Sankcje KSeF od 2027 roku – czy będzie bolało?

Krajowy System e-Faktur będzie nas obowiązywał już od 1 lutego 2026 roku. Pierwsze miesiące jednak będą okresem „testowym”.

Cała Polska przejdzie na nowy system do fakturowania – co może pójść nie tak? Otóż może zdarzyć się wszystko, włącznie z posypaniem się portalu i powrotem na jakiś czas do tradycyjnego dokumentowania sprzedaży.

Kary te są jednak już wprowadzone do ustawy o VAT i możemy sprawdzić, jak będzie to wyglądało w przyszłości. Warto się bowiem przygotować na ewentualne nieprzyjemności.

Sankcje KSeF – dlaczego od 2027 roku?

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w ramach Krajowego Systemu e-Faktur jest jedną z największych zmian w polskim systemie podatkowym od kiedy zaczął on obowiązywać w kapitalistycznej Polsce.

I nie chodzi tu wyłącznie o ilość przepisów wprowadzonych do ustawy, ale również o nowe obowiązki podatników. Całkowicie bowiem ma zmienić się rzeczywistość wystawiania i odbierania faktur.

Obowiązek KSeF wchodzi w życie 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorców (obrót powyżej 200 mln zł) i 1 kwietnia dla pozostałych.

Dlaczego zatem mówimy tu o sankcjach KSeF z 2027 roku? Otóż rok obecny jest tym przejściowym, w którym organy podatkowe nie będą karały mandatami podatników za wszelkie błędy i naruszenia powstałe w związku z fakturowaniem.

Od 1 stycznia 2027 roku kary związane z KSeF będą stosowane w pełnym zakresie.

Oznacza to, że uchybienia, które wcześniej mogły skutkować jedynie wezwaniami lub korektami, staną się podstawą do wymierzenia realnych sankcji finansowych. Ich celem nie jest wyłącznie represja, lecz przede wszystkim wymuszenie prawidłowego i terminowego korzystania z systemu – tak przynajmniej twierdzi prawodawca.

Z perspektywy przedsiębiorców oraz biur rachunkowych kluczowe znaczenie ma zrozumienie, jakie konkretne zachowania są sankcjonowane, na jakiej podstawie oraz w jakiej wysokości.

Podstawowe zasady nakładania kar

Na początku warto wskazać kilka zasad, jakimi będą musiały się kierować organy skarbowe.

Sankcje KSeF nie w postępowaniu karnym skarbowym 

Przede wszystkim niedopełnienie przez podatnika obowiązków związanych z fakturowaniem KSeF nie będzie prowadziło do wszczęcia postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Zatem jeżeli przedsiębiorca wbrew obowiązkowi ustawowemu:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej;
• nie prześle w terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24;
• nie prześle w terminie do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii KSeF zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej;
• nie prześle w terminie do KSeF faktury wystawionej w okresie trwania niedostępności KSeF;

– nie zostanie skazany w postępowaniu karnym skarbowym, ani wykroczeniowym.

Ułatw sobie pracę i wybierz program księgowy w pełni gotowy na KSeF

Brak możliwości usunięcia stwierdzonych naruszeń 

Drugą istotną zasadą jest, że przy nakładaniu kar pieniężnych nie będzie miał zastosowania art. 21a Prawa przedsiębiorców, co też oznacza, że naczelnik urzędu skarbowego przed nałożeniem na podatnika sankcji KSeF nie wezwie go do usunięcia stwierdzonych naruszeń oraz do usunięcia skutków tych naruszeń.

Po prostu zastosuje karę pieniężną już za samo stwierdzenie uchybienia.

Możliwość odwołania od decyzji urzędu skarbowego 

Do postępowania w sprawie nakładania kary pieniężnej stosuje się odpowiednio przepisy Ordynacji podatkowej, a to oznacza, iż przedsiębiorca w razie nałożenia na niego sankcji ma prawo do złożenia odwołania od decyzji naczelnika urzędu skarbowego, a później również skargi do sądu administracyjnego.

Obowiązek nałożenia kary pieniężnej oraz wymiar kary 

Czwarta zasada związana jest z samym nakładaniem kar finansowych oraz ich wysokością.

Ustawa o VAT nie daje swobody organowi przy wydawaniu decyzji w przedmiocie sankcji. Za każdym razem, kiedy podatnik naruszy przepisy o fakturowaniu, naczelnik urzędu musi nałożyć karę.

Jednocześnie ustawodawca pozostawił organom pewną elastyczność w wymiarze kary, wskazując górne limity oraz kryteria jej ustalania, takie jak stopień naruszenia, powtarzalność czy skutki dla budżetu państwa.

Brak czynnego żalu 

Ostatnią ważną regułą jest rezygnacja z czynnego żalu.

W konsekwencji w razie dopuszczenia się naruszenia przepisów związanych z KSeF podatnik nie będzie mógł poprawić swojej sytuacji poprzez dokonanie zawiadomienia w ramach czynnego żalu.

Sankcje KSeF – za co?

Katalog sankcji KSeF nie jest nadto rozbudowany.

W zasadzie koncentruje się jedynie wokół trzech głównych obszarów. Organ nałoży na przedsiębiorcę karę, jeżeli ten:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF;
• w okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności KSeF, albo w przypadku wystawiania faktury w trybie offline24, wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem;
• nie prześle w wymaganym terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24, faktury wystawionej w okresie awarii KSeF lub faktury wystawionej w okresie trwania niedostępności KSeF.

Niewystawienie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF 

Ta sankcja KSeF będzie nakładana w przypadku, gdy przedsiębiorca, który ma obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej, nie wystawi jej w KSeF w ogóle.

Obowiązek ten dotyczy niemal wszystkich przedsiębiorców za wyjątkiem podmiotów wskazanych w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.

Administracyjna kara pieniężna za ten czyn wynosi do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze, a w przypadku faktur bez VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem.

Przykład:

Spółka świadczy usługę doradczą na rzecz innego podatnika VAT. Wobec tego powinna wystawić fakturę w KSeF.

Dokument nie zostaje wystawiony ani w systemie, ani w żadnej innej formie.

Wartość usługi netto to 54 000 zł, naliczony został VAT w wysokości 12 420 zł. Organ podatkowy może zatem nałożyć karę sięgającą do 12 420 zł.

Wystawienie faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem 

Do naruszenia w tym przypadku dochodzi w sytuacji, gdy w czasie trwania awarii KSeF, jego czasowej niedostępności albo przy wystawianiu faktury w trybie offline podatnik sporządza fakturę, która nie odpowiada udostępnionemu wzorowi faktury ustrukturyzowanej.

Trzeba pamiętać, że okoliczność awarii lub niedostępności systemu nie zwalnia z obowiązku zachowania zgodności faktury z obowiązującą strukturą logiczną.

Faktura wystawiona poza KSeF, w tym w trybie offline, powinna zawierać wszystkie elementy wymagane dla faktury ustrukturyzowanej oraz odpowiadać wzorcowi określonemu przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Sankcja KSeF jest taka sama jak przy przesłance poprzedniej (dla wszystkich przesłanek jest taka sama) i wynosi do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze, a w przypadku faktur bez VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem.

Przykład :

W czasie awarii KSeF podatnik wystawił fakturę sprzedaży w trybie offline i przekazał ją kontrahentowi w formie pliku PDF.

Dokument zawierał dane wystarczające w poprzednim porządku prawnym, a więc nie posiadał wszystkich elementów przewidzianych dla faktury ustrukturyzowanej.

Po ustaniu awarii faktura zostaje przekazana do KSeF, gdzie organ podatkowy stwierdza jej niezgodność z udostępnionym wzorem.

W takiej sytuacji faktura jest traktowana jako wystawiona nieprawidłowo, co stanowi podstawę do nałożenia administracyjnej kary pieniężnej.

Nieterminowe wystawienie faktury 

Przepisy dopuszczają możliwość wystawienia faktury poza systemem w wyjątkowych okolicznościach, jednak nakładają jednocześnie obowiązek jej późniejszego przekazania do KSeF w ściśle określonym czasie.

Naruszenie ma miejsce w sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę w trybie offline, w okresie trwania awarii KSeF albo w czasie jego czasowej niedostępności, lecz nie prześle tej faktury do systemu w terminie określonym w przepisach ustawy o VAT.

W przypadku awarii technicznej występującej po stronie podatnika ma on jedynie jeden dzień roboczy na przesłanie dokumentu do KSeF, od daty wystawienia faktury.

Jeżeli jednak awaria jest po stronie KSeF, wówczas termin ten zostaje wydłużony do 7 dni, licząc od momentu usunięcia awarii.

Kara pieniężna również wynosi do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze, a w przypadku faktur bez VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem.

Przykład:

Podatnik wystawił fakturę sprzedaży w trybie offline w okresie niedostępności KSeF i przekazał ją kontrahentowi w dniu wykonania usługi.

Po przywróceniu funkcjonowania systemu podatnik wprowadził fakturę do systemu dopiero po dwóch tygodniach.

Organ podatkowy, w toku czynności sprawdzających, ustala, że doszło do przekroczenia ustawowego terminu przesłania faktury do KSeF.

Mimo że faktura została ostatecznie ujęta w systemie i rozliczona, opóźnienie może zostać zakwalifikowane jako naruszenie przepisów i stanowić podstawę do nałożenia administracyjnej kary pieniężnej.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego