Uwaga na transakcje gotówkowe powyżej 15.000zł – Część 1

Ustawodawca zarówno w ustawie prawo przedsiębiorców jak i w ustawach podatkowych zawarł ograniczenie możliwości ujęcia w kosztach firmowych transakcji o wartości powyżej 15.000zł, jeżeli płatne są gotówką. Zapisy wydają się w miarę proste jednak praktyka gospodarcza pokazała, że różne okoliczności przebiegu transakcji gotówkowych, jakie występują na rynku utrudniają właściwe zastosowanie powyższych przepisów.

Przepisy regulujące płatności gotówkowe do 15.000zł

W art. 19 ustawy prawo przedsiębiorców ustawodawca określa, iż dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno następować za pomocą rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Podstawowe cechy ograniczenia płatności gotówkowej do 15.000zł

Powyższe przepisy wskazują, iż limit na pojedynczą transakcję gotówkową wynosi 15.000zł i dotyczy on wyłącznie transakcji pomiędzy przedsiębiorcami. Jeżeli transakcja przewyższa tę kwotę powinna być uregulowana z użyciem rachunku bankowego. Jeżeli natomiast przedsiębiorca kupi rzecz od osoby fizycznej nieprowadzącej żadnej działalności, wówczas nawet jak wartość zakupu gotówkowego przewyższy 15.000zł to i tak w całości zaliczy ją do kosztów (oczywiście, jeżeli nie ma ona charakteru prywatnego).

Kolejną istotną kwestią jest wartość transakcji, jaka wynika z zawartej umowy czy faktury, ponieważ poszczególne płatności, podzielone gotówkowo pozostają bez wpływu na określenie wartości transakcji (z pewnymi wyjątkami).

Dodatkowo należy wskazać, iż jeżeli transakcje odbywa się w walucie obcej to należy ją przeliczyć według średniego kursu NBP (tabela A) z dnia poprzedniego niż dzień dokonania transakcji (dzień ten musi być dniem roboczym).

Wyłączenia z kosztów transakcji gotówkowych powyżej 15.000zł

Zgodnie z art. 22p ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w przypadku transakcji gotówkowej powyżej 15.000zł nie mogą zaliczyć do kosztów firmowych poniesionych wydatków w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Jeżeli jednak podatnik dokona transakcji gotówkowej na kwotę powyżej 15.000zł, wówczas będzie zobowiązany do:

• zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów albo
• w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (jeżeli koszty są w danym miesiącu za małe) – zwiększenia przychodów

– w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Zakup środków trwałych, likwidacja działalności czy zmiana formy opodatkowania a transakcje powyżej 15.000zł płatne gotówkowo

Zasada ogólna wyłączania z kosztów firmowych transakcji gotówkowych powyżej 15.000zł będzie miała również miejsce, jeżeli podatnik:

• nabędzie lub wytworzy środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne,
• dokonania płatności:

1. po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej,
2. po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania

– będzie zobligowany do zmniejszenia kosztów a jeżeli koszty będą zbyt niskie to do zwiększenia przychodów:

1. za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności albo
2. za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.

Jak widać z powyższych uregulowań ustawodawca wyłączył z kosztów firmowych także gotówkowy zakup środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych a także ich wytworzenie o wartości powyżej 15.000zł.

Oprócz tego podatnicy, którzy np. zlikwidują działalność gospodarczą w 2018r. i składają zeznanie za ten rok do końca kwietnia 2019r. będą zobowiązani pomniejszyć swoje koszty firmowe o transakcję gotówkową powyżej 15.000zł nawet, jeżeli płatność ta została dokonana po likwidacji firmy.

Kolejną ciekawostką jest to, że jeżeli podatnik np. w 2018r. zmieni formę opodatkowania z zasad ogólnych na ryczałt i po tej zmianie dokona płatności gotówkowej za transakcję o wartości powyżej 15.000zł, wówczas będzie musiał zmniejszyć koszty firmowe o tę transakcję jeszcze w rozliczeniu za rok dotyczący poprzedniej formy opodatkowania a więc w tym przypadku zasad ogólnych.

Kontrahent z zagranicy

Jeżeli podatnik zakupi za gotówkę towar lub usługę także od kontrahenta zagranicznego (dotyczy tylko firm) o wartości powyżej 15.000zł (wartość w walucie przeliczona na polskie złote) to niestety nie będzie mógł ująć ten zakup w koszty firmy.

Limit gotówkowy 15.000zł netto czy brutto

Kwota limitu gotówkowego powinna być liczona, jako kwota brutto a zatem jeżeli podatnik jest zwolniony z VAT (podmiotowo, do rocznego obrotu 200.000zł) wówczas transakcję gotówkową będzie liczył, jako ostateczną kwotę do zapłaty na fakturze lub umowie a do kosztów ujmie transakcję gotówkową o wartości maksymalnie 15.000zł brutto.

Czynny podatnik VAT także kwotę limitu będzie ustalał, jako 15.000zł brutto, ale do kosztów ujmie maksymalnie kwotę netto wynikającą z tej transakcji.

Pojedyncza transakcja objęta limitem

Należy podkreślić, iż w świetle określenia transakcji gotówkowej objętej limitem gotówkowym podatnik powinien wziąć pod uwagę jeden zakup na umowę handlową lub fakturę. Dlatego też, gdy podatnik podpisze umowę handlową ze sprzedawcą, z której będzie wynikać, iż otrzyma kilka faktur w ramach realizacji jednej transakcji (wynikającej z umowy) to wszystkie faktury (suma kwot z umów) otrzymane przez podatnika na podstawie tej umowy płatne gotówkowo będą stanowiły jedną transakcję w odniesieniu do ustalenia limitu gotówkowego 15.000zł.

Limit płatności gotówkowej 15.000zł a pobranie

Kolejną ciekawostką zastosowania limitu płatności gotówkowych jest transakcja, w której przedsiębiorca opłaca nabycie za pobraniem. Niestety także w tej kwestii podatnik nie będzie mógł zaliczyć do kosztów firmowych nabycie towarów lub usług (oraz środków trwałych), jeżeli wartość tego nabycia przewyższy kwotę 15.000zł i rozliczenie nastąpi za pobraniem.

Kwestia umów leasingowych

Większość małych podatników korzysta z umów leasingu, które obligują ich do dokonywania płatności rat leasingowych. Jeżeli podatnik zdecydowałby się dokonywać zapłaty gotówką za te raty i jednocześnie chciałby ująć w koszty firmy sumy tych rat, wówczas umowa leasingu musiałaby opiewać na wartość maksymalnie 15.000zł brutto. Zatem w tym wypadku podatnik powinien wziąć pod uwagę wartość umowy leasingu, jako wartość pojedynczej transakcji i przyrównać tę wartość do limitu gotówkowego 15.000zł.