Dynamiczny rozwój handlu elektronicznego sprawia, że kanał online staje się naturalnym rozszerzeniem sprzedaży stacjonarnej, a w wielu przypadkach podstawowym sposobem dotarcia do klientów.
Decydując się na założenie e-sklepu pojawia się jednak pytanie o podatkowe ujęcie wydatków charakterystycznych dla tej branży, począwszy od kosztów uruchomienia i utrzymania serwisu, przez logistykę i płatności, po marketing oraz zaplecze magazynowe.
Koszty uzyskania przychodów w e-sklepie
Kosztem uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Warunkiem ujęcia wydatku w kosztach podatkowych jest zatem związek z prowadzoną działalnością gospodarczą e-sklepu, brak wyłączenia ustawowego, prawidłowe udokumentowanie wydatku oraz poniesienie go przez podatnika.
W praktyce e-commerce oznacza to ocenę, czy dany wydatek jest celowy i gospodarczo uzasadniony w procesie sprzedaży internetowej oraz czy został należycie udokumentowany, zazwyczaj dokumentem właściwym do ujęcia wydatku w kosztach jest faktura.
Koszty założenia i utrzymania e-sklepu
Wydatki na uruchomienie i utrzymanie e-sklepu w tym opłaty za domenę, hosting, certyfikat SSL, abonament za platformę sklepową (SaaS), licencje na oprogramowanie, koszty wdrożenia i konfiguracji, integracje z bramkami płatniczymi, firmami kurierskimi, programem magazynowym, a także przygotowania polityki i regulaminu sklepu internetowego, spełniają definicje kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Większość wydatków ujmowana jest w kosztach podatkowych w dacie poniesienia, jednak od tej zasady są wyjątki.
Trzeba bowiem mieć na uwadze, że w sytuacji, gdy przedsiębiorca nabywa autorskie lub pokrewne prawa majątkowe do utworzonej strony internetowej e-sklepu, spełniające definicję wartości niematerialnych i prawnych zawartą w art. 22b ust. 1 ustawy o PIT, to prawa te podlegają amortyzacji.
Zgodnie z tym przepisem amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, nabyte od innego podmiotu, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania:
1) (uchylony)
2) spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
3) (uchylony)
4) autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,
5) licencje,
6) prawa określone w ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej,
7) wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how)
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane wartościami niematerialnymi i prawnymi.
Wartości niematerialne i prawne są wprowadzane do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i ujmowane w kosztach uzyskania przychodów stopniowo poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane od ich wartości początkowej ustalonej zgodnie z art. 22g ust. 1 ustawy o PIT.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie nabędzie praw autorskich lub pokrewnych praw majątkowych do utworzonej strony internetowej e-sklepu, to wydatki te ujmowane są w kosztach uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia na podstawie otrzymanej od kontrahenta faktury dokumentującej nabycie.
Zarówno odpisy amortyzacyjne, jak i bezpośrednie zaliczenie wydatków na założenie i organizację e-sklepu, ewidencjonowane jest w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR) kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
Towary handlowe i uboczne koszty zakupu
W e-sklepie podstawowym kosztem są zakupy towarów handlowych.
W Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów zakup towarów handlowych ujmuje się w kolumnie 10 ,Zakup towarów handlowych i materiałów’’ według cen zakupu.
Zgodnie z art. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, cena zakupu to cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżoną o rabaty, opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku – wartość odpowiadającą cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.
Należy pamiętać również o konieczności sporządzenia spisu z natury na koniec roku.
Nie ma przeciwwskazań, aby spis z natury sporządzany był częściej np. co miesiąc lub kwartał, dzięki czemu obliczone zaliczki na podatek dochodowy będą uwzględniały różnice remanentowe.
W PKPiR kolumna 11 ,,Uboczne koszty zakupu” jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.
Jeżeli zatem przedsiębiorca prowadzący e-sklep nabywa towary handlowe, do których doliczone zostały np. koszty wysyłki czy ubezpieczenia w drodze, to wydatki te ujmuje w kolumnie 11 PKPiR.
Materiały niezbędne do wysyłki zamówień, koszty wysyłki i logistyki
Prowadzenie e-sklepu wiąże się z wysyłką towarów, zatem niezbędne do prowadzenia działalności są materiały potrzebne do wysyłki (kartony, wypełniacze, taśmy, folię stretch itp.)
Tego typu materiały służące do pakowania towarów handlowych w celu ich wysyłki w e-sklepie są kosztem podatkowym, który ujmuje się w PKPiR kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
Wydatki poniesione na transport (wysyłkę) towarów w sklepie internetowym stanowią koszty uzyskania przychodów, jeżeli zgodnie z regulaminem sklepu to sprzedawca zawiera umowy na dostawy towarów z firmami kurierskimi lub transportowymi i ponosi koszty tych usług.
Ewidencjonuje się je wówczas w PKPiR kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
Wydatki na outsourcing logistyczny (fulfillment, składowanie, kompletacja, „pick & pack”), korzystanie z magazynu zewnętrznego oraz opłaty za system WMS również są gospodarczo uzasadnione i przy należytej dokumentacji, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.
Załóż darmowe konto
Rejestracja darmowego konta zapewnia dostęp do w pełni funkcjonalnej wersji programu (nie jest to wersja demonstracyjna), z której możesz korzystać przez 3 miesięcy. W tym okresie wprowadzisz do 100 faktur sprzedaży, 100 faktur zakupu oraz 100 poleceń księgowania, jeśli prowadzisz pełną księgowość.
Rozpocznij już teraz!
Magazyn i zaplecze operacyjne
Wynajem magazynu oraz koszty jego utrzymania (media, ochrona, ubezpieczenie mienia), zakup wyposażenia, regałów, komputerów, skanerów, drukarek etykiet i innych sprzętów elektronicznych, a także usługi porządkowe są wydatkami typowymi dla e-sklepu.
Należy przy tym pamiętać, że składniki majątku spełniające definicje środków trwałych co do zasady podlegają wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i są ujmowane w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne według przyjętej metody i stawki amortyzacyjnej.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku od osób fizycznych, amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.
Obsługa płatności
Prowizje operatorów płatności (karty, BLIK, szybkie przelewy), opłaty marketplace’ów (prowizje za sprzedaż, abonament, wyróżnienia ofert), opłaty i prowizje bankowe, stanowią koszty podatkowe i są wpisywane do 13 kolumny Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.
Warto dbać o komplet korespondencji z operatorem i protokołów rozliczeniowych, aby w razie ewentualnej kontroli móc wykazać związek poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą e-sklepu.
Marketing, treści i grafika – granica reklamy i reprezentacji
W e-sklepie naturalnym kosztem są reklamy online, kampanie performance (np. linki sponsorowane), SEO/SEM, pozycjonowanie w wynikach wyszukiwania, produkcja zdjęć produktowych, przygotowanie opisów, e-mail marketing i narzędzia do automatyzacji komunikacji.
Co do zasady wydatki reklamowe są kosztami, podczas gdy wydatki o charakterze reprezentacyjnym (ukierunkowane na kreowanie wizerunku okazałością) są wyłączone z kosztów.
Aby ograniczyć ryzyko, materiały rozdawane klientom powinny mieć charakter reklamowy (np. masowe próbki, gadżety o niewielkiej wartości), a nie reprezentacyjny.
Obsługa klienta, usługi księgowe, prawne, doradcze, szkoleniowe, wynagrodzenia i składki ZUS
Koszty obsługi klienta (BOK, livechat), outsourcingu spedycji, usług księgowych, prawnych i doradczych, a także szkoleń pracowników pozostają w bezpośrednim związku z działalnością sklepu internetowego i przy zachowaniu należytej dokumentacji, stanowią koszty uzyskania przychodów.
Są to koszty pośrednie ujmowane w dacie poniesienia w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Do tej samej kategorii kosztów zalicza się szkolenia pracowników (merytoryczne, z obsługi systemów, BHP), o ile służą wykonywaniu obowiązków w e-sklepie.
Kosztem są również materiały szkoleniowe, jeżeli wynikają z potrzeb działalności.
Wynagrodzenia pracownicze ujmuje się zgodnie z zasadami dla kosztów pracowniczych – wynagrodzenia brutto wykazuje się w PKPiR w kolumnie 12 „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze”, natomiast składki ZUS finansowane przez pracodawcę oraz wpłaty na FP/FGŚP trafiają do kolumny 13 „Pozostałe wydatki”.
Jak widzimy w e-sklepie do kosztów zalicza się nie tylko towary będące przedmiotem sprzedaży, lecz także techniczne utrzymanie sklepu, logistykę, płatności, marketing, obsługę prawną i księgową, wynajem magazynu czy inne gospodarczo uzasadnione wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.
Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa
Czytaj więcej
Usprawnij swoją pracę,
dołącz do nas!
Aż do 30 dni od daty utworzenia konta możesz wprowadzić 100 faktur sprzedaży, 100 faktur zakupu oraz 100 Poleceń Księgowania w bezpłatnej wersji programu.
Po osiągnięciu limitu ilości dokumentów lub upływie limitu czasu dla wersji darmowej podejmiesz decyzję o zakupie pierwszej licencji.