ZUS przedsiębiorcy i pracownika – wysokość składek oraz ich wykazanie w KPiR

ZUS jest nieuniknioną daniną ponoszoną przez przedsiębiorców i pracowników. Jak obliczyć zobowiązanie właściciela i pracownika wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych? Jaką część składek pokrywa pracodawca, a jaką pracownik? W jaki sposób zapłacone składki pomniejszają podatek dochodowy osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą? Na te i inne pytania odpowiadamy w artykule – zapraszamy do lektury.

Kiedy przedsiębiorca opłaca składki do ZUS-u?

Co do zasady osoby prowadzące działalność zobowiązane są do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalnej, rentowej, wypadkowej), składki zdrowotnej oraz składki na Fundusz Pracy. Składka chorobowa należąca do zbioru składek społecznych ma dla nich charakter dobrowolny.

Jeżeli przedsiębiorca jest zatrudniony na etacie i zarabia przynajmniej minimalną krajową (bez znaczenia jest wymiar etatu) to mamy do czynienia z tzw. zbiegiem tytułów do ubezpieczeń. W takim wypadku opłacamy obligatoryjnie wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne z działalności gospodarczej, a dobrowolnie możemy przystąpić do ubezpieczenia emerytalnego, rentowego i wypadkowego. Warto zwrócić uwagę, że osoba równocześnie prowadząca firmę posiadająca i umowę o pracę z co najmniej minimalnym wynagrodzeniem nie może zgłosić się do ubezpieczenia chorobowego z tytułu działalności. Takie prawo przysługuje tylko osobom podlegającym obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu z tytułu prowadzenia firmy.

 Podstawa wymiaru składek dla przedsiębiorcy

Minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla przedsiębiorcy to 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę (preferencyjny ZUS) lub 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego ogłaszanego przez GUS (duży ZUS). Osoba prowadząca firmę samodzielnie ustala kwotę od jakiej chce opłacać składki społeczne, co oznacza że może dowolnie zwiększyć podstawę wymiaru składek, ale maksymalnie do 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Składkę na Fundusz Pracy opłacamy od takiej samej podstawy wymiaru co składki społeczne, jednak tylko wtedy, gdy ta podstawa przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przedsiębiorcy korzystający z preferencji małego ZUS-u będą zatem zwolnieni z regulowania składki na FP.

Minimalną podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale poprzedniego roku, włącznie z wypłatami z zysku.

Jak widzimy co roku zmieniają się podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i FP dla dużego ZUS-u oraz podstawa wymiaru składki zdrowotnej. Podstawa wymiaru składek społecznych dla przedsiębiorców objętych preferencyjnym ZUS-em ulega zmianie tylko w przypadku modyfikacji kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Aktualne podstawy wymiaru poszczególnych składek opłacanych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą wynoszą odpowiednio:

• 2 665,80 zł. – dla składek społecznych i składki na FP przedsiębiorców podlegających pod duży ZUS,
• 630,00 zł – dla składek społecznych w odniesieniu do przedsiębiorców opłacających mały ZUS,
• 3554,93 zł – dla składki na ubezpieczenie zdrowotne każdego przedsiębiorcy.

Stopy procentowe składek społecznych dla osoby prowadzącej firmę

Stopy procentowe składek na ubezpieczenia społeczne i FP dla osób prowadzących firmę są następujące:

• 19,52 % – ubezpieczenie emerytalne,
• 8,00% – ubezpieczenie rentowe,
• 1,8%* – ubezpieczenie wypadkowe (dla przedsiębiorców zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 osób),
• 2,45% – dobrowolne ubezpieczenie chorobowe,
• 2,45% – Fundusz Pracy.

*Począwszy od kwietnia 2018 roku ulegnie zmianie stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe dla osób prowadzących działalność gospodarczą i zgłaszających do tego ubezpieczenia nie więcej niż 9 osób i wynosić będzie 1,67 %.

Stopa procentowa składki zdrowotnej to 9%.

W celu ustalenia wysokości danej składki należy pomnożyć odpowiednią stopę procentową przez zadeklarowaną podstawę wymiaru.

Aktualne składki dla małego i dużego ZUS-u

Składki dla osób prowadzących działalność gospodarczą wynoszą odpowiednio:

1. Duży ZUS:

• 520,36 zł – składka emerytalna,
• 213,26 zł – składka rentowa,
• 65,31 zł – dobrowolna składka chorobowa,
• 47,98 zł – składka wypadkowa (od kwietnia 2018 roku 44,52 zł),
• 65,31 zł – składka na Fundusz Pracy,
• 319,94 zł – składka zdrowotna.

2. Preferencyjny ZUS:

• 122,98 zł – składka emerytalna,
• 50,40 zł – składka rentowa,
• 11,34 zł – składka wypadkowa (od kwietnia 2018 roku 10,52 zł)
• 15,44zł – dobrowolna składka chorobowa.

Składki ZUS przedsiębiorcy w programie 360 Księgowość

Wartość składek ZUS przedsiębiorcy możemy w łatwy i szybki sposób obliczyć przy pomocy aplikacji 360 Księgowość. Po zalogowaniu do programu należy przejść do zakładki „Ewidencje” → „ZUS przedsiębiorcy” → „Nowe wyliczenie ZUS”. Po uzupełnieniu wszystkich informacji co miesiąc otrzymamy kwotę jaką powinniśmy uregulować za dany okres, uwzględniającą ewentualne L4 osoby prowadzącej działalność.

Jakie składki naliczane są za pracowników?

W przypadku umowy o pracę od wynagrodzenia brutto naliczane są następujące składki:

• emerytalną,
• rentową,
• wypadkową,
• Fundusz Pracy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Przepisy precyzują w jakim stopniu składki finansowane są przez pracodawcę i pracownika, ten podział przedstawia poniższa tabela:

Rodzaj składki	Część finansowana przez pracodawcę	Część finansowana przez pracownika
Emerytalna	9,76%	9,76%
Rentowa	6,50%	1,50%
Chorobowa	–	2,45%
Wypadkowa	1,80% (od kwietnia 2018 – 1,67%)	–
Zdrowotna	–	9%
FP	2,45%
FGŚP	0,10%

Jak składki ZUS wpływają na podatek dochodowy?

Zapłacone składki na ubezpieczenia i fundusze, zarówno te należne za przedsiębiorcę jak i pracowników obniżają zaliczki na podatek dochodowy.

Składki na ubezpieczenia społeczne opłacane za właściciela firmy ujmowane są jako koszty uzyskania przychodów lub obniżają dochód. Składki na FP zawsze wykazujemy dowodem wewnętrznym kosztowym, a składka na ubezpieczenie zdrowotne zmniejsza podatek do zapłaty, jednak tylko 7,75% podstawy wymiaru. Pozostałe 1,25% podstawy wymiaru, które przedsiębiorca zobowiązany jest uregulować nie może być również ujęta w kosztach firmowych ani obniżyć dochodu. Trzeba mieć na uwadze, że wszystkie składki należne za przedsiębiorcę mogą zostać rozliczone dla celów podatku dochodowego (ujęte w kosztach, obniżyć dochód lub podatek do zapłaty) dopiero w dacie ich zapłaty.

Sposób księgowania składek ZUS finansowanych przez pracownika (zawartych w wynagrodzeniu brutto) został dokładnie opisany w artykule Wynagrodzenia w KPiR (link do drugiego artykułu).

Składki na wszystkie ubezpieczenia i fundusze opłacane do ZUS-u za pracowników finansowane przez pracodawcę mogą stanowić koszt w miesiącu za jaki są należne, ale dopiero po spełnieniu określonych warunków, które różnią się w zależności od z góry określonego terminu wypłaty wynagrodzeń w firmie.

• Pracodawca wypłaca wynagrodzenia w miesiącu, za który są należne.

Przepisy stanowią, że składki na ubezpieczenia i fundusze od tych wynagrodzeń należy opłacić najpóźniej do 15-go dnia następnego miesiąca. Od wynagrodzenia wypłacanego za marzec do końca tego miesiąca, składki ZUS mamy zatem obowiązek uregulować do 15-stego kwietnia.

Jeżeli powyższy termin zostanie zachowany to przedsiębiorca ma prawo ująć składki w KPiR w miesiącu za który są należne. W przeciwnym wypadku zastosowanie ma ogólna zasada, czyli składki mogą zostać rozliczone zgodnie z datą ich faktycznej zapłaty.

• Pracodawca wypłaca wynagrodzenia w kolejnym miesiącu, jednak nie później niż do 10-tego dnia tego miesiąca.

Zgodnie z przepisami przedsiębiorca wypłacający wynagrodzenia w miesiącu następującym po miesiącu, którego dotyczą wynagrodzenia ma czas na opłacenie składek od tych wynagrodzeń do 15-stego dnia kolejnego miesiąca. Oznacza to, że od wynagrodzenia za marzec, wypłacanego do 10-tego kwietnia składki opłacamy najpóźniej do 15-stego maja.

Ujęcie składek w KPiR w miesiącu, za który są należne możliwe jest tylko wtedy, gdy wynagrodzenie będzie wypłacone w terminie i składki od tych wynagrodzeń zostaną opłacone w tym samym miesiącu (do 15-stego dnia miesiąca, w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia), czyli miesiąc przed terminem.