Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych

Wyjazdy pracowników na delegację to częste praktyki wykonywania określonych zadań w firmach o różnej wielkości. Pracodawca jak i pracownik zarówno przed podróżą służbową jak i po powrocie powinien znać swoje uprawnienia i obowiązki, aby móc prawidłowo i sprawnie przeprowadzać wyjazdy służbowe.

Podróż służbowa

Pracodawca, który wydaje polecenie swojemu pracownikowi, zatrudnionemu na umowę o pracę, aby ten wykonał powierzone mu zadanie poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy – w efekcie wysyła swojego pracownika w podróż służbową.

Podróż służbowa może być odbywana także przez samego pracodawcę, jeżeli wyjeżdża on w celach służbowych poza miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (negocjacje w sprawie zawarcia umowy o współpracę, spotkanie z kontrahentem, podpisanie umowy handlowej i wiele innych). np. w celu

Warto wspomnieć także o zleceniobiorcach. Nie wyjeżdżają oni w podróż służbową, ale każde ich wysłanie poza siedzibę pracodawcy czy stałe miejsce pracy nazywane jest wyjazdem służbowym. Podkreślenia należy również fakt, że aby zleceniodawca mógł kierować na wyjazd służbowy swojego zleceniobiorcę, powinien wpierw w umowie zlecenie zawrzeć stosowny zapis o możliwości wystąpienia wyjazdów służbowych.

Podróż służbowa czy oddelegowanie

Zatrzymując się przy kwestii podróży służbowych należy stwierdzić, iż pracodawcy nieraz mylą te pojęcie z kwestią oddelegowania pracownika. W tym ostatnim przypadku przed oddelegowaniem pracodawca i pracownik obopólnie ustalają i podpisują porozumienie zmieniające (czasem pracodawca dokonuje wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy o pracę) celem stworzenia możliwości późniejszego oddelegowania pracownika. Porozumienie zostaje ustalane, dlatego, że oddelegowanie wiąże się, ze zmianą adresu (miejsca), pod którym pracownika wykonuje pracę i który został określony w umowie o pracę. Pracownik oddelegowany nie ma prawa do świadczeń należnych z tytułu odbywania podróży służbowej jednakże wewnętrzny regulamin wynagradzania przyjęty w firmie może dopuszczać zwrot pewnych kosztów pracownikowi oddelegowanemu. Kolejną cechą oddelegowania to maksymalny czas jego trwania, który powinien wynosić maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym (jednak w niektórych wypadkach może on zostać przedłużony). Czyli jeżeli oddelegowanie rozpocznie się np. 15 października a skończy 15 marca to będzie to prawidłowe, ponieważ ograniczenie dotyczy danego roku kalendarzowego.

Podróż służbowa natomiast polega na jednorazowym wysłaniu pracownika:

• poza miejscowość siedziby firmy czy stałego miejsca świadczenia pracy oraz
• w celu wykonania powierzonych przez pracodawcę zadań,

W tym przypadku nie następuje zmiana miejsca pracy zawarta w umowie o pracę a następuje wyjazd służbowy w celu realizacji przez pracownika konkretnych obowiązków. Ponadto, pracownikowi (w odróżnieniu od oddelegowania) za podróż służbową należy się zwrot kosztów jej odbycia wraz z innymi ewentualnymi świadczeniami.

Nigdzie w przepisach prawa nie określono natomiast maksymalnego czasu trwania podróży służbowej, ale zakłada się, że nie może ona trwać dłużej niż 3 miesiące, bowiem dłuższe podróże służbowe powinny przybrać charakter oddelegowania pracownika i także w ten sposób winny być rozliczane.

Podstawowe ustalenia przed podróżą służbową

Pracodawca chcąc skierować swojego pracownika na delegację (podróż służbową) przedkłada swojemu podwładnemu następujące informacje:

• data wyjazdu i powrotu,
• zadania i obowiązki do wykonania w czasie delegacji,

Oprócz powyższego pracodawca wskazuje pracownikowi rodzaj środka transportu będzie się on poruszał. Może to być komunikacja publiczna, samochód firmowy lub prywatny pracownika.

Następnie pracodawca z pracownikiem ustalają kwestie noclegu czyli czy pracodawca wynajmie pokój dla pracownika czy też nie oraz czy zapewni mu wyżywienie a jeśli tak to czy wyżywienie będzie obejmowało 3 posiłki czy 2 czy też tylko jeden.

Od powyższych ustaleń zależeć będą późniejsze rozliczenia delegacji po powrocie pracownika, które zostały poniżej przedstawione.

Oczywiście pracownik może otrzymać od pracodawcy przed wyjazdem zaliczkę na poczet danej podróży służbowej, którą po powrocie będzie zobowiązany rozliczyć.

Elementy polecenia wyjazdu służbowego

Pracodawca kierując pracownika do odbycia podróży służbowej przedkłada druk polecenia wyjazdu służbowego, który powinien składać się, co najmniej z elementów takich jak:

• numeru delegacji,
• imienia i nazwiska pracownika udającego się w podróż służbową,
• nazwy stanowiska służbowego tego pracownika,
• nazwy państwa i miejscowości docelowej
• daty wyjazdy i powrotu,
• określenie zdania, obowiązku do zrealizowania,
• numeru rejestracyjnego pojazdu (jeżeli podróż odbywa się samochodem),
• wykaz w formie tabeli:

1. miejscowość wyjazdu wraz z datą i godziną,
2. miejscowość przyjazdu wraz z datą i godziną,
3. określenie numeru rejestracyjnego, (jeżeli użyty był samochód),

• sumy pokazująca rozliczone wysokości ryczałtów za dojazdy, przyjazdy, diet, noclegów czy innych wydatków,
• kwota ewentualnych pobranych zaliczek,
• kwota kosztów podróży służbowej zwróconych pracownikowi wraz z podpisami potwierdzającymi rozliczenie i zwrot tych kwot.

Rozliczenie delegacji

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową będą należeć się poniższe świadczenia, przy czym wystąpienie niektórych z nich będzie zależne od rodzaju środka lokomocji czy wyboru wariantu rozliczenia noclegu czy tez wystąpienia innych ustaleń mających wpływ na końcowe rozliczenie danej delegacji.

Świadczenia, które występują w toku rozliczania delegacji to m.in.:

• dieta krajowa, która na rok 2018 wynosi 30zł za pełną dobę, dotyczy ona wyłącznie pracownika lub pracodawcy i jest liczona za cały okres trwania delegacji. Za niepełne dni wyjazdu dietę obniża się w zależności czy ten dzień podróży trwał 8 do 12 godzin czy 12 godzin i powyżej,
• ryczałt za nocleg krajowy – należność, która może przysługiwać tylko pracownikowi w sytuacji, gdy pracodawca nie zapewnił jemu żadnego noclegu. W 2018r. ryczał za nocleg krajowy wynosi 45zł,
• ryczałt za dojazdy – należność, która może przysługiwać wyłącznie pracownikowi za każdą dobę odbytej podróży,
• inne wydatki – w podróżach służbowych niekiedy mogą wystąpić również innego typu wydatki, które pracownik powinien dokumentować fakturami czy rachunkami (opłaty parkingowe, za przejazd autostradą, bilety wstępu, doraźne korzystanie z internetu, itp.),

Dieta krajowa

W przypadku diet krajowych istotne znaczenie ma długość trwania podróży służbowej, bowiem dla podróży służbowej, która trwa niepełną dobę dieta:

1. nie przysługuje, jeżeli podróż służbowa trwa mniej niż 8 godzin,
2. przysługuje w kwocie 15zł dla podróży służbowej o długości czasu od 8 do 12 godzin,
3. przysługuje w kwocie 30 zł, jeżeli podróż służbowa będzie trwać dłużej niż 12 godzin.

Z kolei dla podróży służbowej, która trwa ponad dobę pracownikowi przysługuje dieta w wysokości:

1. 15 zł za dzień podróży służbowej, która trwa 8 godzin i poniżej,
2. 30zł diety za dzień podróży służbowej trwający dłużej niż 8 godzin,
3. 30zł za każdy dzień podróży służbowej trwający pełne 24 godziny

Ryczałt za nocleg

Pracodawca, który nie zapewnił żadnego miejsca noclegowego swojemu pracownikowi a ten nie posiada także faktur za noclegi, będzie zobowiązany wypłacić pracownikowi ryczałt za nocleg. Ryczałt za nocleg przysługuje wyłącznie pracownikowi natomiast nie może jego otrzymać pracodawca rozliczający swoją podróż służbową. Ponadto ryczałt za nocleg otrzyma pracownik, jeżeli dany nocleg trwał dłużej niż 6 godzin i miał miejsce w godzinach między godziną 21 a 7 rano.

Jeżeli natomiast pracodawca stwierdził, że pracownik mógł wrócić tego samego dnia, to może nie wypłacać ryczałtu za nocleg za ostatnią noc.

Przypadek niewypłacania ryczałtu za nocleg może nastąpić także, gdy nocleg odbywał się w czasie przejazdów lub gdy był po prostu darmowy.

Ryczałt za dojazdy

Ryczałt za dojazdy należny jest tylko pracownikowi odbywającemu podróż służbową (pracodawca nie może z tego skorzystać) i będzie:

• wynosił 6 zł za każdą kolejną dobę podróży nawet, jeżeli jest ona niepełna, w przypadku, gdy pracownik korzysta ze środków komunikacji miejskiej albo
• rozliczony poprzez kilometrówkę (ilość przejechanych kilometrów x stawka za kilometr),

Udokumentowane wydatki za przejazdy zamiast ryczałtu za dojazdy

Jeżeli pracownik poniósł wyższe koszty przejazdów może wybrać wariant rozliczenia za dojazdy poprzez przedstawienie faktur, rachunków dokumentujących rzeczywiste, poniesione przez niego koszty. Jeżeli podróż służbowa będzie trwać przynajmniej 10 dni, to pracownikowi będzie przysługiwać zwrot wydatków na przejazdy nawet w dniach wolnych od pracy.

Przyjazd z podróży służbowej

Pracownik powracający z podróży służbowej ma 14 dni (licząc od jej ostatniego dnia) na to, aby rozliczyć się z odbytej delegacji, czyli otrzymać zwrot kosztów oraz rozliczyć otrzymaną zaliczkę, (jeżeli ją otrzymał). W tym celu przedkłada wypełnione polecenie wyjazdu służbowego wraz z fakturami i rachunkami potwierdzającymi poniesienie wydatków na delegacje. Pracodawca oblicza wysokość diet i ryczałtów. Te ostatnie nie wymagają jakiegokolwiek obowiązku udokumentowania.