E-faktura dla przedsiębiorców i Centralny Rejestr Faktur coraz bliżej

Trwają pracę nad ulepszaniem rządowego systemu obsługi podatnika o nazwie e-urząd skarbowy. Ministerstwo Finansów dokłada co jakiś czas nowe usługi do tegoż systemu.

Ostatnio zintegrowano w tym systemie m.in. usługę twój e-PIT aby podatnicy mieli jak najwięcej narzędzi administracyjnych w jednym miejscu. To jednak nie wszystko. Kolejną usługą jaka będzie niebawem włączona w dany system to dokument elektroniczny sprzedaży e-faktura. Na czym polega dana usługa? Bliżej o tym w poniższej publikacji.

E-faktury już funkcjonują przy transakcjach realizowanych w związku z zamówieniami publicznymi

Od kwietnia 2018r. funkcjonuje rządowy system PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) umożliwiający wystawianie tzw. ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w formie plików XML (także pozostałych dokumentów), odbieranie i wymianę tych dokumentów między podmiotami zamawiającymi (aktualnie tylko zamówienia publiczne) a wykonawcami.

Faktura ustrukturyzowana o konkretnej postaci ma jedną niezaprzeczalną zaletę. Jej standard i wszystkie elementy są niezmienne (oczywiście są modyfikowalne w zakresie dodania innych niezbędnych elementów w przypadku wystąpienia różnego typu transakcji). Tak więc faktura ustrukturyzowana pozwala zlikwidować problem faktur zawierających albo za dużo albo wręcz nie wszystkie ustawowe elementy zgodnie z art. 106e ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.). Takich faktur w obiegu jest całkiem sporo, gdyż wystawcy faktur nieraz nie do końca świadomi są zawierania wszystkich wymaganych elementów na fakturze sprzedaży.

Na dzień dzisiejszy obowiązek założenia konta na platformie PEF mają podmioty państwowe poszukujące wykonawców dla zamówień publicznych.

Założenie konta na platformie PEF jest obligatoryjne dla dokonujących zamówień publicznych. Zamawiający za pośrednictwem platformy PEF ma możliwość odebrać wystawioną na niego elektroniczną fakturą (e-fakturę), którą jest zobowiązany przyjąć (bez odmowy). Platforma PEF umożliwia wystawienie i wysyłkę e-faktury przez wykonawcę dla zamawiającego, odbiór i podgląd przez zamawiającego oraz zarządzanie pozostałymi procesami w ramach dokumentu e-faktury.

Wykonawca, który realizuje zamówienie publiczne także dokonuje rejestracji na platformie PEF (dokonuje wyboru brokera PEF). Za pomocą platformy PEF wystawia fakturę i przesyła ją do zamawiającego w postaci elektronicznej. Platforma PEF umożliwia wykorzystanie darmowych aplikacji dla wystawiania i elektronicznego przekazania e-faktury do zamawiającego. Zarówno wykonawcy jak i zamawiający mogą zintegrować swój system (ERP) z systemem do obsługi PEF na własnym komputerze.

System PEF działa pod adresem:

https://efaktura.gov.pl/

Przepisy jakie regulują funkcjonowanie e-faktur w systemie PEF to:

• ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym,
• rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 25 kwietnia 2019 r. w sprawie listy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania służącej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych

Wprowadzenie e-faktury dla firm jeszcze w 2021r.

Resort Finansów ma w planach jeszcze w 2021r. zaimplementowanie e-faktury dla wszystkich przedsiębiorców. Początkowo wystawianie e-faktur w systemie Ministerstwa Finansów będzie dobrowolne poza nadal aktualnym obowiązkiem stosowania e-faktur w zamówieniach publicznych.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów e-fakturę będzie mógł wystawić przedsiębiorca albo osoba upoważniona przez niego do wystawiania faktur, czyli tak jak ma to miejsce przy wystawianiu dotychczasowych standardowych faktur sprzedaży.

Potencjalne korzyści z wprowadzenia e-faktury dla firm

Ministerstwo Finansów wskazuje na szereg korzyści jakie odniosą przedsiębiorcy stosując e-faktury (system KSEF do wystawiania faktur) dokumentujące zrealizowaną transakcję. Przede wszystkim będą to:

• wystawianie e-faktur poprzez system Ministerstwa Finansów ma skutkować możliwością ubiegania się zwrotu podatku VAT w terminie krótszym niż standardowy tj. 40 dni,
• bezpieczeństwo wystawiania, odbierania i podglądu e-faktur,
• jednolity standard e-faktury wyeliminuje większość błędów występujących w procesie wystawienia faktury,
• szybkość tworzenia (dane do faktury mogą zostać pobrane z zamówienia i wysłane przez system elektroniczny faktur), przesłania i pewność odbioru e-faktury przez zamawiającego.

Powstanie KSEF – czyli centralnej bazy e-faktur

System, który ma umożliwiać przedsiębiorcom wystawianie, przesłanie, odbiór i podgląd e-faktur jest już nazwany przez Ministerstwo Finansów jako KSEF – Krajowy System Elektronicznych Faktur.

Ma on działać na podobnej zasadzie jak wcześniej opisany i już funkcjonujący system PEF jednak ma być niezależnym od niego systemem przeznaczonym dla wszystkich przedsiębiorców z wyjątkiem tych, którzy realizują zamówienia publiczne.

System ma być uruchomiony jeszcze w 2021r. a korzystanie z niego będzie do końca 2022r. dobrowolne. KSEF ma być prosty, czytelny i łatwy w obsłudze, aby każdy przedsiębiorca bez problemu sobie z nim poradził.

Przedsiębiorcy będą za jego pośrednictwem wystawiać wszystkie e-faktury sprzedaży. Przed rozpoczęciem użytkowania przedsiębiorca zarejestruje swoje konto w systemie.  Dostęp do KSEF ma być możliwy z każdego urządzenia mobilnego.

System KSEF ma umożliwiać nie tylko wystawianie e-faktur ale co ważne skuteczne ich przesłanie i sprawdzenie potwierdzenia odbioru, bezpieczne przechowywanie, wgląd do ich treści każdej chwili, sprawne zarządzanie i kontrolę wszystkich wystawionych e-faktur.

Urząd skarbowy liczy na to, iż wraz z implementacją KSEF zyska do analizy nowy zakres najaktualniejszych (bieżących) danych o przeprowadzanych w kraju transakcji sprzedaży. Dzięki temu ułatwi mu to szybszą identyfikację podejrzanych transakcji i przyczyni się do dalszego uszczelnienia systemu podatkowego VAT.

Ponadto urząd skarbowy będzie miał możliwość porównania faktur wystawionych przez przedsiębiorcę z fakturami wykazanymi w pliku JPK_V7. W przypadku zidentyfikowania różnic przedsiębiorca z pewnością otrzyma stosowne wezwanie do wyjaśnienia rozbieżności.

KSEF ma charakteryzować się następującymi cechami:

• bezpieczeństwo przechowywania e-faktur – wszystkie faktury w jednym miejscu,
• Resort Finansów zakłada, iż e-faktury nigdy nie ulegną ani zniszczeniu, ani zagubieniu,
• brak obowiązku gromadzenia e-faktur przez przedsiębiorców,
• identyfikacja każdego dokumentu poprzez nadanie mu numeru przez KSEF,
• możliwa weryfikacja i podgląd wystawionych faktur, potwierdzeń odbiorów lub odrzuceń elektronicznych przesyłek e-faktur, innych dokumentów przez przedsiębiorcę z każdego niemal urządzenia, które posiada dostęp do Internetu,
• automatyzacja procesu wystawiania faktur – możliwe skrócenie czasu potrzebnego na fakturowanie w przypadku integracji posiadanego oprogramowania z ministerialnym KSEF,
• łatwa kontrola dokumentów, prostota systemu i łatwość obsługi.

Przepisy regulujące wystawianie, przesyłanie, przechowywanie, udostępnianie e-faktur

Jeszcze do końca 2013r. funkcjonowało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r. poz. 1528) Jednak z dniem 1 stycznia 2014r. utraciło ono swoją moc prawną a przepisy zawarte w rozporządzeniu ustawodawca przeniósł do ustawy o VAT.

Zatem przepisy sankcjonujące funkcjonowanie e-faktur będą stanowić regulacje dotyczące faktur elektronicznych z zatem przepisy ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.).

Końcowo warto podkreślić, iż e-faktura ma przyczynić się do likwidacji (niewystępowania) duplikatów e-faktur z uwagi na to, iż w systemie KSEF nie uwzględniono przypadków, iż e-faktury mogą zaginąć, ulec zniszczeniu bądź uszkodzeniu.

Masz sugestię lub pomysł, co można zmienić lub ulepszyć, napisz do Nas, wszelkie pomysły są mile widziane!

O wszystkich funkcjach naszego programu dowiesz się na naszej stronie z cenami oraz z naszych podręczników, znajdziesz je pod tym adresem.

Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, skontaktuj się z nami:

• pomoc@360ksiegowosc.pl
• +22 30 75 777