Wyjazd integracyjny a koszty uzyskania przychodu

Spotkania integracyjne to skuteczna metoda na zacieśnianie więzi pomiędzy pracownikami.

Daje ona możliwość zbudowania trwalszych relacji z firmą. Może to przekładać się na osiąganie lepszych wyników i co za tym idzie, zwiększać efektywność i zyski.

Sprawdź, czy taki wydatek może być kosztem podatkowym dla firmy. Dowiedz się, czy wypadek podczas integracji może być traktowany jako wypadek przy pracy.

Czy wyjazd integracyjny pracowników można zaliczyć do kosztów firmowych

W oparciu o art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodów uznawane są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów.

Definicja ta ma ogólny charakter, w związku z tym, każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien być poddany indywidualnej analizie w celu ustalenia, czy może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów.

Zgodnie z regulacjami zawartymi w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wydatki, które są związane z integracją pracowników, członków zarządu oraz ich rodzin mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem, że istnieje powiązanie między tymi wydatkami a poprawą efektywności pracy.

Wspólne spędzanie czasu na szkoleniach czy innych formach aktywności przyczynia się do budowania pozytywnych relacji i lepszej atmosfery w miejscu pracy.

W rezultacie może to prowadzić do zwiększenia wydajności zespołu oraz wzrostu wysokości przychodów firmy.

Przy spełnieniu powyższych założeń w przypadku imprez integracyjnych wydatki związane z takim wydarzeniem kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodu.

Jeśli jednak organizacja imprezy nie ma takiego celu, a chodzi jedynie o wspólnie spędzony czas czy samą konsumpcję, to wówczas wydatki ponoszone na organizację takiego wydarzenia nie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Udział w imprezie integracyjnej a koszty uzyskania przychodu

W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że w celu wyeliminowania potencjalnych sporów z urzędami skarbowymi, firma organizująca wydarzenie powinna zadbać o zebranie odpowiednich dokumentów potwierdzających zarówno integracyjny, jak i motywacyjny charakter imprezy dla pracowników.

W związku z tym, aby udowodnić zasadność omawianych wydatków, obok dokumentów księgowych, podatnik powinien posiadać dokumentację, która jednoznacznie określa charakter danego spotkania.

W tym celu można wykorzystać na przykład ramowy program spotkania integracyjnego, a także zakres zrealizowanych usług oraz potwierdzenie, że impreza była skierowana do pracowników, na przykład za pomocą listy obecności.

Zgodnie z wytycznymi organów podatkowych wydatki na integrację mogą być traktowane jako koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem, że spełniają kryterium zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Oznacza to, że przedsiębiorstwa, które inwestują w relacje w zespole i organizują różnorodne wydarzenia integracyjne, mogą oczekiwać, że takie koszty będą uznane za uzasadnione podatkowo.

Czy wyjazd integracyjny jest traktowany jako wyjazd służbowy

Regulacje zawarte w ustawie z 30 października 2002 roku o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych pomagają ustalić czy pracownikowi, który uległ wypadkowi przysługują jakieś świadczenia.

Kluczowe jest poprawne sklasyfikowanie danego wypadku.

W przypadku uczestnictwa pracownika w spotkaniu integracyjnym może nie być to takie oczywiste.

Na szczęście ustawodawca wyszedł na przeciw takim sytuacjom i w ustawie można znaleźć definicję wypadku zrównanego z wypadkiem przy pracy.

Zgodnie z tymi przepisami, aby móc uznać, że dany wypadek miał związek z pracą, należy wykazać, że dany pracownik doznał uszczerbku w momencie, kiedy znajdował się w sferze interesów pracodawcy.

Jeśli wypadek wydarzył się podczas wykonywania przez pracownika standardowych obowiązków, nie ma wątpliwości, że jest to wypadek przy pracy.

Natomiast w przypadkach, gdy nie ma wyraźnego związku z wykonywaną pracą, orzecznictwo wskazuje, że należy ocenić, czy istnieje związek funkcjonalny z wykonywaną pracą.

Związek funkcjonalny oznacza, że praca musi być nie tylko jednym z czynników przyczyniających się do zdarzenia, ale również musi mieć kluczowy wpływ na jego rezultat.

Trzeba wspomnieć, że przepisy prawa pracy nie definiują takiego pojęcia jak wyjazd integracyjny.

Zazwyczaj przyjmuje się, że jeżeli wyjazdy integracyjne są obligatoryjne, należy je traktować tak jak podróż służbową. Kluczowe jest również ustalenie, kiedy dany wypadek się zdarzył.

Czy było to podczas obowiązkowych zajęć zorganizowanych dla pracowników, czy w czasie ich wolnym.

Trzeba także zbadać czy sam pracownik nie przyczynił się do powstania wypadku, na przykład poprzez spożycie alkoholu.

Warto zaznaczyć, że zgodnie z orzecznictwem, jeśli wypadek wystąpił podczas samych zajęć szkoleniowych albo zorganizowanych przez pracodawcę różnych aktywności rekreacyjnych, a także podczas spotkań przewidzianych w programie zajęć, to udział pracownika w tych wydarzeniach oraz jego zachowanie mają funkcjonalny związek z pracą.

Integracja i wypadek pracownika – czy zalicza się to do wypadku przy pracy

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 8 października 1999 roku, wypadek, który przytrafia się pracownikowi w trakcie takich spotkań, podlega ochronie prawnej, chyba że w jego zachowaniu występują okoliczności naganne, które mogłyby uzasadnić stwierdzenie, że doszło do zerwania związku z podróżą służbową.

Trzeba ocenić czy zachowanie danego pracownika, w wyniku którego doszło do wypadku, miało związek funkcjonalny z pracą, czy też było wyłącznie prywatne.

Zachowania, które nie są związane z realizacją wyznaczonych zadań i stojące w sprzeczności z celem podróży służbowej, zaliczają się do prywatnych spraw pracownika. Biorąc pod uwagę orzecznictwo, do zerwania związku z podróżą służbową będzie się kwalifikowało między innymi wprowadzenie się pracownika w stan nietrzeźwości, co w konsekwencji znacząco przyczyni się do spowodowania wypadku.

Istotne jest też założenie, że w takich samych okolicznościach bez stanu nietrzeźwości nie doszłoby do takiego wypadku.

Wypadkiem traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy podczas spotkania integracyjnego będzie sytuacja, w której pracownik doznał uszczerbku na zdrowiu zarówno w trakcie organizowanych przez pracodawcę szkoleń, a także podczas zajęć rekreacyjnych.

Można uznać, że wypadkiem, na podstawie którego pracownik może dochodzić świadczeń będzie np. złamanie kości spowodowane przewróceniem się podczas szkolenia.

Natomiast jeśli złamanie wynika z działań pracownika niezwiązanych z jego obowiązkami, w sytuacji, w której pracownik spożywa narkotyki lub alkohol wprowadzając się w stan nietrzeźwości, to w tym przypadku takiego zdarzenia nie można zakwalifikować jako wypadku przy pracy lub zrównanego z nim. W związku z tym, taki pracownik nie otrzyma świadczeń z tytułu wypadku przy pracy.

Jak widać, zgodnie z prawem trzeba podchodzić do związku funkcjonalnego wypadku z podróżą służbową w sposób bardzo szeroki.

Przy spełnieniu odpowiednich przesłanek wypadki, które występują w czasie części rekreacyjnej wyjazdów integracyjnych, mogą być traktowane jako wypadki przy pracy lub porównywane z nimi.

Warto zaznaczyć, że pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia czynności powypadkowych, których celem jest ustalenie, czy wypadek pracownika był wypadkiem przy pracy lub wypadkiem zrównanym z wypadkiem przy pracy, czy też nie.

Wydatek na integrację jako koszt podatkowy – podsumowanie

Organizowanie wyjazdów lub imprez integracyjnych staje się coraz bardziej popularne. Jednym z głównych celów jest tworzenie silniejszych więzi pomiędzy osobami zatrudnionymi w danym przedsiębiorstwie.

Co prawda, przepisy prawa pracy nie regulują zasad organizowania wspomnianych wydarzeń, ale w odniesieniu do wyjazdów obowiązkowych stosuje się odpowiednio unormowania dotyczące podróży służbowych.

Jeśli przedsiębiorca organizuje takie wyjazdy z myślą o polepszeniu atmosfery w pracy oraz zacieśnieniu więzi z firmą, to powinno przełożyć się na na lepsze wykonywanie obowiązków służbowych przez pracowników.

Co za tym idzie, spełnia to definicję wydatków poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów.

Do udokumentowania tego typu wydatków przyda się nie tylko faktura, ale również umowa z firmą organizującą takie wydarzenie. Dzięki temu można lepiej wykazać, że koszty poniesiono w celu integracji pracowników.

Natomiast, jeśli dochodzi do wypadku i pracownik doznał urazu, w takiej sytuacji mają zastosowanie przepisy ustawy wypadkowej.

Jest to potoczna nazwa ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Należy zaznaczyć, że kwalifikacja danego zdarzenia jako wypadku przy pracy odnosi się wyłącznie do wyjazdów integracyjnych o charakterze obligatoryjnym.

Określenie, czy wypadek, który miał miejsce podczas wyjazdu integracyjnego, jest traktowany jako wypadek przy pracy lub z nim zrównany, zależy między innymi od czynników takich jak związek z wykonywaną pracą oraz to, czy pracownik swoim zachowaniem nie przyczynił się do zaistnienia wypadku.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego