Jak wystawić fakturę bez vat

Wystawianie faktur jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, niezależnie od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z tego podatku. Jak wystawić fakturę bez VAT? Faktura to podstawowy dokument księgowy, który potwierdza dokonanie sprzedaży towaru lub usługi. W przypadku firm zwolnionych z VAT proces wystawiania faktur różni się od standardowego, co wynika z odmiennych wymogów prawnych. W 2025 roku obowiązek wystawiania faktur elektronicznych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dodatkowo wpłynie na sposób dokumentowania sprzedaży, także przez przedsiębiorców bez VAT. Warto więc zrozumieć wszystkie aspekty związane z wystawianiem faktur bez VAT oraz przygotować się do nadchodzących zmian.

Zacznijmy od podstaw – kto może wystawiać faktury bez VAT?

Faktury bez VAT wystawiają przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. W polskim systemie prawnym zwolnienia z VAT dzielą się na dwa podstawowe rodzaje:

1. Zwolnienie podmiotowe: Przysługuje przedsiębiorcom, których roczna wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 200 000 zł. Zwolnienie to dotyczy głównie małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych, które realizują ograniczoną liczbę transakcji.
2. Zwolnienie przedmiotowe: Dotyczy specyficznych rodzajów działalności, które zostały wyłączone z VAT na mocy art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. W tej grupie znajdują się m.in. usługi medyczne, edukacyjne, finansowe oraz niektóre usługi związane z opieką społeczną.

Przedsiębiorca, który korzysta ze zwolnienia, nie odprowadza podatku VAT od dokonanych transakcji, ale nadal ma obowiązek dokumentowania sprzedaży za pomocą faktur, jeśli nabywca zgłosi takie żądanie.

Jakie elementy powinna zawierać faktura bez VAT?

Fakturowanie bez VAT różni się nieco od faktury wystawianej przez czynnego podatnika. Mimo że nie zawiera stawki i kwoty VAT, musi spełniać określone wymogi formalne.

Podstawowe elementy faktury bez VAT to:

• Data wystawienia faktury.
• Kolejny numer faktury, który pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentu w ramach przyjętej numeracji.
• Imię i nazwisko (lub nazwę firmy) sprzedawcy oraz nabywcy wraz z ich adresami.
• Opis sprzedanych towarów lub wykonanych usług.
• Ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług.
• Cenę jednostkową towarów lub usług.
• Wartość należności ogółem (bez podatku VAT).
• Podstawa prawna zwolnienia z VAT (np. „Zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”).

Podanie podstawy prawnej zwolnienia z VAT jest szczególnie istotne, gdyż wskazuje, dlaczego na fakturze nie widnieje naliczony podatek.

Terminy wystawiania faktur bez VAT

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mają obowiązek wystawić fakturę bez VAT na żądanie nabywcy, o ile zostanie ono zgłoszone w odpowiednim terminie. Obowiązują tutaj dwie kluczowe zasady:

1. Jeśli nabywca zażąda faktury w momencie zakupu, sprzedawca powinien ją wystawić niezwłocznie.
2. Jeśli żądanie zostanie zgłoszone po dokonaniu transakcji, fakturę należy wystawić w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, pod warunkiem że żądanie nabywcy zostało zgłoszone nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Od 2025 roku wszystkie faktury w Polsce, zarówno te z VAT, jak i faktury bez VATu, będą musiały być wystawiane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to kluczowa zmiana, która dotyczy również przedsiębiorców zwolnionych z VAT. System KSeF umożliwia centralizację procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur, co ma na celu zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

Dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT oznacza to konieczność:

• Rejestracji w systemie KSeF.
• Korzystania z oprogramowania kompatybilnego z wymogami systemu.
• Przesyłania każdej wystawionej faktury do centralnej bazy danych.

Jak przygotować się do nowych wymogów?

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT powinni już teraz podjąć kroki, które ułatwią im dostosowanie się do nowych przepisów. Kluczowe działania obejmują:

1. Aktualizację oprogramowania księgowego: Warto wybrać program, który pozwala na łatwe generowanie i przesyłanie faktur do KSeF. Na przykład program księgowy online oferuje rozwiązania dostosowane do nowych wymagań.
2. Przeszkolenie personelu: Osoby odpowiedzialne za księgowość muszą zrozumieć, jak działa system KSeF i jakie są nowe procedury.

Zalety korzystania z profesjonalnych narzędzi księgowych

Dostosowanie się do nowych wymogów może być skomplikowane, szczególnie dla małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych. Korzystanie z dedykowanych narzędzi, takich jak KPiR online, czy pełnej księgowości online znacząco ułatwia prowadzenie księgowości oraz zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami. Warto również zapoznać się z cennikiem usług księgowości online, aby znaleźć rozwiązanie dostosowane do potrzeb i możliwości finansowych firmy.

Podsumowanie

Wystawianie rachunków bez VAT w 2025 roku będzie wymagało zarówno znajomości przepisów dotyczących zwolnień z VAT, jak i przygotowania do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe wymogi wiążą się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi, ale mogą również przyczynić się do uproszczenia procesów księgowych i zwiększenia transparentności w obrocie gospodarczym. Przedsiębiorcy powinni skorzystać z nowoczesnych narzędzi księgowych oraz profesjonalnego doradztwa, aby sprawnie dostosować się do zmian i uniknąć potencjalnych problemów związanych z ich wdrożeniem.