Rozbieżności w zaokrągleniach VAT – jakie różnice są akceptowalne

Rozbieżności w zaokrągleniach VAT, chociaż brzmi enigmatycznie, to zjawisko powszechne, z którym wszyscy nie raz mieliśmy do czynienia. Otrzymujemy fakturę, a tam zamiast pełnej kwoty, którą zapłaciliśmy, jest wykazana cena bez grosza, albo w drugą stronę – z dodatkowym groszem.

Takie różnice wynikają z algorytmów stosowanych w różnych systemach księgowych oraz z tego czy sprzedawca wprowadził do programu wartość netto czy brutto. Rozbieżności te mają charakter symboliczny. Ale czy można je całkowicie ignorować? Czy istnieją jakieś dopuszczalne granice? I jak do tego podchodzą urzędy skarbowe kontrolujące deklaracje podatkowe?

Z czego mogą wynikać rozbieżności w zaokrągleniach VAT?

Małe działalności zapewne nigdy nie zauważyły problemu rozbieżności w zaokrągleniach VAT.

Nawet jeżeli w niektórych fakturach był „odchył” o grosz, nikt nie zaprzątał sobie tym głowy, tym bardziej, że fiskus również nie zwracał na to uwagi. Jednakże przy dużej liczbie transakcji oraz pozycji na fakturach, zsumowane odchylenia mogą już być poważniejsze i powodować trudności w uzgadnianiu kwot podatku należnego oraz naliczonego.

Rozbieżności w zaokrągleniach VAT mogą wynikać z:

• stosowania różnych reguł zaokrągleń – zaokrąglenia każdej pozycji osobno lub zaokrąglania dopiero po zaokrągleniu kwoty VAT dla całej faktury;
• obliczania VAT od wartości netto lub od wartości brutto;
• różnych ustawień zaokrąglania w programach księgowych;
• stosowania rabatów jednostkowych lub globalnych;
• przeliczeń walut obcych.

Zaokrąglenia VAT w przypadku faktur

Od razu warto odnotować, że rozbieżności w zaokrągleniach VAT w przypadku faktur będą inne niż te w przypadku deklaracji podatkowych VAT.

Wynika to głównie z faktu stosowania w tych wypadkach innych aktów prawnych.

Do faktur VAT odnosi się art. 106e ust. 11) ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nim: „(…) Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.”

Ponadto jak czytamy w piśmiennictwie, podatnik może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze.

W tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

Jest to o tyle istotne, iż zważywszy na dokonywane zaokrąglenia, łączna kwota podatku wynikająca z pomnożenia wartości netto przez kwoty podatku może być inna niż wynikająca z dodania poszczególnych pozycji.

Wynika to z faktu, iż kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr pomija się, a końcówki 0,5 gr i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

Różnice są minimalne, niemniej aby zapobiec ewentualnym sporom, ustawodawca postanowił zostawić podatnikowi dowolność w zakresie wyboru metody obliczenia kwoty podatku w takim przypadku. (por. Michalik 2024, wyd. 17/Tomasz Michalik, art. 106e VATU).

Podsumowując, kwoty wykazane w fakturze zaokrągla się zawsze do pełnych groszy.

Końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, natomiast końcówki od 0,5 grosza i więcej zaokrągla się do 1 grosza.

A zatem nie należy zaokrąglać kwot wykazywanych na fakturach do pełnych złotych, a jedynie do pełnych groszy, tj. jeżeli system pokazuje np. 17,733356 zł, wówczas na fakturze wskazujemy 17,73 zł.

Zasadę tę stosujemy zarówno do wartości netto, jak i brutto.

Rozbieżności w zaokrągleniach VAT a deklaracja VAT-7

Deklaracja VAT-7 zawiera dane z ewidencji zakupów i sprzedaży.

Warto jednak wiedzieć, że kwoty wykazywane w deklaracji mogą się nieco różnić od tych wpisanych na fakturze. Wynika to ze sposobu zaokrąglania.

W przypadku deklaracji VAT zastosowanie ma art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z przepisem podstawę opodatkowania oraz podatek naliczony i należny wykazuje się w pełnych złotych.

Zaokrągleń dokonuje się w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, z kolei końcówki kwot wynoszące 50 groszy i więcej podwyższa się do pełnych złotych.

Rozbieżność w zaokrągleniach VAT w praktyce

Weźmy prosty przykład, kiedy wartości wprowadzone do rejestru sprzedaży posiadają rozbieżności w zaokrągleniach VAT w porównaniu do wartości z deklaracji VAT-7.

Przykład:

Przedsiębiorca w styczniu sprzedał towary za 6 002,49 zł netto. Brutto było to 7 383,06 zł (23% VAT). Podatek VAT w tym wypadku to 1 380,57 zł.

Podatnik sporządził deklarację VAT-7 za powyższy miesiąc. Zgodnie z regulacjami Ordynacji podatkowej przedsiębiorca zaokrąglił wartości w rejestrach VAT. Podstawa opodatkowania w deklaracji wyniosła zatem 6 002 zł. Natomiast kwota podatku należnego – 1 381 zł.

Warto zauważyć, że w tym wypadku po zsumowaniu wartości netto i podatku należnego otrzymujemy 7 383 zł. Jednakże jeżeli wyliczymy VAT bezpośrednio z podstawy, wyjdzie nam 7 382,46 zł, po zaokrągleniu = 7 382 zł. Mamy tutaj rozbieżność 1 zł.

Podatnik jednak stosował się do zasad wskazanych w przepisach art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej. W takim wypadku różnice, które powstały, nie powinny być uznane przez urząd skarbowy za błąd podatkowy.

Dla rozbieżności w zaokrągleniach VAT fiskus stosuje próg istotności

Prawo podatkowe jest niekonsekwentne, wskazuje bowiem na dwa różne sposoby zaokrąglania kwot ewidencjonowanych w księgach rachunkowych i deklaracjach podatkowych.

Z powyższego wynikają omawiane rozbieżności. Nie są one jednak wielkie, mówimy tu o groszach, niekiedy pojedynczych złotych.

Ponadto przepisy podatkowe nie wskazują wprost kwotowych granic, kiedy uznajemy rozbieżności za nieistotne, a kiedy takie, które wymagają korekty.

W praktyce jednak urzędy skarbowe przyjmują nieformalne „progi istotności”. Urzędy tolerują drobne różnice w wartościach, jeśli wynikają one wyłącznie z różnych zasad zaokrągleń.

Próg istotności, stosowany w czasie kontroli skarbowych, to ustalona kwota lub procent, powyżej której błędy lub nieprawidłowości w rozliczeniach uznawane są za istotne i wymagają korekty.

Dzięki temu urzędnicy są w stanie określić, które odchylenia od przepisów prawa podatkowego są na tyle poważne, aby wpłynąć na ocenę sytuacji finansowej podatnika. Próg ten jest najczęściej wyznaczany na 1-3% rozbieżności.

W przypadku drobnych różnic wynikających z zaokrągleń urzędy odstępują od żądania korekt, tym bardziej jeśli nie ma dowodów działania na szkodę fiskusa, różnice są dokumentowane i konsekwentne, a podatnik jest w stanie z łatwością wyjaśnić mechanizm powstawania odchyleń.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego