Zamknięcie miesiąca w 5 krokach

W rachunkowości bardzo ważna jest dokładność, regularność, powtarzalność oraz terminowość. Z tym ostatnim niekiedy mogą być jednak problemy.

Dlatego też nie zawsze udaje się przeprowadzić wszystkie niezbędne operacje z danego miesiąca do jego ostatniego dnia. Tutaj pojawia się nieco enigmatyczne pojęcie „zamknięcie miesiąca”.

W rzeczywistości jest to nieformalny okres 1-2 tygodni, który księgowi pozostawiają sobie na domknięcie wszystkich spraw oraz przeprowadzenie kontroli prowadzonych ksiąg.

Jak zatem zamknąć miesiąc prawidłowo, tak aby nikt nie miał wątpliwości co do rzetelności danych finansowych podatnika?

Zamknięcie miesiąca – czym jest?

Zamknięcie miesiąca to potoczne określenie okresu (około dwóch tygodni) po zakończeniu danego miesiąca kalendarzowego, w którym księgowane są jeszcze ostatnie dokumenty oraz weryfikowane i ewentualne korygowane wszystkie operacje księgowe.

Celem procedury jest przygotowanie poprawnych i kompletnych danych finansowych, na podstawie których sporządzane będą raporty oraz deklaracje podatkowe.

Zamknięcie miesiąca to nie tylko księgowanie spływających dokumentów i transakcji, ale także ich analiza i sporządzanie dokumentów sprawozdawczych.

Poprawnie przeprowadzony proces zamknięcia miesiąca jest bardzo ważny.

Mimo że nie jest to procedura formalna, to powinna być stosowana w każdym przedsiębiorstwie.

Pozwala ona bowiem na:

• znalezienie błędów i nieprawidłowości w ewidencji;
• uzyskanie rzetelnych informacji finansowych firmy, na podstawie których możliwe jest podejmowanie bardziej przemyślanych i świadomych decyzji dotyczących prowadzenia spraw przedsiębiorstwa;
• monitorowanie kondycji finansowej przedsiębiorstwa;
• zapewnienie zgodności procesów księgowych z zasadami rachunkowości i polityką firmy.

O czym nie wolno zapomnieć, to w większości przypadków nieprzeprowadzenie zamknięcia miesiąca nie pozwoliłby na przygotowanie obowiązkowych dokumentów rachunkowych, jak deklaracje podatkowe i rozliczenie podatnika.

Z czego wynika obowiązek przeprowadzenia procesu zamknięcia miesiąca?

Procedura zamknięcia miesiąca nie jest regulowana przepisami prawa. Jest to bardziej proces wynikający z pozostałych obowiązków księgowych.

Są jednak podstawy prawne, które z jednej strony wymuszają korzystanie z tej instytucji, a z drugiej określają, według jakich zasad zamknięcie miesiąca powinno być prowadzone.

Jak czytamy w art. 24 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.

Co to oznacza? Otóż księgi uznaje się za:

• rzetelne – jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;
• prowadzone bezbłędnie – jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;
• sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
• udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
• zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
• w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
• zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych;
• prowadzone bieżąco, jeżeli:
• pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym;
• ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Prawodawca odniósł się dodatkowo do sytuacji, w której w trakcie procedury zamknięcia księgowy odnajdzie błąd.

W takim wypadku stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:

• przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca, lub
• przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Jak w praktyce wygląda zamknięcie miesiąca?

Proces zamknięcia miesiąca może różnić się w zależności od specyfiki firmy, jej wielkości, polityki rachunkowości, a także doświadczenia i wyrobionych nawyków księgowego.

Ciężko jest określić jednoznacznie, co dokładnie powinno być zrobione. Nie ma tutaj bowiem znacznie sama procedura, istotny jest skutek – poprawnie rozliczone księgi. Można jedna wyróżnić kilka etapów, które powinny być wdrożone, aby cały proces przebiegł prawidłowo.

Zebranie i weryfikacja dokumentów księgowych i wprowadzenie ich do systemu

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest zgromadzenie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących danego miesiąca. Są między innymi faktury sprzedażowe, faktury kosztowe, listy płac, listy rozliczeń delegacji czy dokumenty magazynowe.

Księgowy powinien sprawdzić kompletność dokumentacji, upewnić się, że zostały właściwie opisane i zatwierdzone, a także zweryfikować daty ujęcia kosztów i przychodów.

Warto pamiętać, że do zamknięcia miesiąca nie jest konieczna ewidencja wszystkich operacji i transakcji z danego okresu oraz ustalenie wyniku finansowego i podatkowego, gdyż część dokumentów może nie dotrzeć na czas.

Klienci często mają problem z terminowością, a terminy podatkowe są nieubłagane.

Zamknięcie miesiąca musi się odbyć tak czy inaczej, dlatego nie można czekać, aż klient dostarczy wszystkie zaległe faktury. Nierozliczone dokumenty można bowiem zaewidencjonować w następnym miesiącu.

Jeżeli dokumentacja księgowa została zweryfikowana, należy ją wprowadzić do systemu lub zatwierdzić (jeżeli została wprowadzona już wcześniej).

Rozliczenie i uzgodnienie kont

Następnym krokiem jest rozliczenie i uzgodnienie kont. Rozliczenie kont polega na porównywaniu zapisów w księgach z informacjami od kontrahentów, banków lub innych źródeł, w celu sprawdzenia, czy są one spójne i dokładne. 

Z kolei uzgadnianie sald to proces wyjaśniania i rozliczania ewentualnych różnic między saldami znajdującymi się w księgach a saldami otrzymanymi od kontrahentów.

W dużych firmach uzgodnienia kont często wymaga współpracy działu księgowego (lub biura rachunkowego) z innymi działami np. działem sprzedaży, magazynem czy działem HR.

Wykonanie korekt i przeksięgowań

W kolejnym kroku księgowi korygują ewentualne błędy wykryte podczas procedury uzgodnienia kont, dokonują również przeksięgowań i zamykają konta techniczne.

Dodatkowo księgowi powinni skupić się na sprawdzeniu poprawności ujęcia operacji na kontach syntetycznych i analitycznych, zgodności z polityką rachunkowości oraz strukturą planu kont.

Sporządzenie raportów i deklaracji

W czwartym kroku przychodzi czas na dokonanie rozliczeń organami skarbowymi oraz przygotowanie analiz na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa.

Księgowi przygotowują między innymi:

• deklaracje podatkowe – rozliczenie PIT, CIT, VAT;
• raporty statystyczne – np. do GUS;
• raporty finansowe i zarządcze – rachunek zysków i strat, zestawienie obrotów i sald, analiza kosztów i marży;
• wewnętrzne zestawienia i analizy dla organów zarządczych firmy.

Zatwierdzenie i zablokowanie okresu

Sporządzenie deklaracji podatkowych i ich wysłanie w zasadzie kończy proces zamykania miesiąca. Nie ma już później sensu weryfikować i ewidencjonować nowych dokumentów księgowych w danym miesiącu.

Wszystkie nierozliczone faktury zostawia się już na następny okres. „Formalne” zamknięcie procedury następuje poprzez zatwierdzenie wyników przez głównego księgowego lub dyrektora finansowego i zamknięcie okresu księgowego w systemie.

Taki zabieg uniemożliwia dalsze księgowanie w danym miesiącu. Inaczej mogłoby dojść do niechcianych, przypadkowych zmian i w następstwie błędów przy następnych rozliczeniach z organami skarbowymi.

Zamknięcie miesiąca wykonasz bezproblemowo w programie 360 Księgowość:

Do kiedy powinno nastąpić zamknięcie miesiąca?

Nie ma jednego sztywnego terminu zamknięcia miesiąca. Każdy księgowy (czy też dział księgowy lub biuro rachunkowe) wypracowuje własne praktyki.

Zazwyczaj w praktyce jest to tydzień lub dwa występująca na początku kolejnego miesiąca.

Maksymalnym terminem kiedy należy zamknąć miesiąc, jest dzień rozliczenia podatku dochodowego – czyli 20 dzień miesiąca następnego.

Dobrą praktyką, która nieco zmniejsza chaos panujący przed datami rozliczeń podatkowych, jest wyznaczenie i rozpisanie konkretnego harmonogramu zamknięcia miesiąca, z podziałem zadań (jeżeli klientów rozlicza kilku księgowych) i terminów dla poszczególnych działów i osób odpowiedzialnych.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego