Koszty dojazdu a brak wykonanej usługi

Niektóre usługi wymagają interakcji między kontrahentami, a także dobrego przygotowania, również ze strony zamawiającego. Jeżeli taka współpraca nie występuje, pojawiają się problemy.

Może się bowiem zdarzyć, że po przyjeździe wykonawcy na miejsce świadczenia usług okazuję się, że jest to niemożliwe.

Przykładem niech będzie zamówienie tapetowania, które nie dochodzi do skutku z powodu złego stanu technicznego ścian.

Co wtedy? Czy strony po prostu się żegnają i każda idzie we własną stronę? Ale co z wydatkami, jakie musiał ponieść wykonawca, chociażby na dojazd do miejsca wykonania umowy?

Czy ma on prawo dochodzić zapłaty za poniesione koszty?

Umowa o świadczenie usług a brak ich wykonania

Relacje między przedsiębiorcami zlecającymi i przyjmującymi różnego rodzaju prace na gruncie ogólnym regulują przepisy KC dotyczące umowy zlecenia i umowy o dzieło.

Patrząc na te przepisy, niewykonanie usługi z winy zamawiającego może mieć różne skutki.

Zgodnie bowiem z art. 640 KC, jeżeli do wykonania dzieła potrzebne jest współdziałanie zamawiającego, a tego współdziałania brak, przyjmujący zamówienie może wyznaczyć zamawiającemu odpowiedni termin z zagrożeniem, iż po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu będzie uprawniony do odstąpienia od umowy.

W razie odstąpienia od umowy żadna ze stron nie może dochodzić roszczeń wynikających z tej umowy.

Wynika to z tego, że takie odstąpienie wywiera skutki „ex tunc”, czyli traktuje się taką umowę, jakby nigdy nie została zawarta.

Jednocześnie art. 639 KC pozwala wykonawcy na żądanie od zamawiającego umówionego wynagrodzenia, mimo niewykonania dzieła.

Warunkiem jest tutaj to, aby przyjmujący zamówienie był gotów je wykonać, lecz doznał przeszkody z przyczyn dotyczących zamawiającego.

Jednocześnie w takim wypadku zamawiający może odliczyć to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła.

Zatem jeżeli przedsiębiorca przyjechał do klienta (innego przedsiębiorcy), lecz z winy zamawiającego nie mógł przystąpić do realizacji zobowiązania (np. zamawiający nie przygotował miejsca pracy, nie dostarczył materiałów), należy mu się wynagrodzenie w pełnej wysokości.

Przy wypłacaniu wynagrodzenia zamawiający ma prawo odliczyć to, co wykonawca oszczędził z powodu niewykonania dzieła.

Ważne! Przyczynami dotyczącymi zamawiającego są wszelkie przyczyny leżące po jego stronie, które uniemożliwiły wykonanie dzieła, w tym również przyczyny niezawinione (por. wyrok SN z dnia 15 listopada 1990 roku, sygn. akt; II CR 184/90).

Warto jednak wskazać, że – jak zauważył Sąd Najwyższy – oszczędność czasu nie może być powodem do zmniejszenia wynagrodzenia wykonawcy. Oszczędnością nie jest samo zaoszczędzenie czasu wykonawcy i jego osobistego trudu.

Pojęcie oszczędności nie może być utożsamiane z obniżoną wartością dzieła za wady i niedoróbki.

Będą to natomiast niezakupione materiały i inne koszty, które przyjmujący zamówienie poniósłby, gdyby dzieło zostało wykonane (por. wyrok SN z dnia 23 czerwca 2004 roku, sygn. akt: V CK 587/03).

Brak wykonanej usługi nie zawsze powodem do zerwania umowy

Jak już wskazałem, wykonawca, w razie braku współdziałania z zamawiającym, może odstąpić od umowy.

Nie może jednak tego zrobić od razu, w pierwszej kolejności powinien wyznaczyć zamawiającemu odpowiedni termin na wykonanie swoich obowiązków (np. dostarczenie materiałów, przygotowanie miejsca wykonywania prac).

Jaki konkretnie termin powinien być wskazany, tego ustawa już nie wyjaśnia.

Powinien być jednak na tyle długi, aby w danych realiach gospodarczych możliwe było przygotowanie się do współdziałania, np. 7 czy 14 dni.

Kiedy możemy mówić o niewykonaniu usługi z winy zamawiającego?

Brak wykonania usługi z winy zamawiającego oznacza sytuację, w której to nie wykonawca, ale zamawiający swoim działaniem lub zaniechaniem uniemożliwił realizację umowy.

Do najczęściej występujących przypadków możemy zaliczyć:

• brak zapewnienia dostępu do miejsca wykonania usługi (np. zamknięty lokal, w którym miało odbyć się malowanie ścian);

• nieprzygotowanie miejsca pracy (np. brak położenia tynków na ścianie przed malowaniem);
• brak materiałów, które miał zapewnić zamawiający (np. wykonawca miał postawić wiatę drewnianą, jednakże zamawiający nie przygotował elementów konstrukcyjnych);
• nieobecność przedstawiciela zamawiającego w wymaganym terminie,
• odwołanie usługi „w ostatniej chwili”, pomimo poniesionych przez wykonawcę kosztów, np. kosztów podróży do klienta.

W powyżej wskazanych sytuacjach mamy do czynienia z niewykonaniem zobowiązania, do którego doszło z przyczyn leżących po stronie zamawiającego. Uprawnienia wykonawcy opisałem w poprzednich akapitach.

Jednakże są to regulacje ustawowe, które mogą być modyfikowane umownie. W kontaktach między przedsiębiorcami prawodawca wprowadził mniejszy rygor prawny, niż w wypadkach, gdy jedną stroną jest konsument.

Przy kontraktach B2B strony mogą ustalić niemal wszystkie zapisy „pod siebie”, w sposób całkowicie odmienny, niż zostało to uregulowane w ustawie.

Niewykonanie usługi a koszty dojazdu

Przy kontraktach B2B większe znaczenie mają zapisy umowne, niż te ustawowe. Dlatego też strony mogą samodzielnie ustalić, co w przypadku, gdy to z winy zlecającego nie dojdzie do wykonania usługi.

Rzadko kiedy przedsiębiorcy zdecydowaliby się w opisywanych wyżej okolicznościach na natychmiastowe zerwanie umowy czy domaganie się pełnego wynagrodzenia.

W biznesie liczą się dobre stosunki gospodarcze, stąd też takie sytuacje są rozwiązywane mniej radykalnie.

Na przykład strony wskazują, że w przypadku niewykonania usługi z winy zamawiającego, strona winna pokrywa wydatki poniesione przez wykonawcę w celu wykonania zobowiązania, np. koszty dojazdu, zakup materiałów (o ile nie będą mogły zostać wykorzystanie do późniejszych prac), wynagrodzenie dla pracowników przedsiębiorcy, a także może wypłacić część wynagrodzenia (opłata za gotowość do świadczenia usługi).

Jak wyliczać koszty dojazdu?

Wyliczenie kosztów dojazdu może nie być takie proste, jak to się wydaje. Co bowiem zalicza się do takich kosztów? Samo paliwo, czy może również koszty eksploatacyjne?

Czy czas spędzony w podróży powinien być brany pod uwagę? Istnieje wiele metod wyliczania takich kosztów, sprawdźmy kilka z nich.

Koszty dojazdu według stawki za kilometr (h3)

Jest to prosta metoda, w której koszt dojazdu to wynik mnożenia odległości do klienta i stawki wskazanej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych.

Zaktualizowane w 2023 roku stawki prezentują się następująco:

• samochód osobowy do 900 cm³ – 0,89 zł/km;
• samochód osobowy powyżej 900 cm³ – 1,15 zł/km;
• motocykl – 0,69 zł/km;
• motorower – 0,42 zł/km

Przykład:

Przedsiębiorca miał do kontrahenta 40 km w jedną stronę. Jechał do niego busem o pojemności silnika 1999 cm³.  Koszt dojazdu wyniesie w tym wypadku 92 zł.

40 km x 2 x 1,15 zł = 92 zł.

Koszt dojazdu wyliczony na podstawie rzeczywistych wydatków (h3)

W tym podejściu koszt dojazdu do klienta można wyliczyć na podstawie poniższych składowych:

• cena paliwa z dnia dojazdu;

• średnie spalanie samochodu służbowego;
• dodatkowe wydatki, typu opłata za parkowanie, opłata za autostradę itd.

Przykład:

Przedsiębiorca miał do kontrahenta 35 km w jedną stronę. Średnie spalanie jego busa wynosi 9 l na 100 km. Cena paliwa z dnia dojazdu wynosiła 6.20 zł/l. Przedsiębiorca musiał również zaparkować przed siedzibą kontrahenta na parkingu płatnym, za który łącznie zapłacić 15 zł.

Koszt dojazdu:

35 km x 2 x 9l / 100 km x 6.20 zł + 15 zł = 39,06 zł + 15 zł = 54,06 zł.

Łączny koszt dojazdu do klienta wyniósł przedsiębiorcę 54,06 zł.

Warto pamiętać, że rzeczywiste wydatki mogą również obejmować amortyzację pojazdu oraz czas pracy kierowcy. Wówczas koszt takiego „niepotrzebnego” dojazdu do klienta może być o wiele wyższy. Wszystko tu jednak zależy od indywidualnych zarobków przedsiębiorcy oraz rodzaju używanego pojazdu.

Ryczałt za dojazd

Firmy, które na co dzień zajmują się usługami wiążącymi się z dojazdem do klienta, często ustalają ryczałt za dojazd, np.:

• do 10 km – 20 zł;
• od 10 km do 50 km – 50 zł;
• powyżej 50 km max. 200 km – 100 zł.

Metoda ta prosta w ustaleniu i prosta w rozliczeniu. Klient z góry wie, ile zapłaci za dojazd wykonawcy.

Czy koszty dojazdu wymagają rozliczenia VAT?

To, czy zwrot kosztów dojazdu będzie wymagał rozliczenia VAT, zależy od jednej istotnej rzeczy, mianowicie tego, czy doszło do wykonania usługi (całej lub w części). Jeżeli bowiem strony ustaliły, że koszt dojazdu stanowi osobną usługę, a dojazd faktycznie nastąpił, to można uznać, że usługa została wykonana.

Wówczas będzie ona podlegała opodatkowaniu VAT tak jak każde inne świadczenie.

Co do zasady stawka VAT w przypadku usług transportowych wynosi 23%, jednakże usługa dojazdu pojazdów specjalistycznych do klienta został obwarowany niższą stawką, bo 8%.

Jeżeli jednak żadna usługa nie została wykonana, a w umowie strony nie przewidziały wynagrodzenia za sam dojazd – faktura wystawiona za dojazd do klienta może zostać uznana za dokumentującą czynność pozorną (tzw. pusta faktura).

W takiej sytuacji, zamiast faktury VAT, wykonawca powinien dochodzić zwrotu kosztów na podstawie roszczenia cywilnego.

Wtedy ominięte zostaną kwestie związane z podatkiem od towarów i usług.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego