Podróże służbowe to częsta praktyka w firmowej codzienności. Zadania postawione pracownikom do wykonania często nie ograniczają się terytorialnie do miejsca pracy pracownika określonego w umowie lub miejsca siedziby pracodawcy. Pracownicy wyruszają, więc w delegację i realizują postawione przed nimi cele. W czasie podróży służbowej ponoszą koszty przejazdów, noclegów, wyżywienia i inne udokumentowane wydatki. Po powrocie przedkładają pracodawcy rozliczenie z odbytej podróży a on jest zobowiązany do przeanalizowania tego rozliczenia i zwrotu odpowiednich kosztów pracownikowi dotyczącej odbytej delegacji.
Podróż służbowa pracownika liniami PKP z opłaconym noclegiem i zapewnionym wyżywieniem
Przedsiębiorca zajmujący się montażem instalacji elektrycznych wysłał swojego pracownika w podróż służbową z siedziby firmy ze Szczecina do Katowic (poza miejsce wykonywania pracy i siedziby firmy) z użyciem linii PKP, którą to rozpoczął 17 września o godzinie 08:00. Jego powrót miał natomiast miejsce 21 września o godzinie 17:30. Pracownik miał przez te dni zapewnione wyżywienie w postaci 4 śniadań i obiadów. Dodatkowo pracodawca pokrył w pełni koszty noclegu pracownika.
- Obliczenie należnej diety.
Czas odbytej podróży służbowej wyniósł 4 dni i 9 godzin.
Pamiętając, że dieta za podróż służbową trwającą powyżej jednej doby nalicza się w ten sposób, że jeżeli ostatni, niepełny dzień podróży wynosi:
- do 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 50% diety za ten niepełny dzień,
- powyżej 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 100% diety za ostatni, niepełny dzień przebywania w delegacji.
W związku z powyższym dieta w tym wypadku wyniesie 5 dni x 30zł stawki krajowej = 150zł
- Zapewnienie wyżywienia przez pracodawcę.
Pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne wyżywienie w postaci 4 śniadań i 4 obiadów a zatem dietę obniża się o kwoty:
- 30 zł x 25% diety z tytułu zapewnienia śniadania x 4 śniadania = 30 zł,
- 30 zł x 50% diety z tytułu zapewnienia śniadania x 4 obiady = 60 zł.
Pracodawca obniży wysokość należnej pracownikowi diety o kwotę 90zł z tytułu zapewnienia powyższego wyżywienia.
- Wydatki poniesione na przejazdy liniami PKP.
Pracownik wydał 280zł na bilety PKP do miejsca docelowego i z powrotem.
Pracodawca opłacił koszt noclegu w hotelu w kwocie 400zł za całość.
- Zwrot kosztów podróży służbowej dla pracownika.
Po rozliczeniu wszystkich kosztów pracodawca wypłacił pracownikowi należną kwotę zwrotu wydatków, jakie poniósł w czasie jej odbycia w kwocie 340zł.
Podróż służbowa prywatnym samochodem pracownika bez udokumentowanego noclegu z zapewnionym wyżywieniem
Przedsiębiorca zajmujący się montażem stoisk targowych wysłał swojego pracownika w podróż służbową z siedziby firmy z Warszawy (poza miejsce wykonywania pracy i siedziby firmy) do Wrocławia. Transport odbywał się z użyciem prywatnego samochodu pracownika. Podróż służbowa miała swój początek 15 października o godzinie 07:30 a zakończyła się miejsce 23 października o godzinie 14:30. Pracownik miał przez te dni zapewnione wyżywienie w postaci 7 śniadań i obiadów. Pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu, który to zorganizował go dla siebie we własnym zakresie. Jednak nie przedłożył żadnego rachunku.
- Obliczenie należnej diety.
Czas odbytej podróży służbowej wyniósł 8 dni i 7 godzin.
Pamiętając, że dieta za podróż służbową trwającą powyżej jednej doby nalicza się w ten sposób, że jeżeli ostatni, niepełny dzień podróży wynosi:
- do 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 50% diety za ten niepełny dzień,
- powyżej 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 100% diety za ostatni, niepełny dzień przebywania w delegacji.
W związku z powyższym dieta w tym wypadku wyniesie:
- 8 dni x 30zł stawki krajowej = 240zł + (50% x 30zł) = 255zł
- Zapewnienie wyżywienia przez pracodawcę.
Pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne wyżywienie w postaci 8 śniadań i 8 obiadów a zatem dietę obniża się o kwoty:
- 30 zł x 25% diety z tytułu zapewnienia śniadania x 8 śniadań = 60 zł,
- 30 zł x 50% diety z tytułu zapewnienia śniadania x 8 obiadów = 120 zł.
Pracodawca obniży wysokość należnej pracownikowi diety o kwotę 180zł z tytułu zapewnienia powyższego wyżywienia.
- Ryczałt za nocleg.
Pracownik zapewnił sobie we własnym zakresie nocleg jednak nie przedłożył żadnego rachunku. Udowodnił natomiast, że nocleg nie był bezpłatny. Pracodawca znając natomiast specyfikę montażu, kontroli stoiska i końcowego demontażu zdawał sobie sprawę, że pracownik nie mógł wrócić z delegacji w ciągu dnia. Nocleg też nie odbywał się w tym przypadku tez w czasie przejazdów. Każdy nocleg trwał dłużej niż 6 godzin i odbywał się między godzinami 21 a 7 rano.
Ryczałt za nocleg wyniósł, zatem: 45zł (stawka krajowa ryczałtu) x 8 noclegów = 360zł
- Wydatki poniesione na przejazdy samochodem prywatnym pracownika.
Pracownik w czasie podróży służbowej pokonał łącznie 690 km a jego samochód miał pojemność skokową silnika powyżej 900cm3.
Pracownik przedłożył ewidencję przebiegu kilometrów, z której wynikał limit kilometrów obliczony w następujący sposób:
- 690km x 0,8358 (stawka ustawowa za 1 km) = 576,70zł
- Inne wydatki.
Pracownik poniósł dodatkowe wydatki, które udokumentował paragonami a były to opłaty za przejazd autostradami oraz bilety parkingowe w łącznej kwocie 156zł.
- Zwrot kosztów podróży służbowej dla pracownika.
Po rozliczeniu wszystkich kosztów pracodawca wypłacił pracownikowi należną kwotę zwrotu wydatków, jakie poniósł w czasie jej odbycia w łącznej kwocie 1.167,70zł.
Podróż służbowa pracownika samochodem firmowym bez zapewnionego wyżywienia i noclegu
Przedsiębiorca zajmujący się sprzedażą urządzeń stolarskich wraz z ich montażem u klienta wysłał swojego pracownika w podróż służbową z siedziby firmy z Poznania do Gdańska (poza miejsce wykonywania pracy i siedziby firmy). Podróż służbową pracownik odbyła z użyciem firmowego samochodu osobowego. Delegacja rozpoczęła się 8 października o godzinie 07:00 a zakończyła się miejsce 11 października o godzinie 15:00. Pracodawca nie zapewnił pracownikowi wyżywienia ani noclegu. Pracownik nocleg zapewnił sobie we własnym zakresie i przedstawił pracodawcy faktury dokumentujące poniesienie przez niego tych wydatków. Pracownik otrzymał od pracodawcy 500zł zaliczki na poczet delegacji.
- Obliczenie należnej diety.
Czas odbytej podróży służbowej wyniósł 3 dni i 8 godzin.
Pamiętając, że dieta za podróż służbową trwającą powyżej jednej doby nalicza się w ten sposób, że jeżeli ostatni, niepełny dzień podróży wynosi:
- do 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 50% diety za ten niepełny dzień,
- powyżej 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 100% diety za ostatni, niepełny dzień przebywania w delegacji.
W związku z powyższym dieta w tym wypadku wyniesie:
- 3 dni x 30zł stawki krajowej = 240zł + (50% x 30zł) = 105zł
- Zapewnienie wyżywienia przez pracodawcę.
Pracodawca nie zapewnił pracownikowi wyżywienia. Pracownik zadbał o wyżywienie we własnym zakresie. Szczegóły w innych wydatkach.
- Ryczałt za nocleg.
Pracodawca nie zapewnił noclegu pracownikowi, ale pracownik wynajął pokój hotelowy we własnym zakresie i przedłożył pracodawcy fakturę za nocleg w hotelu z podróży służbowej. Pracownikowi w tej sytuacji nie należy się ryczałt za nocleg a zwrot kosztów za nocleg udokumentowany fakturą, która opiewała na kwotę 300zł.
- Wydatki poniesione na przejazdy samochodem firmowym.
Pracodawca pokrył wszelkie koszty przejazdu samochodem firmowym.
- Inne wydatki.
Pracownik poniósł wydatki na gastronomię w łącznej kwocie 350zł, co udokumentował rachunkami.
- Zwrot kosztów podróży służbowej dla pracownika.
Po rozliczeniu wszystkich kosztów pracodawca wypłacił pracownikowi należną kwotę zwrotu wydatków, jakie poniósł w czasie jej odbycia w łącznej kwocie 755zł – zaliczka 500zł = 255zł.
Usprawnij swoją pracę,
dołącz do nas!
Aż do 3 miesięcy od daty utworzenia konta możesz wprowadzić 100 faktur sprzedaży, 100 faktur zakupu oraz 100 Poleceń Księgowania w bezpłatnej wersji programu.
Po osiągnięciu limitu ilości dokumentów lub upływie limitu czasu dla wersji darmowej podejmiesz decyzję o zakupie pierwszej licencji.