu od całej wartości umowy.

Ten rodzaj leasingu ma jednak sporo wspólnego z kredytem, bowiem raty leasingowe są jedynie częściowo uznawane za koszty uzyskania przychodu, tj. tylko część odsetkowa.

Wariant ten jest korzystny dla przedsiębiorców, którzy potrzebują jednorazowych większych kosztów, np. pod koniec roku chcą zmniejszyć swoje obciążenie podatkowe.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego