Wybór systemu prowadzenia rachunkowości w firmie rzadko kiedy zależy od samego podatnika.

Tylko nieliczni mogą wybierać między uproszczoną a pełną księgowością. Zazwyczaj są to mali przedsiębiorcy, prowadzący jednoosobowe firmy lub spółki osobowe, których roczny przychód nie przekracza określonego przez ustawodawcę limitu.

Jednakże nawet dla nich taki stan rzeczy może jednak nie trwać zawsze. Jeżeli firma się rozwija a jej zyski rosną w końcu może zaistnieć obowiązek przejścia na księgi rachunkowe. Kiedy pełna księgowość staje się obowiązkiem przedsiębiorcy? Sprawdźmy.

Pełna księgowość – czyli co?

Biorąc pod uwagę wszystkie systemy prowadzenia ksiąg rachunkowych w Polsce, można stwierdzić, że pełna księgowość jest tym najdokładniejszym, rozbudowanym i restrykcyjnym modelem.

Ta bardzo skrupulatna procedura rozliczania się z przychodów przedsiębiorstwa została przewidziana dla największych graczy na rynku. Prowadząc księgi rachunkowe, niemal każde zdarzenie gospodarcze w firmie musi zostać zewidencjonowane.

Z uwagi na interesy Skarbu Państwa najlepiej prosperujące przedsiębiorstwa muszą cechować się wysoką transparentnością, tak aby nie zostały przeoczone żadne z ich przychodów. W końcu brak udokumentowania zysków to również brak podatków.

Pełna księgowość ma także stanowić ułatwienie dla udziałowców i inwestorów dużych spółek. Dzięki szczegółowemu prowadzeniu dokumentacji rachunkowej i sporządzanym na jej podstawie sprawozdaniom finansowym osoby te są w stanie lepiej kontrolować firmy, w które ulokowały swój kapitał.

Prowadź pełną księgowość w programie online 360 Księgowość

Co wchodzi w skład ksiąg rachunkowych?

Przy pełnej księgowości nie wystarczy prowadzenie rejestru przychodów i rozchodów. Ta metoda rachunkowości wymaga ujmowania operacji gospodarczych firmy w wielu księgach rachunkowych. W ich skład wchodzą między innymi:

• dzienniki;
• księga główna;
• księgi pomocnicze;
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
• wykaz składników aktywów i pasywów (tj. inwentarz).

Poza tym przedsiębiorca ma obowiązek regularnego przygotowywania sprawozdań finansowych jak, chociażby bilans, rachunek zysków i strat czy dodatkowe informacje i objaśnienia.

Pełna księgowość – dla kogo?

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych został przeznaczony dla największych i najlepiej zarabiających podmiotów gospodarczych.

Jednakże nie tylko wysokość przychodów stanowi przesłankę przejścia na pełną księgowość, znaczenie ma również status prowadzonej działalności.

Pełna księgowość jest obowiązkowa w przypadku:

• wszystkich spółek kapitałowych (spółka z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna) oraz spółek osobowych takich jak spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna;
• osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro;
• inne osoby prawne jak przedsiębiorstwa państwowe, spółdzielnie, fundacje, instytuty naukowe itp., które posiadają osobowość prawną, za wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
• jednostki funkcjonujące na zasadach prawa bankowego;
• gmin, powiatów, województw i ich związków;
• oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych;
• jednostki działające dzięki otrzymanym subwencjom lub dotacjom.

Kto zatem nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości?

Nie licząc podmiotów prawa publicznego takich jak Skarb Państwa i NBP, uproszczona księgowość w praktyce została przeznaczona dla jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek cywilnych i jawnych, o ile wspólnikami są osoby fizyczne, a także spółki partnerskie (w nich zawsze wspólnikami muszą być osoby fizyczne wykonujące wolne zawody). Spółki w spadku czy w sukcesji są bytami tymczasowymi i stanowią bardzo mały odsetek działalności gospodarczych w Polsce.

Powyższe firmy mogą przejść na pełną księgowość w każdej chwili jeżeli wyrażą taką wolę.

Jest to jednak decyzja w większości wypadków nieuzasadniona logicznie i biznesowo, gdyż księgi rachunkowe stanowią o wiele większe obciążenie czasowe i finansowe niż księgowość uproszczona.

Kiedy powstaje obowiązek przejścia na księgi rachunkowe?

Podmioty mogące korzystać z uproszczonej księgowości mogą z czasem utracić swój przywilej. Firmy te zostają obowiązane rozpocząć prowadzenie pełnej księgowości wtedy, gdy ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro.

Wartość w euro przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. W roku 2022 było to 4,8272 zł za 1 euro.

To oznacza, że spółki, które w 2022 roku osiągnęły roczny przychód na poziomie 9 654 400 zł, w 2023 roku musiały przejść na księgi rachunkowe.

Przeliczenie na euro oznacza, że regularnie co roku limit, jaki firma musi przekroczyć jest wyższy. I tak:

• w roku 2019 wynosił 8 559 000 zł;
• w roku 2020 wyniósł 8 746 800 zł;
• w roku 2021 wyniósł 9 030 600 zł;
• w roku 2022 wyniósł 9 188 200 zł;
• natomiast w roku 2023 to już 9 654 400.

Mimo że spadek wartości polskiego złotego w porównaniu do euro to bardzo zły znak dla gospodarki, to dla przedsiębiorców niechcących przechodzić na pełną księgowość jest czymś pozytywnym.

Do wyliczenia przychodu netto z punktu widzenia pełnej księgowości, bierze się pod uwagę przychody:

• ze sprzedaży towarów, bez przychodów ze sprzedaży materiałów;
• ze sprzedaży produktów, tj. wyrobów i usług, w tym także robót budowlanych;
• z operacji finansowych, tj. z tytułu dywidend, odsetek, zysków ze zbycia inwestycji, nadwyżki dodatnich różnic kursowych nad ujemnymi.

Pełna księgowość – w pierwszej kolejności Zamknięcie księgi podatkowej

Przedsiębiorca, który w roku poprzednim przekroczył omawiany limit, ma obowiązek przejść na pełną księgowość od 1 stycznia roku następnego. W związku z tym musi on zamknąć i rozliczyć podatkową księgę przychodów i rozchodów. Wiąże się to z:

• rocznym podsumowaniem kolumn księgi;
• sporządzeniem spisu z natury uwzględniającego towary handlowe, materiały podstawowe, materiały pomocnicze, półwyroby, wyroby gotowe oraz braki i odpady;
• ustaleniem dochodu rocznego lub straty – jest to różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania, powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego.

Pełna księgowość – otwarcie ksiąg rachunkowych

Otwarcie ksiąg rachunkowych musi odbyć się do 15 stycznia roku, w którym przedsiębiorca rozpoczyna prowadzenie pełnej księgowości.

Podatnik powinien w pierwszej kolejności sporządzić inwentarz, tj. wykaz składników aktywów i pasywów, na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego.

Przy jego sporządzeniu można wykorzystać informacje zawarte w spisie z natury przygotowanym na potrzeby zamknięcia KPiR. Podobnie jest z danymi ujętymi w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – one również mogą być przyjęte w niezmienionej formie do ksiąg rachunkowych.

Trzeba jednak pamiętać, że niektóre elementy, które należy zapisywać w księgach rachunkowych nie są w ogóle ujmowane w KPiR.

Są to między innymi wierzytelności i zadłużenie z tytułu dostaw i usług, wynagrodzeń, zobowiązań publicznoprawnych, a także  stan środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych.

Sporządzając inwentarz stan aktywów, czyli majątku przedsiębiorstwa musi się równać stanowi pasywów, czyli źródeł jego finansowania. Różnica, jaka powstanie po ustaleniu wszystkich aktywów i zobowiązań stanowi kapitał firmy.

Polityka rachunkowości w firmie

Przedsiębiorca, przechodząc na pełną księgowości musi sporządzić tzw. politykę rachunkowości. Jest to dokumentacja mająca określić zasady postępowania w jego firmie obejmująca podstawowe koncepcje i konwencje oraz procedury rachunkowości.

Prawidłowo sporządzona polityki rachunkowości powinna obejmować przynajmniej:

• określenie roku obrotowego z podziałem na okresy sprawozdawcze;
• wykaz planu kont i zasady funkcjonowania ksiąg rachunkowych;
• przyjęte zasady wyceny aktywów i pasywów oraz metody ustalania wyniku finansowego;
• zakres, formy i terminy inwentaryzacji;
• terminy sporządzania sprawozdań finansowych;
• wytyczne w zakresie gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz sprawozdań finansowych;
• procedury wyboru i zasady poddania badaniu sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta;
• miejsce i terminy ogłaszania sprawozdań finansowych.

Pełną księgowość można prowadzić w programie księgowym online 360 Księgowość. Pomocą służą przygotowane podręczniki.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego