Narzędzia AI w kosztach firmy

Płacisz 20 dolarów miesięcznie za narzędzia AI i zastanawiasz się, czy możesz to wrzucić w koszty firmy?

Najczęściej tak, ale nie zawsze jest to takie proste, jakby się mogło wydawać.

W tym artykule wyjaśnimy:

• kiedy narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą stanowić koszt podatkowy,
• jak wygląda ich rozliczenie w VAT
• czy użycie AI wyklucza podwyższone koszty uzyskania przychodu przy przeniesieniu praw autorskich

Czy narzędzia AI mogą stanowić koszt podatkowy w działalności gospodarczej?

W większości przypadków zakup narzędzi opartych na sztucznej inteligencji może być kosztem podatkowym.

Wydatek na takie narzędzia może stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli spełnia podstawowy warunek: pozostaje w związku z prowadzoną działalnością i ma na celu osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie przychodu.

To dokładnie ta sama zasada, która dotyczy zakupu oprogramowania księgowego, systemu CRM czy abonamentu na program graficzny.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z narzędzi AI na przykład do:

• automatyzacji procesów,
• generowania grafik do firmy,
• obsługi klienta (np. chatboty),
• tworzenia treści marketingowych,
• przygotowywania analiz biznesowych,

to takie wydatki mają bezpośredni lub pośredni związek z przychodem. W takiej sytuacji mogą one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

To samo dotyczy opłat za rozszerzoną wersję narzędzia czy zakupu dodatkowych pakietów do generowania treści lub grafik.

Odnosi się to też do zakupu tokenów służących do komunikowania się z narzędziami AI za pośrednictwem API.

Nie ma przy tym znaczenia, że jest to nowa technologia. Przepisy podatkowe nie różnicują kosztów w zależności od innowacyjności narzędzia, lecz od ich związku z działalnością.

Aby ująć subskrypcję ChatGPT czy Gemini w kosztach, musisz posiadać fakturę zawierającą Twoje dane firmowe oraz NIP z przedrostkiem PL.

W przypadku dostawców z USA (np. OpenAI), rozliczasz to jako import usług, co wymaga od Ciebie naliczenia i jednoczesnego odliczenia 23% VAT (dla czynnych podatników VAT).

Najczęściej będzie to dokument wystawiony przez zagranicznego dostawcę usług AI.

I tu mogą pojawić się pierwsze trudności z ujęciem takiego wydatku w kosztach. Wielu dostawców usług AI wystawia faktury w walucie obcej, a siedziba firmy znajduje się poza Polską.

To oznacza, że oprócz podatku dochodowego trzeba przeanalizować również skutki w podatku VAT.

W szczególności pod kątem importu usług. Do tej kwestii wrócimy jeszcze w dalszej części artykułu.

Czy zakup licencji na korzystanie z AI to koszt bezpośredni czy wartość niematerialna?

Większość narzędzi AI działa w modelu subskrypcyjnym. Przedsiębiorca nie kupuje programu na własność, lecz uzyskuje licencję na korzystanie z usługi przez określony czas, taki jak miesiąc czy rok.

To popularne rozwiązanie stosowane przez sprzedawców takich narzędzi AI, jak ChatGPT, Microsoft Copilot, Anthropic Claude Pro, Grok, Midjourney czy Gemini od Google AI.

Jeżeli przedsiębiorca opłaca miesięczny dostęp do narzędzia AI, to wydatek co do zasady stanowi koszt pośredni.

W praktyce oznacza to, że:

• ujmuje się go bezpośrednio w kosztach w dacie poniesienia,
• nie tworzy się wartości niematerialnej i prawnej,
• nie stosuje się amortyzacji.

To typowy zakup usług, a nie nabycie prawa majątkowego o trwałym charakterze.

Jeżeli przedsiębiorca wykupuje roczną lub wieloletnią licencję na korzystanie z oprogramowania AI, należy przeanalizować, czy spełnia ona definicję wartości niematerialnej i prawnej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym.

Wartość niematerialną i prawną stanowią m.in. autorskie prawa majątkowe oraz licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. W tej sytuacji należy zadać pytania:

Czy przedsiębiorca nabywa prawo o trwałym charakterze?

Czy licencja jest zbywalna?

Czy ma charakter wyłączny?

W praktyce większość popularnych narzędzi AI nie spełnia tych warunków.

To dostęp czasowy, niewyłączny i niezbywalny. Czyli nadal usługa, a nie klasyczna licencja stanowiąca wartość niematerialną i prawną.

Pomocna checklista: Co musi być na fakturze od zagranicznego dostawcy AI

Usługi oparte na AI a import usług – ChatGPT na firmę

Bardzo wiele narzędzi AI jest sprzedawanych przez podmioty zagraniczne. Często mają one swoje siedziby w takich krajach, jak USA czy Irlandia.

Przedsiębiorca płaci kartą, dostaje fakturę w dolarach lub euro i na tym kończy swoją analizę kosztów związanych z AI.

Tymczasem z perspektywy ustawy o VAT mamy do czynienia ze świadczeniem usług przez podmiot zagraniczny na rzecz polskiego podatnika.

A to najczęściej oznacza import usług. Zgodnie z przepisami import usług występuje wtedy, gdy:

usługodawcą jest podmiot niemający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

miejscem świadczenia usług jest terytorium Polski.

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT:

• wykazuje VAT należny z tytułu importu usług,
• jednocześnie ma prawo do odliczenia VAT naliczonego.

W praktyce rozliczenie jest neutralne podatkowo, ale obowiązek wykazania transakcji pozostaje.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, sytuacja jest mniej komfortowa.

Powstaje wtedy obowiązek zapłaty podatku należnego bez prawa do odliczenia. A w przypadku zakupu narzędzia AI od sprzedawcy z terenu Unii Europejskiej powstanie też obowiązek rejestracji do VAT-UE.

I tu pojawia się częsty błąd mikroprzedsiębiorców: przekonanie, że skoro dostawca nie doliczył polskiego VAT, to temat nie istnieje.

Tymczasem brak VAT na fakturze od zagranicznego dostawcy nie oznacza braku obowiązku podatkowego w Polsce.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu od utworów a korzystanie z AI

W kontekście rozliczeń podatkowych czasami pojawia się pytanie: czy efekt pracy narzędzia AI można uznać za utwór, a więc przedmiot prawa autorskiego?

Zgodnie z ustawą o prawie autorskim, utwór to przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci.

Jednak twórcą musi być człowiek. I tu pojawia się problem.

Sztuczna inteligencja nie posiada podmiotowości prawnej, nie może więc być autorem w rozumieniu przepisów.

To oznacza, że samo wygenerowanie tekstu, grafiki czy kodu przez AI nie przesądza jeszcze o powstaniu utworu chronionego prawem autorskim.

O utworze możemy mówić dopiero wtedy, gdy człowiek wnosi twórczy, indywidualny wkład w powstanie danego rezultatu.

Dla przykładu proste wygenerowanie tekstu na podstawie jednego polecenia (promptu) może nie spełniać przesłanek prawnych dla utworu.

Z kolei rozbudowana koncepcja, redakcja, selekcja i modyfikacja treści przez przedsiębiorcę znacznie zwiększa szansę, że efekt końcowy będzie miał charakter autorski.

Kwestia prawa autorskiego może wpływać m.in. na:

• możliwość stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu (w relacjach pracowniczych lub B2B),
• ocenę, czy dochodzi do przeniesienia autorskich praw majątkowych,
• kwalifikację wydatków w działalności B+R.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z AI wyłącznie jako narzędzia wspierającego własną twórczość, łatwiej mówić o autorskim charakterze końcowego efektu.

Jeżeli jednak efekt jest w całości generowany automatycznie, sytuacja jest mniej jednoznaczna.

Narzędzia AI w działalności B+R – czy można korzystać z ulg podatkowych?

Samo korzystanie z AI nie oznacza jeszcze działalności B+R.

To za mało, żeby uzyskać prawo do ulgi B+R. Tutaj trzeba się przyjrzeć temu, czym jest działalność B+R w rozumieniu przepisów podatkowych.

Aby mówić o możliwości skorzystania z ulgi podatkowej, działalność taka musi m.in.:

• mieć charakter twórczy,
• obejmować prace rozwojowe lub badawcze,
• być podejmowana w sposób systematyczny,
• zmierzać do tworzenia innowacyjnych rozwiązań.

Samo używanie gotowego narzędzia AI np. do generowania treści marketingowych czy automatyzacji odpowiedzi na e‑maile co do zasady nie spełnia tych kryteriów.

To korzystanie z usługi, a nie prowadzenie działalności badawczo‑rozwojowej.

Sytuacja wygląda inaczej, gdy przedsiębiorca:

• rozwija autorskie modele lub algorytmy,
• tworzy własne rozwiązania oparte na AI,
• prowadzi testy i prace rozwojowe nad nowym systemem,
• integruje narzędzia sztucznej inteligencji w nowatorski sposób w swoim produkcie.

W takich przypadkach wydatki na usługi sztucznej inteligencji – w tym zakup licencji na korzystanie z określonych narzędzi – mogą stanowić koszty kwalifikowane w ramach ulgi B+R, o ile spełniają ustawowe warunki.

Istotne jest jednak odpowiednie udokumentowanie prac oraz wyodrębnienie kosztów w ewidencji.

Pamiętaj!

 że fakturę w walucie obcej (USD/EUR) przeliczasz na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (zazwyczaj datę wystawienia faktury).

AI a podatek dochodowy: kiedy wydatek nie będzie kosztem podatkowym?

Choć w większości przypadków wydatki na usługi sztucznej inteligencji mogą stanowić koszt podatkowy, nie oznacza to jednak, że każda subskrypcja AI automatycznie obniży podatek.

Konieczne jest wykazanie rzeczywistego związku wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przykładowo jeżeli narzędzie AI jest wykorzystywane wyłącznie prywatnie, to wydatek nie spełnia ustawowej definicji kosztu uzyskania przychodu.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej szczególnie problematyczne może być mieszane wykorzystanie narzędzia (służbowo i prywatnie).

W takiej sytuacji bezpiecznym rozwiązaniem jest proporcjonalne ujęcie wydatku w kosztach.

Kosztem podatkowym nie będzie również wydatek, który ma charakter osobisty, nawet jeśli formalnie został opłacony z rachunku firmowego.

Oto przykłady wydatków prywatnych związanych z AI:

• generowanie prywatnych grafik,
• tworzenie treści niezwiązanych z działalnością,
• wykorzystywanie AI wyłącznie do celów edukacyjnych, bez powiązania z profilem firmy.

Sam fakt prowadzenia działalności nie oznacza, że każdy wydatek technologiczny można odliczyć od podatku.

Podobnie będzie w przypadku wydatków nieudokumentowanych w prawidłowy sposób.

Dotyczy to np. braku faktury, braku danych nabywcy czy braku możliwości ustalenia kontrahenta. Wszystko to może zostać zakwestionowane przez organy podatkowe w trakcie kontroli.

Wydatki na sztuczną inteligencję a koszty w firmie – podsumowanie

Sztuczna inteligencja przestała być futurystyczną technologią.

Dla wielu firm to dziś codzienne narzędzie pracy, takie samo jak program księgowy czy system do fakturowania.

Z perspektywy podatkowej nie ma znaczenia, że mówimy o narzędziach AI.

Liczy się to, czy wydatek:

• ma związek z działalnością,
• jest prawidłowo udokumentowany,
• został poprawnie ujęty w rozliczeniach podatku dochodowego i podatku VAT.

W większości przypadków abonament za usługi sztucznej inteligencji może stanowić koszt podatkowy.

Problem zaczyna się nie przy samym wydatku, lecz przy jego kwalifikacji.

Szczególnie w kontekście importu usług, użytku prywatnego oraz ewentualnego zastosowania ulg podatkowych B+R czy autorskich kosztów uzyskania przychodu.

Dlatego zanim potraktujemy AI jak zwykły abonament, warto przeanalizować sposób jego wykorzystania w firmie.

Technologia, również ta związana z AI, zmienia się bardzo szybko.

Jednak odpowiedzialność za prawidłowe ujęcie usług AI w kosztach firmy wciąż pozostaje po stronie przedsiębiorcy.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego