Wyprowadzanie zaległości księgowych

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej nie zalicza się do zajęć szczególnie łatwych. Oprócz samej sprzedaży towarów lub usług, dochodzi wiele obowiązków czysto formalnych względem organów administracyjnych.

Najbardziej obciążające są powinności względem urzędu skarbowego.

I nie chodzi tu tylko o samą konieczność płacenia podatków. Dużym obciążeniem jest już sama konieczność zapoznania się z przepisami podatkowymi, ich właściwa interpretacja, a następnie umiejętne rozliczenie. Jeżeli przedsiębiorca rozlicza się sam, lub też skorzysta z usług niedoświadczonego biura rachunkowego, może dojść do pewnych zaniedbań.

Nierozliczenie wszystkich wymaganych świadczeń wobec fiskusa, prowadzi do zaległości podatkowych. Jest to spory problem, bowiem może prowadzić do naliczenia przez organ kar finansowych. Ratunkiem w takiej sytuacji jest wyprowadzenie zaległości księgowych.

Zaległości księgowe – czym są?

Zaległości księgowe, to nic innego jak nierozliczone deklaracje podatkowe i brak odpowiedniego świadczenia pieniężnego na rzecz organu skarbowego. Nieumiejętnie lub nieostrożne prowadzenie dokumentacji rachunkowej w prosty sposób może prowadzić do powstania zaległości podatkowych, a to już stanowi problem. Jak możemy przeczytać w art. 51 Ordynacji podatkowej, zaległością podatkową jest podatek niezapłacony w terminie płatności.

Za zaległość podatkową uważa się także niezapłaconą w terminie płatności zaliczkę na podatek, w tym również zaliczkę na podatek określony w drodze oszacowania, lub ratę podatku.

Powstanie zaległości podatkowych jest bardzo niepożądanym zjawiskiem. Nie wystarczy bowiem samo zapłacenie danin do urzędu skarbowego.

Należy wówczas także uiścić odsetki naliczone za powstałą zwłokę. Dodatkowo, jak wskazuje KKS, podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania lub nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie. Jeśli kwota podatku jest małej wartości, podatnikowi grozi jedynie grzywna.

Aby uniknąć takich sytuacji w przyszłości warto wybrać odpowiedni program księgowy, który dzięki licznym automatyzacjom wspiera procesy księgowe.

Kiedy przedsiębiorca jest narażony na powstanie zaległości księgowych?

Cóż, zaległości księgowe powstają na skutek błędnie prowadzonej dokumentacji rachunkowej. Źródeł takiego stanu rzeczy może być wiele.

Najczęściej jednak wynika z braku systematyczności w obsłudze ksiąg rachunkowych. Przedsiębiorca rozliczający się samodzielnie, musi pogodzić „zawód” księgowego ze swoją normalną pracą w firmie.

Bardzo często własna działalność pochłania większość dnia, ciężko się wówczas zmusić, aby regularnie siadać do rozliczania dokumentów. Brak regularności lub też brak dokładności prowadzi do popełniania błędów i możliwości przeoczania wielu ważnych kwestii.

Rzadziej spotykanym powodem powstawania zaległości księgowych, lecz wciąż występującym, jest powierzenie swoich spraw niewłaściwemu biurowi rachunkowemu.

Wybór księgowego, który na co dzień zajmuje się uproszczoną księgowością, do obsługi spółki kapitałowej, może skutkować powstaniem wielu nieprawidłowości w dokumentacji. Należy pamiętać, że nieraz niska cena usług księgowych nie idzie w parze z jakością usług. Młodym księgowym, mimo najlepszych chęci, często brak wystarczających umiejętności i doświadczenia.

Niekiedy powstanie omawianych zaległości nie musi być zawinione przez przedsiębiorcę, czy jego księgowego. Przyczyną może być przecież siła wyższa. Pożar, powódź, huragan czy innego rodzaju zdarzenie losowe może doprowadzić do zniszczenia dokumentacji księgowej.

W takim wypadku ciężko będzie właściwie przeprowadzić bieżące rozliczenia podatkowe.

Kto odpowiada za zaległości księgowe?

Tutaj odpowiedź jest prosta – za błędy księgowe zawsze odpowiada podatnik. Wynika to z art. 26 Ordynacji podatkowej, który stanowi, iż podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Ordynacja wprowadziła zasadę odpowiedzialności majątkowej o charakterze osobistym nieograniczonym, co oznacza że odpowiedzialność ta obejmuje cały majątek podatnika zarówno aktualny, jak i przyszły.

Odpowiedzialność podatnika obejmuje również błędy popełnione przez biuro rachunkowe. W prawie podatkowym prawodawca ustanowił odpowiedzialność obiektywną.

Jest ona tożsama z odpowiedzialnością na zasadzie ryzyka, znaną z prawa cywilnego. Stąd też od odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków podatkowych nie uwalnia brak winy podatnika lub przyczynienie się do tego osób trzecich. Odpowiedzialność obiektywna powstaje już z samego faktu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązku podatkowego.

Warto jednak zauważyć, że podatnik, który poniósł szkodę z winy biura rachunkowego ma prawo do żądania wypłaty odszkodowania. Księgowy ponosi zatem odpowiedzialność, ale nie wobec urzędu skarbowego, a wobec swojego klienta, za niewywiązanie się z umowy.

Wyprowadzanie zaległości księgowych – jak się to odbywa?

Wyprowadzanie zaległości księgowych jest możliwe, jeżeli w ogóle dojdzie do ich wykrycia. Najczęściej udaje się tego dokonać w trakcie kontroli podatkowej. Dobrze, aby ta kontrola była przeprowadzona przez audytorów, na zlecenie przedsiębiorcy lub biura księgowego, nie zaś przez urząd skarbowy.

Niekiedy rozbieżności i braki wychodzą także w trakcie zwykłych czynności sprawdzających. Jednak tutaj potrzeba bardzo dobrego oka i dużej wiedzy w zakresie księgowości.

Jeżeli zaległości księgowe zostały już wykryte, należy przejść do ich tzw. wyprowadzenia. W pierwszej kolejności należy przeprowadzić czynności księgowego, które nie zostały wykonane w terminie lub zmodyfikować te, które zostały dokonane w sposób niewłaściwy.

Do takich czynności należą między innymi:

• wykonanie zaległych księgowań lub korekta księgowań nieprawidłowych;
• przygotowanie zaległych ewidencji lub korekta ewidencji nieprawidłowych;
• przygotowanie zaległych sprawozdań finansowych lub korekta sprawozdań nieprawidłowych;
• korekta błędnych deklaracji wraz z wymaganymi wyjaśnieniami.

Kiedy uda się uporać z powyższymi działaniami, przedsiębiorca powinien niezwłocznie uiścić zaległy podatek. Nie należy zwlekać, bowiem wraz z należnością główną, w obowiązku podatnika jest także zapłacenie odsetek. Im dłużej z tym będzie zwlekał, tym wyższe kwoty zostaną naliczone.

Warto pamiętać, że w przypadku wykroczeń i przestępstw skarbowych można próbować skorzystać z instytucji czynnego żalu. Jeżeli bowiem sprawca (a w tym wypadku jest to podatnik) ujawnieni fakt popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego i jedocześnie wyrówna uszczerbek finansowy organu skarbowego, nie poniesie on konsekwencji swoich działań.

Jest tutaj jednak mały haczyk. Czynny żal można złożyć w sposób skuteczny, wyłącznie przed wykryciem przez urząd skarbowy wykroczenia lub przestępstwa skarbowego. Później będzie to już niemożliwe.

Czy jednak czynny żal może być złożony również przez biuro księgowe w imieniu przedsiębiorcy? Okazuje się, że tak.

Nie istnieją żadne przepisy które zakazywały by dokonywać zawiadomienia o popełnieniu czynu zabronionego przez pełnomocnika sprawcy. Potrzebne będzie jednak do tego odpowiednie umocowanie.

Powyższe potwierdza stanowisko Sądu Najwyższego, w którym wskazano, że zawiadomienie w sprawie czynnego żalu nie musi być dokonane osobiście, lecz może je złożyć nawet inna osoba działająca na polecenie sprawcy. (por. wyrok SN z dnia 9 października 1968 roku, sygn. akt: II KR 140/68).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego