Śmierć klienta biura rachunkowego – co robić w takiej sytuacji?

Śmierć klienta prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą to trudna sytuacja zarówno w sferze emocjonalnej, jak i tej organizacyjnej.

Biura rachunkowe, które świadczyły usługi księgowe zmarłemu, mogą mieć trudności z niektórymi kwestiami.

Co bowiem z umową na prowadzenie ksiąg rachunkowych? Komu wydać dokumenty byłego klienta oraz czy spadkobiercy zmarłego mogą wejść w jego prawa? Poniżej wyjaśnię, co należy zrobić w sytuacji, gdy dojdzie do przedmiotowej sytuacji.

Śmierć klienta – co gdy rodzina nie zgłosi tego do biura rachunkowego?

Osoby najbliższe zmarłego mogą nie mieć sił lub czasu, aby zgłosić księgowemu, że jego klient nie żyje. Mogą w ogóle nawet nie wiedzieć, że ich bliski współpracował z biurem rachunkowym. Skąd wówczas dowiedzieć się o śmierci klienta?

Śmierć osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą skutkuje automatycznym wykreśleniem wpisu z CEIDG. Przy JDG osoba przedsiębiorcy jest najważniejsza, tj. nie do zastąpienia.

Bez tej osoby firma nie jest w stanie funkcjonować.

Oznacza to, że działalność taka wygasa wraz ze śmiercią przedsiębiorcy, a kontynuacja jej przez inne osoby jest niemożliwa.

Jeżeli zatem do biura nie zgłosi się rodzina zmarłego lub inna bliska osoba, a klient nie kontaktuje się z księgowym od dłuższego czasu, należy sprawdzić CEIDG. Dla potwierdzenia powyższego można również skontaktować się z ZUS lub Urzędem Skarbowym.

Od zmarłego przedsiębiorcy należy odróżnić majątek przedsiębiorstwa.

Ten drugi jest przedmiotem dziedziczenia, natomiast na czas postępowania spadkowego może zostać powołany zarząd sukcesyjny, który jest obowiązany prowadzić sprawy zmarłego.

Śmierć klienta biura rachunkowego oznacza wygaśnięcie umowy

Po śmierci klienta, który prowadził JDG, co do zasady umowa o świadczenie usług rachunkowych wygasa z mocy prawa, gdyż jedna ze stron umowy przestaje istnieć.

Wówczas to biuro rachunkowe nie może prowadzić dalszych czynności w imieniu zmarłego, a w szczególności nie może podpisywać deklaracji podatkowych, JPK_VAT, dokonywać zgłoszeń czy rozliczeń.

Wyjątek stanowi zarząd sukcesyjny

Wyjątek stanowi sytuacja, w której powołany zostaje zarząd sukcesyjny dla przedsiębiorstwa zmarłego. W takim przypadku jednoosobowa działalność gospodarcza przekształca się w przedsiębiorstwo w spadku.

Zarządca sukcesyjny ma za zadanie dalsze prowadzenie bieżących spraw firmy. Jest on uprawniony do podejmowania czynności zwykłego zarządu.

Z kolei czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu mogą być podejmowane wyłącznie, jeżeli wyrażą na to zgodę wszyscy właściciele przedsiębiorstwa w spadku (tj. spadkobiercy).

Na dokonanie takiej czynności może również zezwolić sąd. Zarząd sukcesyjny może trwać maksymalnie przez dwa lata. Jednakże z ważnych powodów sąd może przedłużyć ten okres na czas nie dłuższy niż lat 5.

Zarząd sukcesyjny powinien zostać ustanowiony przez przedsiębiorcę za jego życia. Jeżeli to się nie stanie, mogą dokonać tego jego spadkobiercy.

Trzeba się z tym spieszyć, bowiem termin na to jedynie 2 miesiące. Jeżeli w tym terminie nie dojdzie do powołania zarządu, wówczas firma przestaje istnieć, a wszelkie prawa i obowiązki zmarłego przechodzą bezpośrednio na spadkobierców.

W przypadku ustanowienia zarządu sukcesyjnego, obowiązki podatkowe przedsiębiorstwa zmarłego nie zostają „wyłączone”.

Nie przechodzą one jednak na zarządcę sukcesyjnego, a na przedsiębiorstwo w spadku. Zarządca natomiast ma obowiązek prowadzić wszelkie sprawy skarbowe i wypełniać obowiązki podatkowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

To z kolei oznacza, że umowa z biurem nieruchomości nie wygasa, a jej postanowienia wiążą dalej jej strony, tym razem jednak działania księgowe są wykonywane na rzecz przedsiębiorstwa w spadku.

Nie ulegają zmianie także pełnomocnictwa do występowania w imieniu przedsiębiorcy przed organami skarbowymi. W zasadzie to po stronie księgowych nic nie ulega zmianie.

Co ze spadkobiercami?

Niezależnie czy powołany zostanie zarząd sukcesyjny czy też nie, z czasem majątek przedsiębiorstwa przejdzie w ręce spadkobierców. Co w takiej sytuacji?

Przedsiębiorstwo zmarłego ulegnie likwidacji. Spadkobiercy mogą kontynuować działalność poprzednika, ale już jako nowa firma, która przejęła jego składniki majątkowe.

Dochodzi do zakończenia współpracy, a tym samym do wygaśnięcia zobowiązań umownych. Jeżeli spadkobiercy będą chcieli dalej korzystać z usług biura rachunkowego, muszą zawrzeć nową umowę oraz wystawić nowe pełnomocnictwa.

Trzeba pamiętać, że po rozwiązaniu się umowy biuro ma obowiązek złożyć spadkodawcom zmarłego sprawozdanie z dotychczasowej obsługi księgowej.

Jego treść powinna odnosić się do całego okresu trwania umowy, ze szczególnym uwzględnieniem ostatnio dokonywanych czynności.

Komu przekazać dokument księgowe?

W czasie trwania zarządu sukcesyjnego biuro rachunkowe nie musi zaprzątać sobie głowy kwestią dokumentacji księgowej zmarłego klienta.

Jeżeli jednak zarząd wygaśnie (lub nie zostanie powołany) dokumentacja powinna zostać wydana następcom prawnym klienta.

Dokumentacja księgowa i podatkowa należy do masy spadkowej, co też oznacza to, że może zostać przekazana wyłącznie osobom, które wykażą swój status spadkobierców na podstawie postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza.

To że ktoś np. jest dzieckiem zmarłego jeszcze o niczym nie przesądza – mogło być ono bowiem wydziedziczone.

Jeżeli nikt nie odbierze dokumentów, biuro nie może ich po prostu zniszczyć – nawet po wygaśnięciu umowy.

Dopóki nie zostaną odebrane przez uprawnione osoby, musi je archiwizować na własny koszt lub uzgodnić przekazanie innemu podmiotowi.

Zgodnie z przepisami podatkowymi dokumenty księgowe należy przechowywać w sposób następujący:

• księgi podatkowe i dokumenty związane z rozliczeniami – przez 5 lat od końca roku podatkowego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dotyczy to m.in. ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych (faktur, rachunków), deklaracji podatkowych (PIT, VAT) oraz ewidencji;
• dokumenty pracownicze – kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych należy przechowywać przez okres 5 lat;
• listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, należy przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Co z pełnomocnictwami?

Pełnomocnictwo udzielone przez klienta wygasa z chwilą jego śmierci. Zatem księgowy, który otrzymał takie pełnomocnictwo, nie ma prawa odbierać dokumentacji po śmierci mocodawcy.

Jeżeli powołany jest zarządca sukcesyjny, powinien on wystawić nowe pełnomocnictwo na podstawie swoje tytułu prawnego do prowadzenia przedsiębiorstwa.

Co z zaległymi płatnościami klienta wobec biura?

Jeżeli klient nie zdążył przed śmiercią opłacić wszystkich zaległości wobec biura rachunkowego, wówczas owe biuro może zgłosić swoje wierzytelności wobec spadkobierców.

Z chwilą śmierci klienta, zobowiązania z umowy, np. nieopłacone faktury za obsługę księgową, wchodzą w skład masy spadkowej. Biuro może zgłosić swój interes w postępowaniu spadkowym lub ewentualnie do sądu cywilnego w oddzielnym postępowaniu.

W praktyce często dochodzi do sytuacji, gdy wszyscy spadkobiercy odrzucają spadek. Jest tak najczęściej, gdy zmarły pozostawił po sobie głównie długi. Wówczas biuro rachunkowe może nie odzyskać należności – nie ma od kogo egzekwować długu.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego