Wycena towarów zalegających w magazynie – jak i kiedy stosować odpisy aktualizujące?

W wielu firmach od miesięcy zalegają produkty, których nikt nie chce. Nie pomogły nawet huczne akcje typu „wielkie wietrzenie magazynów”.

Towary zalegające w składach z czasem przestają być atrakcyjne, są niemodne, technologicznie przestarzałe, albo po prostu zepsute. Zapasy w teorii mają zapewniać przedsiębiorcy ciągłość sprzedaży, w praktyce często stają się źródłem problemów finansowych.

Jeżeli bowiem zalegają przez długi czas, tracą swoją wartość rynkową. Jest to szczególnie widoczne w branżach charakteryzujących się szybkim tempem zmian technologicznych.

Smartfony, drukarki czy części komputerowe w ciągu kilku lat przestają być cennym produktem, a – z ekonomicznego punktu widzenia – zaczynają być „odpadem”.

W takich przypadkach kluczowa staje się wycena towarów zalegających w magazynie – niewłaściwe przeprowadzenie tego procesu może bowiem prowadzić do zafałszowania obrazu sytuacji finansowej firmy, a w konsekwencji również do błędnych decyzji zarządczych i spadku płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Wycena zapasów na dzień bilansowy wymaga uwzględnienia zasady ostrożności, co często skutkuje koniecznością obniżenia ich wartości do ceny sprzedaży netto.

Kiedy towar staje się nieprzydatny?

Samo posiadanie towarów w magazynie nie jest jednoznaczne z posiadaniem aktywów. Od strony księgowej zapasy pozostają składnikiem aktywów tak długo, jak długo posiadają wartość ekonomiczną dla przedsiębiorstwa.

Trzeba przy tym pamiętać, że w przypadku wielu towarów owa wartość spada wraz z czasem.

Co na to wpływa?

Pierwszym z czynników, jaki możemy wskazać, jest postęp technologiczny.

W branżach silnie „technicznych” cykl życia produktu jest krótki, a nowe rozwiązania szybko wypierają stare.

Przykładowo telefony komórkowe po trzech-czterech latach przestają być postrzegane jako wartościowe – przestarzały ekran, za mało pamięci RAM, słaba bateria.

Mimo że cały czas są sprawne, to po prostu nie interesują już klientów.

Drugim czynnikiem jest utrata wartości użytkowej. Niektóre produkty ulegają naturalnej degradacji (starzeją się), mimo że nie były używane.

Dotyczy to między innymi produktów papierniczych, niektórej elektroniki czy materiałów naturalnych takich jak drewno czy wełna.

Trzecim elementem, na jaki możemy wskazać, jest zmiana trendów wśród konsumentów.

Produkty przestają być atrakcyjne, bo nie są już modne. Zmieniły się preferencje klientów i standardy branżowe, przez co towar drastycznie traci swoją wartość.

Moment, w którym produkt przestaje być „pełnowartościowy”, następuje, gdy realna cena możliwa do uzyskania na rynku spada poniżej ceny zakupu lub kosztu wytworzenia.

Jednoznaczne określenie takiej chwili nie jest jednak łatwe.

Czy zalegające towary mogą stanowić koszt podatkowy?

Jak zauważyliśmy wcześniej, produkt może tracić na wartości nie tylko przez jego uszkodzenie czy zepsucie (w przypadku produktów naturalnych, jak np. żywność).

Zasadne jest zatem pytanie – czy towary zalegające w magazynie, które w dalszym ciągu są sprawne i gotowe do używania, mogą stanowić dla przedsiębiorcy koszt podatkowy?

Zasadą jest, że powstała strata, która nie jest wynikiem zawinionego działania przedsiębiorcy ani jego zaniedbań organizacyjnych, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Oznacza to, że istnieje możliwość rozliczenia utraconej wartości towarów, dzięki czemu podatnik może w pewnym zakresie ograniczyć negatywne skutki finansowe ich utraty.

Aby jednak możliwe było wspomniane rozliczenie, należy odpowiednio udokumentować zdarzenia, które doprowadziło do utraty wartości towarów.

W tym celu sporządza się protokół szkody (zniszczenia), który stanowi dowód księgowy potwierdzający, że określone zapasy utraciły przydatność gospodarczą.

Dokument ten powinien zawierać podstawowe informacje identyfikujące zdarzenie i jego skalę.

W szczególności wskazuje się w nim miejsce i datę sporządzenia dokumentu, numer protokołu, dane osoby sporządzającej, a także dokładne określenie zniszczonych lub uszkodzonych towarów. Istotne jest również wskazanie ich ilości, wartości oraz daty powstania szkody.

Tak przygotowana dokumentacja ma istotne znaczenie zarówno z punktu widzenia rachunkowego, jak i podatkowego.

Pozwala wykazać, że utrata wartości zapasów była zdarzeniem niezależnym od przedsiębiorcy i nie wynikała z braku należytej staranności w zarządzaniu aktywami firmy.

W konsekwencji przedsiębiorstwo może ująć wartość nieprzydatnych już towarów w kosztach podatkowych, dokonując jednocześnie ich likwidacji w ewidencji magazynowej.

Wycena towarów zalegających w magazynie

Zgodnie z generalną zasadą rachunkowości zapasy wycenia się na dzień bilansowy według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, nie wyższych jednak od ceny sprzedaży netto możliwej do uzyskania.

Oznacza to zatem, że jeśli wartość rynkowa towaru spadnie poniżej ceny zakupu, powstaje możliwość dokonania odpowiedniego odpisu aktualizującego.

W praktyce oznacza to konieczność regularnej analizy magazynu pod kątem rotacji zapasów, „wieku” towarów, realnej możliwości ich sprzedaży, zmian technologicznych i rynkowych, a także trendów i mody na danym rynku.

Jeżeli przedsiębiorstwo posiada w magazynie dużą ilość towarów, które od lat nie znajdują nabywców, ewidencjonowanie ich w księgach według pierwotnej wartości prowadzi do znacznego zawyżenia aktywów.

Wycena towarów a odpisy aktualizujące

Podstawowym narzędziem służącym przedsiębiorcy do ograniczania strat związanych z utratą wartości przez towary jest odpis aktualizujący.

W uproszczeniu jest to księgowe zmniejszenie wartości składników aktywów, w sytuacji gdy istnieje ryzyko, że nie przyniosą one przewidywanych korzyści ekonomicznych.

Zgodnie z zasadą ostrożności, odzwierciedlają one trwałą utratę wartości na dzień bilansowy.

Odpis ten powoduje obniżenie wartości zapasów w bilansie, w efekcie czego wpływa bezpośrednio na wynik finansowy przedsiębiorstwa.

Warto jednak podkreślić, że odpis aktualizujący nie oznacza fizycznego usunięcia towaru z magazynu. Jest to niejako korekta wartości księgowej towaru.

Aby dokonać odpisów aktualizujących, należy dokonać wyceny towarów.

Sposób, w jaki zostanie to przeprowadzone, zależy od tego, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy też jest z tego podatku zwolniony.

W pierwszym wypadku przedsiębiorca ustala wartość produktów na podstawie cen zakupu w kwotach netto. Z kolei w przypadku drugim – dokonuje wyceny w oparciu o ceny brutto zakupu.

Dane dotyczące wartości poszczególnych towarów powinny wynikać z dokumentów potwierdzających ich nabycie, takich jak faktury, paragon czy inne rachunki.

Jeżeli jednak przy wycenie przyjmuje się wartość niższą od pierwotnej ceny nabycia (na przykład z powodu utraty jego atrakcyjności rynkowej), przy każdej pozycji należy dodatkowo wskazać również pierwotną jednostkową cenę zakupu.

Warto pamiętać, że z punktu widzenia podatkowego (CIT/PIT), odpisy aktualizujące wartość zapasów co do zasady nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w momencie ich dokonania (zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 27 ustawy o CIT).

Koszt podatkowy powstaje najczęściej dopiero w momencie fizycznej likwidacji towaru (potwierdzonej protokołem) lub jego sprzedaży ze stratą.

Co zrobić z towarami, które stały się praktycznie bezwartościowe?

Spadek wartości oferowanych produktów nie oznacza, że nie znajdziemy na nich nabywców. Tacy się znajdą, trzeba jednak nieco zejść z ceny.

Zdarzają się jednak przypadki, gdy wartość rynkowa towaru spada do poziomu zera. Dotyczy to najczęściej asortymentu technologicznego, który przestał być zgodny z nowymi i popularnymi standardami.

W takich sytuacjach dla przedsiębiorcy takie towary mają jedynie wartość surowcową czy też złomową. Oznacza to konieczność dokonania niemal pełnego odpisu aktualizującego.

Co zrobić z przestarzałymi towarami? Firma ma kilka możliwości. Pierwszym rozwiązaniem jest sprzedaż po obniżonej cenie.

Często stosuje się w tym celu wyprzedaże magazynowe, sprzedaż hurtową lub dystrybucję w kanałach outletowych. W tym wypadku cena produktu jest często niższa niż koszt jego zakupu czy produkcji.

Drugą opcją jest sprzedaż na rynkach mniej rozwiniętych lub rynkach wtórnych, gdzie popyt na starsze technologie utrzymuje się dłużej.

Trzecim rozwiązaniem jest przekazanie towarów do recyklingu lub sprzedaż jako złom.

Dotyczy to przede wszystkim produktów elektronicznych, które zawierają surowce wtórne (miedź, aluminium, cynk).

Czwartą możliwością – o ile produkty nadal posiadają pewną wartość użytkową – jest darowizna lub przekazanie na cele społeczne.

Przedsiębiorca może nic na tym nie zarobi, ale przynajmniej będzie miał poczucie, że komuś pomógł, a produkty nie zmarnują się doszczętnie.

Ważne pytania

Jak udokumentować utratę wartości towarów?

Protokół likwidacji lub dokumentacja z przeceny/wyprzedaży.

Czym jest cena sprzedaży netto w wycenie magazynu?

To cena sprzedaży możliwa do uzyskania, pomniejszona o podatek VAT, rabaty oraz koszty związane z przystosowaniem towaru do sprzedaży i samą sprzedażą.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego