Błąd w KSeF: Dwa dokumenty do jednej sprzedaży. Jak je rozliczyć?

Problem: Co robić, jeśli poprawiłem klientowi fakturę, bo ten chciał mieć ją oznaczoną jako „zapłacona” i teraz mam nabite dwie faktury przychodowe w KSeF zamiast jednej?

Co, jeżeli druga faktura w KSeF to faktura korygująca, a co jeśli to nowa „standardowa” faktura?

Można znać prawo podatkowe na pamięć, z systemami księgowymi spędzić długie lata, rozliczyć setki firm, a i tak „zaciąć się” na KSeF.

Wprowadzenie obowiązkowego systemu do e-faktur jest zupełną nowością, przez którą w codziennej pracy księgowi mogą napotkać niecodzienne problemy.

Jednym z nich jest właśnie „poprawienie” faktury, aby ta była oznaczona jako „zapłacona”.

Wynik tego może być taki, że w systemie klienta będą widoczne dokumenty dotyczące tego samego zdarzenia gospodarczego (sprzedaży).

Scenariusz nr 1 – druga faktura w KSeF to faktura korygująca

Zapewne dobrze to wiesz, ale pierwszym krokiem jest ustalenie, czy wystawiona faktura jest fakturą zwykłą, czy też tą korygującą.

Jak to rozpoznać w KSeF? Faktura korygująca ma charakterystyczne cechy wynikające wprost z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT.

Faktura korygująca będzie zawierała co najmniej:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• numer identyfikujący fakturę, której dotyczy faktura korygująca;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca.

Najważniejszą cechą rozpoznawczą jest to, że faktura korygująca jest powiązana z pierwotną fakturą poprzez odpowiedni numer (numer dokumentu pierwotnego).

Kwoty na fakturze korygującej mogą być ujemne lub zerowe – jeśli korekta dotyczy jedynie statusu płatności, kwota korekty wynosi 0 zł.

Co oznacza ta sytuacja? Otóż jeśli drugi dokument to faktura korygująca, to z punktu widzenia KSeF i podatku VAT, jest to jedna transakcja udokumentowana dwoma dokumentami – fakturą pierwotną oraz fakturą korygującą.

Faktura korygująca nie tworzy nowej transakcji (nowej sprzedaży). Służy jedynie do modyfikacji danych faktury pierwotnej. Każda z faktur otrzymuje własny numer KSeF, ale są one ze sobą powiązane.

Nie każda „korekta” jest fakturą korygującą

Trzeba jasno wskazać, że faktura korygująca wystawiona wyłącznie w celu zmiany statusu dokumentu w KSeF jest niezgodna z ustawą o VAT.

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, fakturę korygującą wystawia się wyłącznie w ściśle określonych przypadkach, a jest to:

• zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku;
• zwrot towarów i opakowań;
• zwrot całości lub części zapłaty;
• stwierdzenie pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Zatem samo oznaczenie faktury jako „zapłacona” nie stanowi podstawy do wystawienia faktury korygującej.

Faktura korygująca służy korekcie obrotu podatkowego (zmianie ceny, rabatu, zwrotowi towaru, naprawie błędu), a nie jedynie aktualizacji statusu płatności w systemie księgowym.

Jak rozliczyć sprzedaż w tym wypadku?

Jeśli faktura korygująca nie zmienia podstawy opodatkowania ani kwoty podatku (tylko status dokumentu na „zapłacony”), to nie wywołuje żadnych dodatkowych skutków podatkowych. W JPK_V7M nie wykazuje się żadnej korekty.

Faktura pierwotna pozostaje w ewidencji sprzedaży bez zmian. Faktura korygująca jest tutaj dokumentem „technicznym” w systemie i nie wpływa na rozliczenie podatku od towarów i usług.

Przyjmuje się, że dwukrotne ujęcie tej samej transakcji w ewidencji jest błędem, zatem korekta nie powinna być wpisywana do rejestru.

Odnośnie do podatku dochodowego (PIT/CIT), to przychód rozpoznaje się z faktury pierwotnej w dniu wykonania usługi lub dostawy towarów.

Faktura korygująca „zapłacona” nie zmienia przychodu, więc nie dokonuje się korekty przychodu.

Ponadto zgodnie z art. 14 ust. 1m ustawy o PIT (oraz art. 12 ust. 3j ustawy o CIT), korekta następuje w okresie wystawienia faktury korygującej, ale tylko jeśli zmienia przychód. W omawianym przypadku przychód pozostaje bez zmian.

Zostaje jeszcze kwestia zaksięgowania. W systemie księgowym powinno to nastąpić tylko z faktury pierwotnej. Fakturę korygującą można zaksięgować jako dokument niemający wpływu na wynik lub po prostu zignorować ją.

Co zrobić z błędną fakturą korygującą?

No cóż, na pewno nie warto próbować jej usuwać, gdy KSeF nie oferuje takiej możliwości.

Nie powinieneś również wystawiać kolejnego dokumentu „naprawczego”, bo to tylko bardziej skomplikuje sytuację.

Zostaw obie faktury w KSeF jako ślad audytowy i przygotuj notatkę wyjaśniającą na wypadek kontroli, w której objaśniasz, że faktura korygująca została wystawiona błędnie (tylko w celu oznaczenia statusu płatności), nie zmienia obrotu, nie generuje korekty VAT ani przychodu, a w księgach rozliczono tylko fakturę pierwotną.

Scenariusz nr 2 – druga faktura w KSeF to nowa „normalne” faktura

Tę fakturę w KSeF rozpoznajemy nieco w inny sposób, niż ma to miejsce przy korekcie.

Nowa faktura ma bowiem inne cechy:

• przede wszystkim nie zawiera numeru identyfikującego pierwotną fakturę w KSeF, tj. brak tu powiązania z inną fakturą;
• ma własny, nowy numer;
• nie posiada oznaczenia „korekta” lub „faktura korygująca” (chociaż aktualnie faktura korygująca również nie musi posiadać takiego oznaczenia);
• nie ma pól charakterystycznych dla korekty – brak „TypKorekty”, „Podmiot1K”, „PrzyczynaKorekty” itd.

Co najważniejsze „nowa” faktura będzie miała te same dane co faktura pierwotna – ta sama kwota, data, kontrahent, towar/usługa, ale w praktyce jest to odrębny dokument sprzedaży.

Kwota sprzedaży zostaje zdublowana, przez co powstaje „podwojony” obowiązek podatkowy.

Co oznacza taka sytuacja? Jeśli drugi dokument to nowa faktura, to zasadniczo są to dwa odrębne dokumenty sprzedaży, które potencjalnie dokumentują dwie transakcje.

W praktyce, jeśli dwa dokumenty sprzedażowe dokumentują tę samą czynność gospodarczą to mamy do czynienia z podwójnym udokumentowaniem tej samej transakcji.

Regułą jest jednak, że na tę samą operację gospodarczą nie mogą istnieć dwa różne dokumenty, a dwukrotne zaksięgowanie tej samej operacji powoduje zawyżenie przychodu

Jak rozliczyć tę sytuację?

Jeśli obie faktury zostały ujęte w ewidencji sprzedaży, to nastąpiło podwójne wykazanie obrotu. Jest to błąd, który należy skorygować.

Należy wystawić fakturę korygującą „do zera” do drugiej (nowej) faktury.

Jest to praktyka potwierdzona przez orzecznictwo sądów administracyjnych. Powtarzając za WSA w Poznaniu, stwierdzić trzeba, iż na tle obowiązujących przepisów w zakresie podatku VAT nie można przyjmować faktury w oderwaniu od obrotu towaru lub świadczenia usług.

To nabycie towarów lub usług od podatnika VAT rodzi prawo umniejszenia podatku należnego o podatek naliczony, a nie wystawiona faktura.

Podatnik posiada prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach na podstawie faktur pod warunkiem, że spełnia wszelkie pozytywne przesłanki w ustawie przewidziane oraz nie występują przesłanki negatywne, które uniemożliwiają odliczenie podatku naliczonego. (por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 2 kwietnia 2009 roku, sygn. akt: I SA/Po 1588/08).

Ważne! Należy przy tym pamiętać, że w JPK_V7M wykazuje się tylko fakturę pierwotną.

W kwestii podatku dochodowego to przyjęcie do ksiąg obu wystawionych faktur w KSeF oznaczałoby zawyżenie przychodu o 100%.

A takie działanie jest niezgodne z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Analogicznie do VAT „nadwyżkę” należy skorygować poprzez wystawienie faktury korygującej do zera dla drugiej faktury.

Co zrobić z błędną fakturą?

W przypadku wystawienia nowej faktury również nie ma możliwości jej usunięcia z KSeF.

Należy wystawić fakturę korygującą „do zera” z przyczyną typu „błędne wystawienie faktury – transakcja została już udokumentowana fakturą nr X”.

Następnie trzeba poinformować klienta o błędzie i ewentualnie poprosić o akceptację korekty – o ile taki wymóg wynika z umowy.

Perspektywa nabywcy

W systemie KSeF każdy dokument z nadanym numerem oficjalnie istnieje w obrocie prawnym – nie można go po prostu skasować ani wyrzucić do kosza. Co musisz zrobić jako kupujący?

Pod żadnym pozorem nie odliczaj podatku VAT ani nie księguj w koszty (PIT/CIT) wartości z obu dokumentów.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT, zdublowana faktura nie daje prawa do odliczenia.

Szybka procedura dla kupującego:

1. Skontaktuj się ze sprzedawcą: Ustal, czy druga faktura to „zerowa” korekta techniczna, czy nowa, zwykła faktura, która sztucznie podwoiła obrót.
2. Czekaj na korektę „do zera”: Jeśli sprzedawca popełnił błąd i wystawił drugą zwykłą fakturę, musi ją wyzerować fakturą korygującą. W JPK_V7M oraz kosztach ujmujesz wyłącznie fakturę pierwotną. Zdublowany dokument i korektę do niego pozostawiasz w archiwum KSeF.
3. Sporządź notatkę wewnętrzną: Zabezpiecz firmę na wypadek automatycznej kontroli skarbówi. Podepnij pod dokumentację krótkie wyjaśnienie:

„Faktura o nr KSeF [X] stanowi błąd systemowy sprzedawcy i dokumentuje tę samą transakcję co faktura nr [Y]. Do ewidencji VAT i PIT/CIT ujęto wyłącznie fakturę pierwotną [Y]. Błędny dokument nie rodzi skutków podatkowych po stronie nabywcy.”

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego