Pierwsza faktura w nowej firmie – 5 najczęstszych błędów

Stworzyłeś biznesplan i zarejestrowałeś działalność gospodarczą – świetnie! Teraz możesz zacząć zarabiać.

Wszystko jednak musi odbywać się w zgodzie z literą prawa, szczególnie tego podatkowego. Aby otrzymać płatność, musisz wystawić odpowiedni dokument sprzedażowy.

Pierwsza faktura w nowej firmie może nieco stresować. Mimo iż wydaje się to prosta konstrukcja, to cały ten proces może nieść ze sobą kilka pułapek.

Chcąc mieć pewność, w jaki sposób wystawiać i przesyłać faktury kontrahentom, należy zapoznać się z przepisami ustawy o VAT.

Tylko w taki sposób nie będziesz później musiał się martwić korektami czy też dodatkowymi kosztami, np. w postaci odsetek na rzecz fiskusa.

Poniżej przedstawiam 5 najczęstszych błędów, których powinieneś unikać, wystawiając – nie tylko tą pierwszą, ale również każdą następną – fakturę.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

• KSeF jako nowy standard
• Weryfikacja danych kontrahenta
• Logika dat na fakturze
• Precyzyjny opis przedmiotu sprzedaży
• Wymogi biznesowe i techniczne

Pierwsza faktura w nowej firmie

Rozpoczęcie nowego biznesu to moment, w którym przedsiębiorca musi zmierzyć się nie tylko z pozyskiwaniem klientów, organizacją grafiku i wykonywaniem zleconych zadań, ale także z obowiązkami formalnymi związanymi z rozliczeniami podatkowymi.

Jednym z pierwszych wyzwań jest wystawienie faktury sprzedażowej. Chociaż z pozoru jest to czynność prosta, w praktyce często pojawiają się tutaj dosyć istotne błędy.

W sprawie nie pomaga niedawno wprowadzony obowiązek KSeF.

Wprowadzanie faktur ustrukturyzowanych oraz korzystanie z centralnego systemu dodatkowo zmienia sposób wystawiania i przekazywania dokumentów sprzedaży.

W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur dokument nie jest już jedynie wysyłany pocztą lub e-mailem do kontrahenta, ale musi zostać przekazany w pierwszej kolejności do KSeF. To powoduje, że niektóre błędy mogą mieć poważniejsze konsekwencje niż było to dotychczas.

Jakie są najczęściej popełniane pomyłki przy wystawianiu pierwszych faktur?

• Wystawienie faktury w systemie księgowym bez jej wysłania do KSeF

Może się to wydawać nieco banalne, ale nie radzę tego ignorować. Szczególnie na początku korzystania z nowych rozwiązań informatycznych można dać się złapać właśnie na tych najprostszych czynnościach.

A tym jest właśnie wystawienie faktury w systemie księgowym bez jej faktycznego przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

W praktyce przedsiębiorca może wygenerować dokument w programie do fakturowania, zapisać go w systemie i uznać, że faktura została prawidłowo wystawiona.

Tymczasem w przypadku faktur ustrukturyzowanych dokument uznaje się za wystawiony dopiero w momencie przesłania go do systemu KSeF i nadania mu odpowiedniego numeru identyfikacyjnego.

Jeżeli faktura pozostanie jedynie w systemie księgowym, a nie zostanie przekazana do KSeF, z punktu widzenia przepisów podatkowych, nie istnieje.

Może to prowadzić do problemów zarówno po stronie sprzedawcy (brak zapłaty), jak i nabywcy, który nie otrzyma dokumentu w systemie.

Aby uniknąć tego rodzaju sytuacji, warto korzystać z programów księgowych zintegrowanych z KSeF, które automatycznie przesyłają faktury do systemu i potwierdzają ich przyjęcie.

Dobrym rozwiązaniem jest również wprowadzenie procedury weryfikacji, czy każda wystawiona faktura posiada numer nadany przez KseF.

• Błędny NIP lub dane kontrahenta

Kolejnym częstym błędem jest podanie nieprawidłowego numeru NIP lub innych danych identyfikujących kontrahenta.

W praktyce pomyłka może polegać na wpisaniu niewłaściwego numeru identyfikacji podatkowej, błędnej nazwy firmy czy nieaktualnego adresu.

Tego typu nieprawidłowości mają istotne znaczenie, ponieważ faktura powinna jednoznacznie identyfikować strony transakcji.

Jeżeli dane nabywcy są nieprawidłowe, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Trzeba pamiętać, że KSeF nie ma możliwości modyfikacji dokumentu już po jego wystawieniu.

Poprawa błędów wymaga zatem sporządzenia nowej faktury korygującej, co oznacza dodatkowe formalności oraz konieczność zachowania spójności dokumentacji.

Aby ograniczyć ryzyko takich błędów, warto korzystać z funkcji automatycznej weryfikacji numeru NIP dostępnej w wielu programach księgowych.

Narzędzia te pobierają dane kontrahenta bezpośrednio z publicznych rejestrów. Pomocne może być także sprawdzanie kontrahentów w wykazie podatników VAT, tzw. białej liście podatników VAT.

• Niewłaściwa data na fakturze

Kolejnym błędem często popełnianym przez przedsiębiorców rozpoczynających działalność jest nieprawidłowe określenie dat na fakturze.

Dokument sprzedaży powinien zawierać co najmniej datę wystawienia oraz datę dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi.

W praktyce wielu przedsiębiorców automatycznie wpisuje tę samą datę w obu polach, choć nie zawsze jest to zgodne ze stanem faktycznym.

Jeżeli usługa została wykonana wcześniej, a faktura wystawiana jest dopiero po pewnym czasie, daty te powinny się różnić (tj. być prawdziwe).

Nieprawidłowe wskazanie daty może powodować trudności przy ustalaniu momentu powstania obowiązku podatkowego.

W niektórych przypadkach może także wymagać wystawienia faktury korygującej. Dlatego też przed wystawieniem dokumentu warto upewnić się, jaki moment powinien zostać wskazany jako data sprzedaży oraz czy faktura została sporządzona w odpowiednim terminie.

• Zbyt ogólny opis towaru lub usługi

Opis przedmiotu sprzedaży jest jednym z elementów faktury, który często jest lekceważony przez przedsiębiorców. Traktują go w sposób bardzo ogólny, wpisując na dokumencie np. „sprzedaż towaru” lub „realizacja umowy”.

Tymczasem w praktyce ma on duże znaczenie zarówno z punktu widzenia rozliczeń podatkowych, jak i ewentualnych kontroli.

Zdarza się, że na fakturach pojawiają się bardzo lakoniczne określenia, które nie zawsze pozwalają na jednoznaczną identyfikację transakcji.

Teraz ma to jeszcze większe znaczenie, bowiem KSeF pozwala organom skarbowym na kontrolę dokumentacji rachunkowej podatników niemal w czasie rzeczywistym.

Przekazywanie przez przedsiębiorców bardziej rozbudowanych informacji o dokonanych transakcjach może ograniczyć liczbę pytań pojawiających się podczas ewentualnych czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.

Dlatego zalecane jest stosowanie precyzyjnych opisów, wskazujących na przykład zakres wykonanej usługi, rodzaj sprzedanego produktu czy okres, którego dotyczy rozliczenie.

• Brak dodatkowych danych wymaganych przez kontrahenta

Ostatnim często spotykanym błędem, jaki może posiadać pierwsza faktura przedsiębiorcy (a w zasadzie te późniejsze również), jest pominięcie dodatkowych informacji, które dla kontrahenta są niezbędne do prawidłowego rozliczenia transakcji.

Wiele firm wymaga umieszczania w opisie faktury określonych danych, takich jak numer zamówienia, numer umowy, oznaczenie projektu czy kod dostawcy.

Jeżeli takich informacji zabraknie, kontrahent może mieć trudności z zaksięgowaniem dokumentu sprzedażowego lub przypisaniem go do konkretnego zamówienia.

W niektórych organizacjach faktura bez wskazanego numeru zamówienia w ogóle nie zostanie zaakceptowana.

Nie oznacza to, że kontrahent w takiej sytuacji może odrzucić fakturę i nie zapłacić. Może za to domagać się dokonania korekty.

Jak już wskazywałem, problem polega na tym, że po wystawieniu faktury w systemie centralnym nie ma możliwości jej modyfikowania, w tym dokonywania adnotacji do dokumentu. Jeżeli wymagane informacje nie zostały umieszczone, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Z tego względu przed wystawieniem pierwszej faktury warto ustalić, czy obowiązują dodatkowe wymagania dotyczące treści dokumentu sprzedaży, np. zapisane w umowie stron.

Co zrobić, gdy KSeF nie działa?

Przepisy przewidują dwa główne scenariusze, o których warto wiedzieć na starcie:

• Awaria po stronie KSeF: Jeśli centralny system jest niedostępny, możesz wystawić fakturę w tzw. trybie offline. Dokument musi jednak zostać przesłany do KSeF niezwłocznie po ustaniu awarii (zazwyczaj w ciągu 7 dni).
• Problem techniczny po stronie przedsiębiorcy: Jeśli to Twój komputer lub internet zawiedzie, masz obowiązek dostarczyć fakturę do KSeF w następnym dniu roboczym.

Ważne: Faktury wystawiane offline muszą posiadać specjalny kod QR, który pozwoli kontrahentowi zweryfikować autentyczność dokumentu przed jego oficjalnym pojawieniem się w systemie centralnym.

Terminy, których nie możesz przegapić

W nowej firmie łatwo pogubić się w kalendarzu.

Pamiętaj o złotej zasadzie: fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Istnieje jednak możliwość wystawienia faktury wcześniej – nie może to jednak nastąpić wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi (lub otrzymaniem całości lub części zapłaty).

Trzymanie się tych widełek czasowych to podstawa bezpieczeństwa w relacjach z fiskusem.

Pierwsza faktura w nowej firmie – o błąd nietrudno

Wystawienie pierwszej faktury w nowej firmie jest ważnym momentem dla każdego przedsiębiorcy.

Choć czynność ta z czasem staje się rutynowa, to w rzeczywistości, błędy mogą pojawić się tak samo przy pierwszej, jak i sto pierwszej fakturze.

Wystawianie dokumentacji rachunkowej wymaga znajomości podstawowych zasad podatkowych i rachunkowości oraz regularnego aktualizowania swojej wiedzy.

Najczęstsze błędy dotyczą spraw związanych z KSeF. Podanie nieprawidłowych danych kontrahenta, niewłaściwe określenie dat, zbyt ogólny opis towaru lub usługi czy pominięcie dodatkowych informacji wymaganych przez kontrahenta, może wymagać nie tylko wykonania korekty, ale również może doprowadzić do nieprzyjemności ze strony urzędu skarbowego.

Krajowy System e-Faktur ma ten „minus”, że pozwala organom kontrolować podatników w czasie rzeczywistym. Jeżeli jakiś dokument wyda się podejrzany, bardzo łatwo o szczegółową kontrolę w siedzibie przedsiębiorcy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego