Samodzielna księgowa – kim jest i jak wygląda jej praca?

Prowadzenie biznesu wymaga skupienia się na wielu kwestiach na raz. Jednym z bardziej czasochłonnych i skomplikowanych aspektów jest księgowość firmy.

Działanie w zgodzie z przepisami podatkowymi, terminowe rozliczanie się z urzędem skarbowym i ZUS, czy też przygotowywanie sprawozdań to zadania wymagające odpowiedniej wiedzy i umiejętności. Stąd też większość przedsiębiorców obowiązki rachunkowe przekazuje profesjonalistom.

Jednym z istotniejszych stanowisk w strukturze księgowości jest samodzielna księgowa.

Z racji tego, że zawód księgowego został uwolniony, nieco zatarła się „hierarchia” tego zawodu, przez co pojawia się tutaj wiele niejasności.

Często pojawia się pytanie – czy samodzielna księgowa to to samo co główna księgowa? Czy może samodzielnie prowadzić pełną księgowość oraz czy, aby nią zostać trzeba posiadać specjalny certyfikat państwowy?

Kim jest samodzielna księgowa?

Na początku sprostuję jedną kwestię, to, że piszę tutaj o „samodzielnej księgowej”, nie oznacza, że jest to zawód przeznaczony wyłącznie dla kobiet. Również mężczyźni mogą zostać samodzielnymi księgowymi. Przepisy nie wprowadzają żadnych ograniczeń co do płci księgowego.

Przechodząc już do meritum – samodzielna księgowa to osoba zajmująca się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, czyli pełnej księgowości, sporządzaniem sprawozdań finansowych i rozliczeniami podatkowymi.

Najczęściej działa na samodzielnym stanowisku, nierzadko jako jedyna osoba odpowiedzialna za rachunkowość firmy.

Aby zatem zostać samodzielną księgową, należy odznaczać się odpowiednimi kwalifikacjami oraz co najmniej kilkuletnim doświadczeniem w zawodzie.

Co istotne, samodzielna księgowa nie wymaga bezpośredniego nadzoru innego księgowego, jak to jest między innymi w wypadku referenta czy młodszego księgowego.

Ta „samodzielność” odnosi się zarówno do zadań jakich się podejmuje, jak i do odpowiedzialności za swoje działania.

Czym zajmuje się samodzielna księgowa?

Zadania samodzielnej księgowej wykraczają poza typowe księgowanie dokumentów.

Oczywiście zakres jej obowiązków będzie różnił się w zależności od rodzaju, struktury i organizacji firmy, jednakże zasadniczo można wskazać na:

1. prowadzenie pełnej księgowości – obejmuje prowadzenie księgi głównej, ksiąg pomocniczych, dzienników, zestawień obrotów i sald, a także sporządzanie sprawozdań finansowych;
2. sporządzanie deklaracji podatkowych dotyczących VAT, PIT, CIT oraz prowadzenie rozliczeń z ZUS;
3. kontrola dokumentów księgowych – pod względem formalnym i rachunkowym, a także ich dekretacja i księgowanie;
4. uzgadnianie sald kont księgowych, tj. weryfikację i porównywanie sald kont w księgach rachunkowych z zewnętrznymi źródłami;
5. przygotowanie raportów wewnętrznych i zewnętrznych, np. raportów na potrzeby zarządu, banków, leasingodawców, czy biegłego rewidenta;
6. współpraca z organami podatkowymi – przygotowywanie dokumentacji do kontroli, odpowiadanie na zapytania;
7. zamknięcia miesiąca i roku – sporządzanie zestawień obrotów i sald, bilansów, rachunków zysków i strat, czy też not objaśniających;
8. uzgadnianie i potwierdzanie sald z kontrahentami;
9. nadzór nad innymi księgowymi, jeżeli dział księgowości jest wieloosobowy.

Jak widać, zakres obowiązków samodzielniej księgowej jest bardzo szeroki.

W zasadzie funkcja ta pozwala na jednoosobowe prowadzenie księgowości całej firmy lub istotny wycinek ksiąg rachunkowych, np. cały dział sprzedażowy.

Samodzielna księgowa a główna księgowa – czy to to samo?

Zawód księgowego lata temu został uwolniony, przez co wymogi względem tego zawodu stały się minimalne.

Niemal każdy może założyć biuro rachunkowe i nazwać siebie księgowym (nie musi nawet ukończyć studiów ekonomicznych).

To sprawiło, że wszystkie te stopnie i nazwy zawodowe osób pracujących w rachunkowości się rozmyły.

Stąd też pojęcia samodzielna księgowa i główna księgowa są ze sobą mylone lub zrównywane. A to błąd. Między tymi stanowiskami istnieją istotne różnice. Jakie?

Zakres odpowiedzialności 

Główna księgowa odpowiada za całość polityki rachunkowości w firmie, m.in. organizuje pracę działu księgowego, tworzy plany kont, ustala zasady wyceny aktywów i pasywów, czuwa nad zgodnością sprawozdań finansowych z przepisami, a także reprezentuje firmę przed instytucjami zewnętrznymi (US, ZUS, GUS).

Samodzielna księgowa natomiast wykonuje zadania, które wynikają z polityki firmy ustalonej przez główną księgową lub zarząd. Przy czym w mniejszych przedsiębiorstwach samodzielna księgowa może być jedynym księgowym. Przepisy prawa nie nakładają tutaj obowiązku zatrudniania głównego księgowego w każdym przypadku prowadzenia pełnej księgowości.

Pozycja w strukturze 

Jak już dało się zorientować, hierarchicznie główna księgowa stoi wyżej niż samodzielna księgowa.

Główna księgowa pełni funkcję kierowniczą. Pełni zwierzchnictwo nad innymi pracownikami działu księgowości, w tym również nad samodzielnymi księgowymi.

Samodzielna księgowa z kolei może nadzorować młodszych pracowników działu, ale sama przy tym najczęściej podlega głównej księgowej, ewentualnie dyrektorowi finansowemu.

Wymogi formalne 

Ustawa o rachunkowości nie definiuje szczegółowo kompetencji ani jednej, ani drugiej funkcji.

Zasadniczo to, czy dana księgowa jest „samodzielna”, czy też „główna”, to kwestia nazewnictwa i organizacji w firmie.

W praktyce przyjmuje się jednak, że od głównej księgowej oczekuje się większych kompetencji czy też doświadczenia.

Aby móc pracować jako samodzielna księgowa, należy przepracować kilka lat przy obsłudze ksiąg rachunkowych, z kolei aby zostać główną księgową potrzebne jest doświadczenie na stanowisku samodzielnej księgowej.

Można zatem stwierdzić, że funkcje te są kolejnymi po sobie stopniami w drabinie kariery księgowego.

Kiedy potrzebna jest samodzielna księgowa?

Zatrudnienie samodzielnej księgowej będzie potrzebne (niemal niezbędne) zawsze wtedy, gdy firma prowadzi pełną księgowość.

Wszędzie tam, gdzie potrzeba jest bieżącej obsługi płacowo-kadrowej, ewidencjonowania dużej liczby dokumentów księgowych, przeprowadzenia regularnych analiz i raportów finansowych, czy też rozliczania projektów unijnych, inwestycji lub kredytów, warto zatrudnić samodzielną księgową.

W przedsiębiorstwach o zaawansowanej strukturze, zatrudniających kilkudziesięciu pracowników, niezbędna jest osoba, o wysokich kwalifikacjach księgowych, ale również znacznych umiejętnościach menadżerskich.

W takich przypadkach „zwykły” księgowy może nie dać sobie rady, samodzielna księgowa już tak.

Warto również wspomnieć, że w małych firmach księgowość jest transferowana do biur rachunkowych, które deleguje jednego pracownika jako opiekuna księgowego. Taka osoba pełni funkcję zbliżoną do samodzielnej księgowej.

Jak zostać samodzielną księgową?

Zawód księgowego nie jest regulowany, toteż księgowi, aby wykonywać swoją pracę, nie potrzebują żadnych dodatkowych studiów, szkoleń czy dyplomów.

Jednakże w dalszym ciągu organizowane są kursy i egzaminy na samodzielnego księgowego. Organem, który wydaje certyfikat samodzielnego księgowego, jest Krajowa Izba Księgowych.

A zatem do samodzielnej księgowej nie prowadzi „papierek”, a szeroka wiedza, doświadczenie, chęć dalszego rozwijania i nabywania nowych kompetencji.

Z całą jednak pewnością certyfikat samodzielnej księgowej może ułatwić awans z szeregowej księgowej na stanowisko samodzielnej księgowej.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego