Samodzielne prowadzenie księgowości w małej firmie

Prowadzenie własnej firmy to nie tylko realizacja pasji czy walka o nowe zlecenia, ale też mniej ekscytujące, choć też ważne obowiązki związane z księgowością.

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie to samo pytanie: czy rzeczywiście muszę korzystać z usług biura rachunkowego, czy może jestem w stanie samodzielnie prowadzić księgowość swojej firmy?

Czy można prowadzić księgowość samodzielnie

Polskie przepisy pozwalają przedsiębiorcom, zwłaszcza prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, na samodzielne prowadzenie zarówno Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), jak i ewidencji przychodów w przypadku ryczałtu.

Samodzielna księgowość jest też możliwa w wypadku spółek z o.o., ale tu już trzeba mieć nieco większą wiedzę z zakresu księgowości.

Nie ma obowiązku posiadania wykształcenia kierunkowego ani uzyskiwania specjalnych uprawnień, aby rozliczać księgowo i podatkowo swoją firmę.

W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca może zająć się rozliczeniami, prowadzeniem ewidencji oraz przygotowywaniem wymaganych deklaracji podatkowych.

Warto jednak pamiętać, że samodzielne prowadzenie księgowości wymaga znajomości aktualnych przepisów oraz systematyczności.

Na szczęście na rynku można znaleźć wiele intuicyjnych programów i aplikacji, które znacznie ułatwiają codzienną pracę i pozwalają krok po kroku przejść przez proces księgowania.

Jednym z takich programów księgowych jest 360 Księgowość, która pozwala na prowadzenie księgowości online.

Czy warto samemu prowadzić księgowość

Często w pierwszej fazie prowadzenia działalności przychody nie są zbyt wielkie, a budżet jest ograniczony.

Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z firmą, samodzielna księgowość może być nie tylko sposobem na oszczędności, ale też na lepsze poznanie własnego biznesu od strony podatkowej.

Pozwala to na zrozumienie zależności związanych ze składkami ZUS, podatkiem dochodowym czy podatkiem VAT.

Samodzielne prowadzenie księgowości sprawdzi się przede wszystkim w naprawdę małych firmach, zwłaszcza tam, gdzie jest niewiele faktur i prosty model działalności.

Jeśli lubisz mieć wszystko pod kontrolą i czujesz się pewnie w kontakcie z cyfrowymi narzędziami, taka opcja może okazać się dla Ciebie wygodna i całkiem przyjemna.

Jeśli jednak nie masz czasu na samodzielną naukę lub nie przepadasz za formalnościami, warto przemyśleć czy nie lepsze będzie skorzystanie ze wsparcia profesjonalistów.

Czy warto prowadzić księgowość online w małej firmie

Dzięki nowoczesnym systemom, takim jak 360 Księgowość możesz wystawiać faktury, księgować przychody i koszty, generować deklaracje oraz kontrolować rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym bez wychodzenia z domu.

Wszystko masz w jednym miejscu i dostępne praktycznie 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.

Nie bez znaczenia jest fakt, że od stycznia 2026 roku zapisy w Książce Przychodów i Rozchodów będą musiały być dokonywane w programie komputerowym.

Nie będzie już możliwości prowadzenia KPiR w postaci papierowej czy w formie arkusza kalkulacyjnego typu Excel. Więcej na temat zmian podatkowych w 2026 roku przeczytasz w innym naszym artykule.

Skoro rachunkowość i tak musi być prowadzona w programie komputerowym, to warto wybrać nowoczesne rozwiązania w postaci księgowości online.

Dzięki temu podatnik będzie w stanie wygenerować po zakończonym roku plik JPK_PKPIR, który trzeba będzie wysłać do urzędu skarbowego. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania jest stały wgląd w finanse firmy.

Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej a odpowiedzialność za błędy

Prowadząc księgowość samodzielnie, zyskujesz pełną kontrolę nad finansami swojej firmy, ale jednocześnie bierzesz na siebie także pełną odpowiedzialność za ewentualne błędy.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej każdy błąd w rozliczeniach podatkowych, nieterminowe złożenie deklaracji czy pominięcie jakiegoś obowiązku może skutkować przykrymi konsekwencjami: od upomnień i kar finansowych po kontrole urzędowe.

Dlatego, jeśli decydujesz się na samodzielną księgowość, zainwestuj czas w naukę. Może się to wiązać ze śledzeniem na bieżąco zmian w przepisach czy korzystaniem z poradników.

W trudniejszych sytuacjach nie wahaj się zasięgnąć konsultacji u specjalisty.

To nie tylko zwiększy Twoje bezpieczeństwo, ale pozwoli uniknąć niepotrzebnego stresu i kosztownych pomyłek.

Biura rachunkowe najczęściej mają wykupione ubezpieczenia OC, które gwarantują wypłatę odszkodowania dla klienta w przypadku gdyby z winy biura doszło do błędów w rozliczeniach podatkowych lub rozliczeniach ZUS.

Teoretycznie przedsiębiorca też może wykupić ubezpieczenie OC od takich pomyłek, ale raczej będzie ono sporo droższe niż dla podmiotów, które profesjonalnie zajmują się rozliczeniami podatkowymi.

Urząd skarbowy może nie potraktować pobłażliwie drobnych pomyłek, nawet jeśli wynikają one z niewiedzy czy przeoczenia.

To właściciel firmy zawsze odpowiada przed fiskusem i ZUS-em niezależnie od tego, czy korzysta z pomocy zewnętrznej księgowej, czy prowadzi księgi sam.

Miejsca, gdzie łatwo popełnić błąd, to rozliczenia związane z VAT-em, rozliczanie firmowych kosztów czy dotrzymywanie wszystkich terminów.

Samodzielne prowadzenie księgowości – ważne terminy

W każdym miesiącu jest kilka ważnych terminów, których nie można przegapić.

Oto najważniejsze z nich:

• wystawienie faktur za poprzedni miesiąc,
• deklaracja ZUS,
• zapłata zaliczki na podatek dochodowy
• deklaracja VAT.

Faktury za poprzedni miesiąc co do zasady należy wystawić do 15. dnia następnego miesiąca.

Czyli jeśli sprzedaż towaru lub usługi miała miejsce np. 10 stycznia, to fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15 lutego.

Od tej zasady są wyjątki dotyczące m.in. usług budowlanych czy stałej obsługi prawnej lub biurowej. Więcej na temat dat wystawiania faktur możesz przeczytać w innym naszym artykule.

Kolejnym obowiązkiem jest wysłanie deklaracji ZUS DRA w terminie do 20. dnia miesiąca. W tym samym terminie trzeba też zapłacić składki ZUS.

W przypadku, gdy firma zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, to oprócz deklaracji ZUS DRA wysyła się też raporty imienne ZUS RCA.

W tym samym terminie, co składki ZUS, co do zasady trzeba też zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy. Jednak w odróżnieniu od składek społecznych, które płaci się w każdym miesiącu, może wystąpić sytuacja, w której zaliczki na podatek nie trzeba będzie płacić. Jest tak wtedy, gdy w firma ma stratę zamiast zysku.

Dodatkowo przy zasadach ogólnych firma nie płaci podatku dochodowego dopóki nie przekroczy 30.000 zł zysku. Jest to możliwe dzięki kwocie wolnej od podatku.

Dodatkowo gdy zaliczka na podatek dochodowy nie przekracza kwoty 1.000 zł, to nie trzeba jej płacić w danym miesiącu. Obowiązek zapłaty pojawi się dopiero wtedy, gdy zaliczka za kolejne miesiące przekroczy w sumie 1.000 zł.

Przykładowo jeśli zaliczka na podatek dochodowy za marzec wynosi 400 zł, za kwiecień 300 zł, a za maj 500 zł, to taką zaliczkę można zapłacić dopiero za okres od marca do maja, bo dopiero wtedy łącznie przekroczy ona 1.000 zł.

Ostatnim z miesięcznych terminów jest złożenie deklaracji VAT_V7M i zapłata podatku VAT. Należy to zrobić do 25. dnia miesiąca.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której przedsiębiorca wybrał kwartalne rozliczenia VAT.

Co prawda deklaracje VAT trzeba składać każdego miesiąca, ale zapłata podatku VAT będzie konieczna do 25. dnia miesiąca następnego po zakończeniu kwartału.

Domyślnie są to 25 kwiecień, 25 lipiec, 25 październik i 25 styczeń.

Warto pamiętać, że jeżeli termin na złożenie deklaracji ZUS lub VAT, a także termin na zapłatę składek ZUS lub podatku PIT i VAT przypada w dzień wolny od pracy, czyli w sobotę, niedzielę lub święto, to taki termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Prowadzenie samodzielnej księgowości – praktyczna checklista

Pilnowanie terminów to podstawa, żeby uniknąć stresu, niepotrzebnych nerwów czy kar ze strony urzędów.

Oto najważniejsze daty, o których musisz pamiętać:

• 15 dzień miesiąca – wystawienie faktur za poprzedni miesiąc,
• 20 dzień miesiąca – wysyłka deklaracji ZUS
• 20 dzień miesiąca – zapłata składek ZUS,
• 20 dzień miesiąca – zapłata zaliczki na podatek dochodowy,
• 25 dzień miesiąca – wysyłka deklaracji VAT,
• 25 dzień miesiąca – zapłata podatku VAT,
• 30 kwietnia – roczne rozliczenie podatkowe PIT,
• 20 maj – roczne rozliczenie składki zdrowotnej.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego