Rozliczenie krajowych podróży służbowych na przykładach

Podróże służbowe to częsta praktyka w firmowej codzienności. Zadania postawione pracownikom do wykonania często nie ograniczają się terytorialnie do miejsca pracy pracownika określonego w umowie lub miejsca siedziby pracodawcy. Pracownicy wyruszają, więc w delegację i realizują postawione przed nimi cele. W czasie podróży służbowej ponoszą koszty przejazdów, noclegów, wyżywienia i inne udokumentowane wydatki. Po powrocie przedkładają pracodawcy rozliczenie z odbytej podróży a on jest zobowiązany do przeanalizowania tego rozliczenia i zwrotu odpowiednich kosztów pracownikowi dotyczącej odbytej delegacji.

Podróż służbowa pracownika liniami PKP z opłaconym noclegiem i zapewnionym wyżywieniem

Przedsiębiorca zajmujący się montażem instalacji elektrycznych wysłał swojego pracownika w podróż służbową z siedziby firmy ze Szczecina do Katowic (poza miejsce wykonywania pracy i siedziby firmy) z użyciem linii PKP, którą to rozpoczął 17 września o godzinie 08:00. Jego powrót miał natomiast miejsce 21 września o godzinie 17:30. Pracownik miał przez te dni zapewnione wyżywienie w postaci 4 śniadań i obiadów. Dodatkowo pracodawca pokrył w pełni koszty noclegu pracownika.

1. Obliczenie należnej diety.

Czas odbytej podróży służbowej wyniósł 4 dni i 9 godzin.

Pamiętając, że dieta za podróż służbową trwającą powyżej jednej doby nalicza się w ten sposób, że jeżeli ostatni, niepełny dzień podróży wynosi:

• do 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 50% diety za ten niepełny dzień,
• powyżej 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 100% diety za ostatni, niepełny dzień przebywania w delegacji.

W związku z powyższym dieta w tym wypadku wyniesie 5 dni x 30zł stawki krajowej = 150zł

2. Zapewnienie wyżywienia przez pracodawcę.

Pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne wyżywienie w postaci 4 śniadań i 4 obiadów a zatem dietę obniża się o kwoty:

• 30 zł x 25% diety z tytułu zapewnienia śniadania x 4 śniadania = 30 zł,
• 30 zł x 50% diety z tytułu zapewnienia śniadania x 4 obiady = 60 zł.

Pracodawca obniży wysokość należnej pracownikowi diety o kwotę 90zł z tytułu zapewnienia powyższego wyżywienia.

3. Wydatki poniesione na przejazdy liniami PKP.

Pracownik wydał 280zł na bilety PKP do miejsca docelowego i z powrotem.

Pracodawca opłacił koszt noclegu w hotelu w kwocie 400zł za całość.

5. Zwrot kosztów podróży służbowej dla pracownika.

Po rozliczeniu wszystkich kosztów pracodawca wypłacił pracownikowi należną kwotę zwrotu wydatków, jakie poniósł w czasie jej odbycia w kwocie 340zł.

Podróż służbowa prywatnym samochodem pracownika bez udokumentowanego noclegu z zapewnionym wyżywieniem

Przedsiębiorca zajmujący się montażem stoisk targowych wysłał swojego pracownika w podróż służbową z siedziby firmy z Warszawy (poza miejsce wykonywania pracy i siedziby firmy) do Wrocławia. Transport odbywał się z użyciem prywatnego samochodu pracownika. Podróż służbowa miała swój początek 15 października o godzinie 07:30 a zakończyła się miejsce 23 października o godzinie 14:30. Pracownik miał przez te dni zapewnione wyżywienie w postaci 7 śniadań i obiadów. Pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu, który to zorganizował go dla siebie we własnym zakresie. Jednak nie przedłożył żadnego rachunku.

1. Obliczenie należnej diety.

Czas odbytej podróży służbowej wyniósł 8 dni i 7 godzin.

Pamiętając, że dieta za podróż służbową trwającą powyżej jednej doby nalicza się w ten sposób, że jeżeli ostatni, niepełny dzień podróży wynosi:

• do 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 50% diety za ten niepełny dzień,
• powyżej 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 100% diety za ostatni, niepełny dzień przebywania w delegacji.

W związku z powyższym dieta w tym wypadku wyniesie:

• 8 dni x 30zł stawki krajowej = 240zł + (50% x 30zł) = 255zł

2. Zapewnienie wyżywienia przez pracodawcę.

Pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne wyżywienie w postaci 8 śniadań i 8 obiadów a zatem dietę obniża się o kwoty:

• 30 zł x 25% diety z tytułu zapewnienia śniadania x 8 śniadań = 60 zł,
• 30 zł x 50% diety z tytułu zapewnienia śniadania x 8 obiadów = 120 zł.

Pracodawca obniży wysokość należnej pracownikowi diety o kwotę 180zł z tytułu zapewnienia powyższego wyżywienia.

3. Ryczałt za nocleg.

Pracownik zapewnił sobie we własnym zakresie nocleg jednak nie przedłożył żadnego rachunku. Udowodnił natomiast, że nocleg nie był bezpłatny. Pracodawca znając natomiast specyfikę montażu, kontroli stoiska i końcowego demontażu zdawał sobie sprawę, że pracownik nie mógł wrócić z delegacji w ciągu dnia. Nocleg też nie odbywał się w tym przypadku tez w czasie przejazdów. Każdy nocleg trwał dłużej niż 6 godzin i odbywał się między godzinami 21 a 7 rano.

Ryczałt za nocleg wyniósł, zatem: 45zł (stawka krajowa ryczałtu) x 8 noclegów = 360zł

4. Wydatki poniesione na przejazdy samochodem prywatnym pracownika.

Pracownik w czasie podróży służbowej pokonał łącznie 690 km a jego samochód miał pojemność skokową silnika powyżej 900cm³.

Pracownik przedłożył ewidencję przebiegu kilometrów, z której wynikał limit kilometrów obliczony w następujący sposób:

• 690km x 0,8358 (stawka ustawowa za 1 km) = 576,70zł

5. Inne wydatki.

Pracownik poniósł dodatkowe wydatki, które udokumentował paragonami a były to opłaty za przejazd autostradami oraz bilety parkingowe w łącznej kwocie 156zł.

6. Zwrot kosztów podróży służbowej dla pracownika.

Po rozliczeniu wszystkich kosztów pracodawca wypłacił pracownikowi należną kwotę zwrotu wydatków, jakie poniósł w czasie jej odbycia w łącznej kwocie 1.167,70zł.

Podróż służbowa pracownika samochodem firmowym bez zapewnionego wyżywienia i noclegu

Przedsiębiorca zajmujący się sprzedażą urządzeń stolarskich wraz z ich montażem u klienta wysłał swojego pracownika w podróż służbową z siedziby firmy z Poznania do Gdańska (poza miejsce wykonywania pracy i siedziby firmy). Podróż służbową pracownik odbyła z użyciem firmowego samochodu osobowego. Delegacja rozpoczęła się 8 października o godzinie 07:00 a zakończyła się miejsce 11 października o godzinie 15:00. Pracodawca nie zapewnił pracownikowi wyżywienia ani noclegu. Pracownik nocleg zapewnił sobie we własnym zakresie i przedstawił pracodawcy faktury dokumentujące poniesienie przez niego tych wydatków. Pracownik otrzymał od pracodawcy 500zł zaliczki na poczet delegacji.

1. Obliczenie należnej diety.

Czas odbytej podróży służbowej wyniósł 3 dni i 8 godzin.

Pamiętając, że dieta za podróż służbową trwającą powyżej jednej doby nalicza się w ten sposób, że jeżeli ostatni, niepełny dzień podróży wynosi:

• do 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 50% diety za ten niepełny dzień,
• powyżej 8 godzin, wówczas pracownikowi przysługuje 100% diety za ostatni, niepełny dzień przebywania w delegacji.

W związku z powyższym dieta w tym wypadku wyniesie:

• 3 dni x 30zł stawki krajowej = 240zł + (50% x 30zł) = 105zł

2. Zapewnienie wyżywienia przez pracodawcę.

Pracodawca nie zapewnił pracownikowi wyżywienia. Pracownik zadbał o wyżywienie we własnym zakresie. Szczegóły w innych wydatkach.

3. Ryczałt za nocleg.

Pracodawca nie zapewnił noclegu pracownikowi, ale pracownik wynajął pokój hotelowy we własnym zakresie i przedłożył pracodawcy fakturę za nocleg w hotelu z podróży służbowej. Pracownikowi w tej sytuacji nie należy się ryczałt za nocleg a zwrot kosztów za nocleg udokumentowany fakturą, która opiewała na kwotę 300zł.

4. Wydatki poniesione na przejazdy samochodem firmowym.

Pracodawca pokrył wszelkie koszty przejazdu samochodem firmowym.

5. Inne wydatki.

Pracownik poniósł wydatki na gastronomię w łącznej kwocie 350zł, co udokumentował rachunkami.

6. Zwrot kosztów podróży służbowej dla pracownika.

Po rozliczeniu wszystkich kosztów pracodawca wypłacił pracownikowi należną kwotę zwrotu wydatków, jakie poniósł w czasie jej odbycia w łącznej kwocie 755zł – zaliczka 500zł = 255zł.