Rozliczenia kwartalne VAT – przywilej dla małego podatnika VAT

Podatnicy, którzy wybrali kwartalny sposób rozliczania VAT, na ogół mogą poprawić swoją płynność finansową.

Jednak nie dla każdego rozliczanie kwartalne VAT będzie korzystne. Sprawdź, komu będzie się to opłacać.

Kiedy warto rozliczać VAT kwartalnie

Kwartalne rozliczenia podatku od towarów i usług pomagają poprawić płynność finansową firmy oraz ułatwiają rozliczenia z urzędem skarbowym.

Oto 3 główne zalety kwartalnych deklaracji VAT:

• elastyczność w przypadku opóźnień płatności od kontrahentów,
• dłuższy czas na ewentualne korekty i odliczenia,
• większa płynność finansowa.

Rozliczanie podatku VAT za okresy kwartalne jest korzystne, gdy klienci nieterminowo regulują swoje zobowiązania.

Przedsiębiorca nie musi co miesiąc odprowadzać podatku VAT od niezapłaconych faktur, jak to jest w przypadku gdy rozlicza VAT miesięcznie.

Wpłat do urzędu skarbowego z tytułu podatku VAT dokonuje raz na kwartał, przez co jest większa szansa na to, że kontrahenci uregulują należności za zaległe faktury.

Co ważne, kwartalne rozliczenia VAT można stosować równolegle z kasową metodą rozliczania VAT.

Takie działanie jeszcze bardziej poprawi płynność finansową przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorcy, którzy wybrali kwartalny sposób rozliczania VAT regulują swoje zobowiązania z tytułu tego podatku jedynie cztery razy w roku.

Oznacza to, że w trakcie kwartału mogą obracać środkami, które przy miesięcznym rozliczeniu musiałyby być szybciej przekazane do urzędu skarbowego.

Pozwala to na lepsze planowanie wydatków i inwestycji oraz daje więcej czasu na zgromadzenie środków na zapłatę podatku.

Przedsiębiorca, który zdecydował się na kwartalne rozliczanie VAT ma także więcej czasu na potrącenie VAT naliczonego z faktur kosztowych. Zgodnie z przepisami podatnik ma do tego prawo w bieżącym okresie rozliczeniowym lub w dwóch następnych okresach rozliczeniowych.

W przypadku rozliczeń miesięcznych są to 3 miesiące. Natomiast przy rozliczeniach kwartalnych okres ten wydłuża się nawet do 9 miesięcy.

Po upływie tego okresu podatnik nadal ma możliwość odliczenia VAT z faktury kosztowej, jednak będzie to się wiązało z koniecznością korekt złożonych deklaracji VAT.

Tutaj mamy kolejną korzyść z kwartalnego rozliczania VAT. Widać to wtedy, gdy trzeba skorygować błąd w deklaracji. która była złożona np. rok temu.

W sytuacji gdy przedsiębiorca wykazywał w kolejnych deklaracjach kwotę nadwyżki do przeniesienia na kolejny okres, to przy rozliczeniach miesięcznych musi złożyć korekty za każdy miesiąc.

W przypadku błędu w deklaracji sprzed roku wymaga to złożenia 12 korekt.

Natomiast wtedy, gdy przedsiębiorca rozlicza podatek VAT kwartalnie, to będzie musiał złożyć jedynie 4 lub 5 korekt.

Do skorygowania będzie miał część ewidencyjną za miesiąc, w którym wystąpił błąd oraz część deklaracyjną za każdy pełny kwartał jeśli korekta zmienia wykazaną wcześniej wartość podatku VAT do przeniesienia na następny okres.

Kiedy kwartalne rozliczanie podatku VAT nie będzie korzystne

Jednak kwartalne rozliczenie nie zawsze będzie najlepszym wyborem. Jeśli firma regularnie wykazuje VAT do zwrotu ze względu na specyfikę swojej działalności, to bardziej korzystne może być rozliczanie miesięczne.

Takie rozliczenie pozwala szybciej odzyskać nadpłacony podatek.

Przykładami firm, które często wykazują VAT do zwrotu są np. eksporterzy, firmy inwestujące w środki trwałe, a także firmy z branż, w których można stosować obniżoną stawkę podatku VAT.

Widać to w przypadku firm, które świadczą usługi związane z zagospodarowaniem terenów zieleni.

Takie usługi są opodatkowane stawką VAT 8%, natomiast narzędzia i maszyny ogrodnicze, paliwo, akcesoria podlegają pod podstawową stawkę 23% VAT.

To powoduje, że często podatek należny jest niższy od naliczonego, a odliczenia VAT dokonuje się wraz z deklaracją rozliczeniową VAT, więc w tej konkretnej sytuacji lepiej wybrać miesięczne rozliczenia, dzięki czemu można liczyć na szybszy zwrot nadwyżki VAT.

Dla kogo dostępne są kwartalne rozliczenia VAT

Rozliczanie VAT kwartalnie można wybrać tylko wtedy, gdy Twoja firma ma status małego podatnika.

Drugim warunkiem, który trzeba spełnić, to prowadzenie działalność dłużej niż rok.

Jednak nawet po spełnieniu tych dwóch warunków nie każdy podatnik może skorzystać z tego uproszczenia.

Wybór kwartalnego rozliczania VAT nie jest dostępny dla podatników dokonujących dostaw towarów z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, jeżeli w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach wartość tych dostaw (bez podatku VAT) przekroczyła w którymkolwiek miesiącu 50.000 zł.

Do towarów z załącznika nr 15 należą m.in.:

• paliwa,
• komputery
• dyski twarde,
• telefony komórkowe,
• części samochodowe,
• aparaty fotograficzne,
• wyroby stalowe i metalowe,
• niektóre odpady i części wtórne,
• wyroby jubilerskie z metali szlachetnych.

Oprócz tego są jeszcze dwie grupy podatników, którzy nie mogą przejść na rozliczenie kwartalne VAT. Po pierwsze, chodzi o podatników, którzy w danym kwartale dokonali importu towarów na zasadach uproszczonych (art. 33a ust. 1 ustawy o VAT), czyli takiego importu, od którego podatek VAT jest rozliczany z zastosowaniem procedury uproszczonej bezpośrednio w ramach deklaracji VAT.

Po drugie, chodzi o podatników, którzy nie zapewnili możliwości płatności bezgotówkowej w każdym miejscu prowadzenia działalności, jeśli taki obowiązek ich dotyczy (np. w lokalu, poza lokalem, w pojeździe przy usługach transportowych).

Obowiązek ten wynika z art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców i obejmuje wszystkie te firmy, które mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Komu przysługuje status małego podatnika VAT

Jednym z warunków, które trzeba spełnić, żeby przejść na kwartalne rozliczanie VAT jest konieczność posiadania statusu małego podatnika VAT. Definicja takiego podatnika znajduje się w art. 2 pkt 25 ustawy o VAT.

Małym podatnikiem VAT jest przedsiębiorca, którego wartość sprzedaży brutto, czyli łącznie z podatkiem VAT, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym limitu 2.000.000 euro.

Limit ten przelicza się na złotówki według średniego kursu NBP ogłoszonego na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku.

W 2025 roku limit ten wynosi 8.569.000 zł. Oznacza to, że małym podatnikiem VAT jest ten przedsiębiorca, u którego wartość sprzedaży brutto, czyli wraz z podatkiem VAT, nie przekroczyła w 2024 roku wyżej wymienionej kwoty.

Limit ten trzeba sprawdzać każdego roku, bo ze względu na zmiany kursów walut, w kolejnym roku limit ten będzie się różnił od limitu, który obowiązywał wcześniej.

Przykładowo w 2024 roku limit ten był na poziomie 9.218.000 zł, co oznacza, że jego wartość pomiędzy 2024 a 2025 rokiem zmniejszyła się aż o 649.000 złotych.

Kwartalne rozliczanie VAT a obowiązki podatkowe

Wybór kwartalnego sposobu rozliczania VAT należy zgłosić do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego.

W tym celu trzeba wypełnić formularz VAT-R. Można to zrobić do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który po raz pierwszy będzie składana kwartalna deklaracja podatkowa.

Przejście na kwartalne rozliczenia VAT nie zwalnia ze składania deklaracji VAT w każdym miesiącu.

W przypadku rozliczeń kwartalnych deklaracje VAT mogą składać się z jednej lub z dwóch części.

W przypadku deklaracji kwartalnych za miesiąc marzec, czerwiec, wrzesień i grudzień składają się one z części ewidencyjnej oraz deklaracyjnej.

Część deklaracyjna zawiera wyliczenie zobowiązania podatkowego do zapłaty lub nadwyżki podatku naliczonego nad należnym.

Natomiast w przypadku pozostałych miesięcy trzeba składać do urzędu skarbowego deklaracje JPK_V7K, które zawierają jedynie część ewidencyjną, gdzie wykazane są szczegółowe dane z rejestrów sprzedaży i zakupów VAT.

Przy zapłacie podatku VAT za okresy kwartalne warto pamiętać, że prawidłowy identyfikator takiej płatności to VAT-7K.

Kto musi rozliczać VAT za okresy kwartalne

Podatnicy, którzy wybrali metodę kasową VAT, nie mają możliwości rozliczania podatku VAT za okresy miesięczne.

Przepisy wprost wskazują, że takie firmy muszą rozliczać VAT w sposób kwartalny. Wyjątkiem są te podmioty, które zostały zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT w okresie ostatnich dwunastu miesięcy.

Takie firmy po wyborze metody kasowej VAT będą musiały przejść na rozliczenie podatku VAT w sposób kwartalny po upływie 12 miesięcy od momentu rejestracji jako podatnik VAT czynny.

Dla podmiotów, które musiały zarejestrować się do VAT od razu po otwarciu działalności, okres ten będzie liczony od rozpoczęcia działalności.

Jeśli okres pełnych 12 miesięcy, w których nowo zarejestrowana firma rozlicza podatek VAT metodą kasową przypadnie w trakcie kwartału, to taki podatnik będzie mógł składać deklaracje za okresy kwartalne dopiero od następnego kwartału.

Przykładowo jeśli firma zarejestruje się do VAT w lutym i wybierze metodę kasową, to prawo do kwartalnego rozliczania VAT będzie miała dopiero od kwietnia następnego roku.

Zmiana kwartalnego rozliczenia VAT na miesięczne

Podatnik może zrezygnować z rozliczania kwartalnego VAT, ale musi spełnić pewny warunek.

Taka zmiana jest możliwa nie wcześniej niż po upływie pełnego roku, podczas którego miało miejsce kwartalne rozliczenie podatku VAT.

W przepisach nie ma mowy o roku kalendarzowym, bo chodzi o cztery pełne kwartały, za które dana firma składała deklaracje podatkowe za okresy kwartalne.

Przykładowo, gdy podatnik wybrał kwartalne rozliczanie VAT począwszy od 3 kwartału, czyli od lipca, to może z powrotem przejść na rozliczenia miesięczne począwszy od rozliczenia za miesiąc lipiec następnego roku.

Żeby zmienić sposób rozliczania VAT z kwartalnego na miesięczny trzeba złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego formularz VAT-R. Taki formularz można złożyć zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Dokument ten należy złożyć nie później niż do dnia, w którym upływa termin na złożenie deklaracji podatkowej za pierwszy miesiąc, w którym VAT ma być rozliczany miesięcznie.

Wracając do naszego przykładu, jeśli firma chce wrócić do miesięcznego rozliczania VAT, to formularz VAT-R musi wysłać najpóźniej do 25 sierpnia, bo jest to ustawowy termin na złożenie miesięcznej deklaracji VAT za miesiąc lipiec.

Należy przy tym też pamiętać o terminowym złożeniu miesięcznej deklaracji JPK_V7M, w tym wypadku za miesiąc lipiec.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego