Jak dokumentować sprzedaż na rzecz firm?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są do odpowiedniego dokumentowania sprzedaży. Sposób dokumentowania transakcji różni się w zależności od tego, czy mamy do czynienia ze sprzedażą na rzecz osoby fizycznej czy firmy. W dzisiejszym artykule umówimy w jaki sposób należy dokumentować sprzedaż na rzecz innych przedsiębiorców.

Sprzedaż na rzecz firm – faktura czy paragon?

W przypadku, gdy sprzedawcą jest czynny podatnik VAT, a nabywcą inna firma to każdą transakcję sprzedaży należy dokumentować poprzez wystawienie faktury. Firma korzystająca ze zwolnienia z VAT ma obowiązek wystawić fakturę tylko wtedy, gdy poprosi o to nabywca.

Faktura powinna zostać sporządzona w dwóch egzemplarzach – jeden przeznaczony jest dla sprzedawcy, a drugi dla nabywcy. Faktura może zostać wystawiona zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Ze względu na wygodę, szybkość i łatwość wysyłki dokumentu do kontrahenta przedsiębiorcy wybierają zazwyczaj elektroniczną formę wystawiania faktur.

360 Księgowość – Optymalne rozwiązanie upraszczające fakturowanie

Na podstawie art. 106i ust. 1 ustawy o VAT co do zasady, fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Od tej reguły istnieją jednak wyjątki dotyczące m.in. usług budowlanych, telekomunikacyjnych czy dostawy energii elektrycznej i cieplnej.

Dodatkowo faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż na 30 dni przed:

1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;

2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Jakie dane powinna zawierać faktura?

Zgodnie z art. 106e ust. 1 faktura powinna zawierać następujące dane

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Faktura zbiorcza dla kilku transakcji – czy to możliwe?

Nie ma przeciwwskazań aby w razie wykonywania w trakcie jednego miesiąca kilku usług/dokonywania kilku dostaw towarów dla tego samego nabywcy wystawić dla niego zbiorczą fakturę. Trzeba jednak mieć na uwadze, że fakturę zbiorczą mamy obowiązek wystawić nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wykonano usługę lub wydano towar. Jako datę wykonania usługi/dostawy należy przyjąć datę wykonania ostatniej usługi/dokonania ostatniej dostawy towarów.

Faktura do paragonu

Może się zdarzyć, że do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej nabywca wystąpi z żądaniem o wystawienie faktury. Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę do paragonu, gdy takie żądanie ma miejsce do trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Nabywca ma wówczas obowiązek zwrócić sprzedawcy paragon, który należy podpiąć do wystawionej faktury w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania transakcji sprzedaży.

Od nowego roku planowane są zmiany w zakresie wystawiania faktur do paragonu, a mianowicie sprzedawca będzie mógł wystawić fakturę do sprzedaży zaewidencjonowanej wcześniej na kasie fiskalnej tylko wtedy, gdy  paragon będzie zawierał jego numer NIP.